Från pärm till skärm – digitalisera er egenkontroll
Alla som jobbar i restaurang och storkök vet att det där med egenkontroll är oerhört viktigt samtidigt som det kanske inte tillhör de mest populära arbetsuppgifterna i köket. Det ska Matilda Egenkontroll ändra på, ett digitalt och användarvänligt system för datorn, surfplattan eller mobilen.
– Enklare än så här blir det inte att jobba med egenkontroll.
När du loggar in kommer det upp en lista på vad du ska göra, du trycker på raden, får instruktioner och bockar av när det är gjort. Och skulle du missa något så kommer det en digital påminnