Mattrygghet og næringsmiddelhygiene med Matilda IK-mat

Matilda IK-mat gir deg fullstendig kontroll over næringsmiddelhygienen i hele måltidsvirksomheten. Med digitale sjekklister og påminnelser skaper Matilda IK-mat trygghet og sporbarhet i hele næringsmiddelkjeden. Fra varemottak til oppvask og alle oppgaver mellom. Matilda IK-mat hjelper deg med å huske alle kontrollpunktene og på en enkel måte registrere temperaturer, på nettbrett, datamaskin eller i mobiltelefonen. Alle oppgaver lagres digitalt i en og samme løsning.

• Du får tilgang et IK-mat system som følger bransjeretningslinjer, og som kan tilpasses behovene til din virksomhet
• Tilsyn og revisjon utføres på en enkel måte. All dokumentasjon er lett tilgjengelig
• Matilda IK-mat er lett å bruke for alle som håndtere næringsmidler, også de som ikke er så datakyndige
• Takket være en webbasert løsning er det raskt å komme i gang med Matilda IK-mat.
• Løsningen er fleksibel og kan med fordel brukes til alle rutinekontroller som utføres i forbindelse med håndtering av næringsmidler.

Matilda IK-mat er en brukervennlig løsning for alle som er involvert i måltidsprosessen:

• For kjøkkenpersonalet: Det er lett å gjøre rett med tydelige, digitale sjekklister og rutinebeskrivelser direkte i nettbrett eller på mobiltelefon.
• For kjøkkensjefen: Alltid kontroll på hvilke oppgaver som er gjort, hvem som har utført de og til hvilket tidspunkt. Det vises også hvilke oppgaver som gjenstår.
• For virksomhetsansvarlig: Oversikt over alle enheter gir en trygghet i at lovverk og regler etterleves, og at oppgaver som ikke utføres vises umiddelbart.
• For tilsyn: Rask tilgang til statusrapporter gir en god mulighet til å følge opp virksomheten.

• Lett å gjøre rett – Den daglige listen over gjøremål viser tydelig hvilke kontroller og oppgaver som skal utføres
• Økt trygghet – Alle som er involvert i måltidsprosessen, enten det er på kjøkkenet eller i administrasjonen, kan være trygge på at næringsmidler håndteres på riktig måte i alle ledd
• Full kontroll – Systemet viser hvem som har gjort hva, når det ble gjort og hvilke oppgaver som gjenstår. Det sendes ut påminnelser som viser hvilke oppgaver som gjenstår
• Minsket risiko – Med digitale sjekklister, påminnelser og rutinebeskrivelser minimerer du risikoen for menneskelige feil, permer som ikke er oppdaterte eller lapper som blir borte
• Økt kompetanse og engasjement – Med enkle IK-mat system og tydelig oppfølging spres kunnskapen om trygg mat i hele organisasjonen samtidig som engasjementet og følelsen av eierskap øker
• Spar tid – Med alle sjekklister i et digitalt verktøy kan de daglige kontrollene utføres mye raskere. Nye rutiner eller oppdateringer kan sendes ut til alle enheter med noen få tastetrykk

Fortsett å lese nedover eller bruk lenkene for å hoppe direkte til den seksjonen du er interessert i.

Slik brukes Matilda IK-mat på kjøkkenet
Så brukes Matilda IK-mat av driftsansvarlig
Slik brukes Matilda IK-mat ved tilsyn og revisjon
Slik kommer dere i gang med Matilda IK-mat
Oversikt: Dette inngår i Matilda IK-mat
Spørsmål og svar

Matilda IK-mat er et verktøy som hjelper personalet i kjøkkenet med å utføre rett kontroll til rett tid. Alle brukere får en egen innlogging og en egen konto. Systemet registrerer dermed hvem som har gjort hva, og når oppgavene ble utført. Hvilke oppgaver og kontroller som skal utføres bestemmes på et overordnet nivå, eller ved å benytte ferdige maler i systemet, eller ved å lage maler som er tilpasset virksomhetens behov.

Daglige kontroller en del av kjøkkenets arbeidsoppgaver. Kjøkkenet logger inn i systemet på et nettbrett eller en mobiltelefon. Etter at man har logget inn kommer man rett til dagens «Gjøremålsliste». Daglige gjøremål kan for eksempel være:

• Registering av temperaturer ved tillagning av mat
• Daglig renhold av kjøkkenet
• Ta ut matprøver
• Registrering av allergener i dagens meny.

Det kan være en fordel å legge til rutinebeskrivelser med bilder slik alt det vises tydelig hva som skal gjøres. Dette vil gjøre opplæring betraktelig mye enklere. Når en oppgave er utført vises dette med et enkelt tastetrykk i systemet. All dokumentasjon lagres i systemet, noe som gir en god oversikt og forenkler revisjoner og tilsyn.

Med hjelp av effektive sensorer i kjøle- og fryseområder får du full kontroll på at den avkjølte maten holder riktig temperatur. Data sendes automatisk til Matilda Egenkontroll der du kan stille inn varsler som aktiveres hvis temperaturen passerer et bestemt nivå. På denne måten reduseres risikoen for at mat ødelegges hvis en kjøler eller fryser går opp i temperatur. Systemet holder også øye med under tider og dager når kjøkkenet er ubemannet. Dessuten slipper kjøkkenpersonalet å manuelt dokumentere og kontrollere temperaturen i kjøl og frys som del av det daglige selvkontrollprogrammet. 

• Slik fungerer automatisk temperaturovervåking:
• Effektive sensorer installeres i kjøle- og fryseområder.
• Sensorene kommuniserer med Matilda Egenkontroll via en gateway, så de trenger ikke å være koblet til virksomhetens nettverk.
• Sensorene er energieffektive og har en batterilevetid på ca. 10 år.
• Temperaturdata lagres kontinuerlig og sendes til Matilda hvert 15. minutt.
• Automatiske varsler sendes hvis temperaturen passerer et bestemt nivå over en viss tidsperiode.
• All temperaturdata registreres i Matilda for full oversikt og sporbarhet.

Ved mottak og utlevering av matvarer, aktiveres den aktuelle sjekklisten og den ansatte kan se hvilke kontroller som skal utføres. Kontrollene hukes av og lagres i systemet.

Ved feil og mangler brukes Matilda IK-mat til å på en rask og enkel måte dokumentere og rapportere avvik. Ved å ta et bilde av avviket med mobiltelefonen eller nettbrettet, kan dette legges til avviket sammen med en beskrivelse av hendelsen. Det er også mulig å koble en ansvarlig til avviket, for eksempel en kvalitets- eller seksjonsleder. Avvik kan eksporteres som en PDF-fil, noe som gjør det mulig å legge avviket til i en e-post og sende til en leverandør.

Avvik kan for eksempel være:

• Mangelfull rengjøring
• Skadede eller mugne grønnsaker
• Feil temperatur på kjøle- eller fryserom

Matilda IK-mat gjør det mulig å se avvikene umiddelbart, slik at en så raskt som mulig kan komme i gang med forbedringsarbeidet og forhindre gjentagende avvik.

For den som har en administrativ stilling er Matilda IK-mat et viktig verktøy som gir innsyn og oversikt over arbeidet med IK-mat i alle kjøkken.

Matilda IK-mat gir deg oversikt over kontrollene på alle, eller utvalgte enheter. Logg deg inn og gå gjennom rapporter for valgte kjøkken eller enheter Det er enkelt å identifisere kjøkken som har gått glipp av kontroller, og kan raskt sette inn riktig tiltak. Alle rapporter og all dokumentasjon kan eksporteres til Exel. Når alle kontrollpunkter er registrert og dokumentert, kan du når som helst logge inn i systemet og få en statusrapport. Det gir en trygghet å vite at de kjøkken du har ansvaret for har utført kontrollene i forhold til virksomhetens rutiner og prosedyrer

Som ansvarlig kan du lage nye, eller oppdatere eksiterende maler og publisere de ut til brukeren i kjøkkenet. Hvis det er behov for å endre i rutiner, kan man gjøre det en gang på sentralt nivå, for å så publisere endringene til brukerne. Det sparer mye tid sammenlignet med en manuell prosess som er basert på papir og perm.

I Matilda IK-mat er det enkelt å spore mangler og finne gjentagende avvik. Ved gjentagende avvik kan du bruke årsaksanalysen sin «5 hvorfor» metode til å identifisere rot årsaken til avviket, og sette inn nødvendige tiltak. Matilda IK-mat har også et verktøy for å utføre risikoanalyser. Her benytter du sannsynlighet og konsekvens, og analysen vil vise et risikonivå som hjelper deg med å ta en velbegrunnet avgjørelse. Risikoanalysen fungerer også som dokumentasjon for begrunnelse.

Et uanmeldt tilsyn eller den årlige inspeksjonen må ikke være kilde til stress og uro. Matilda IK-mat samler all data og dokumentasjon lett tilgjengelig. Dokumentasjon kan eksporteres eller du kan lage en «observatør» bruker til inspektøren. Fordi «observatør» kun har tilgang til å se i systemet, trenger du ikke være redd for at det skal bli «rot i systemet».

Matilda IK-mat er en webbasert løsning og det er enkelt å komme i gang. Matildas ansatte hjelper til med konfigurering for å tilpasse løsningen til deres virksomhet og behov

Slik ser oppstartsprosessen ut:

• Møte med Matildas IK-mat ansvarlige for å analysere deres virksomhet
• Matilda hjelper til med å tilpasse maler til IK-mat systemet
• Workshop for super- brukere og administratorer
• Lage roller med tilganger
• Lage brukerkontoer
• Testing i utvalgte kjøkken
• Tilpasninger ved behov
• Super-brukere lærer opp personale i kjøkken

Må vi ha Matildas system for måltidsplanlegging for å kunne bruke IK-mat systemet?

Nei, Matilda IK-mat er en separat løsning som kan brukes uavhengig av Matilda Foodtechs øvrige løsninger. Mange av våre kunder bruker både Matildas løsning for måltidsplanlegging og Matilda IK-mat, men det er per nå ingen kobling mellom de to systemene.

Er kostnadene basert på antall brukere i Matilda IK-mat?

Nei, dere får et ubegrenset antall brukere i systemet.

Kan vi gi vikarer tilgang til Matilda IK-mat?

Ja, enten så lager man en personlig konto til vikaren eller så lager man en gruppeinnlogging for kjøkkenet som vikaren også kan bruke. En personlig brukerkonto gjør det mulig å spore hvem som har gjort hva i systemet.

Kan personale som ikke er veldig datakyndige bruke Matilda IK-mat?

Matilda IK-mat er designet med brukeren i fokus og fungerer bra på nettbrett eller mobiltelefon. Hvis man klarer å utføre enkle tjenester på en mobiltelefon klarer garantert å håndtere kontrollpunktene i Matilda IK-mat.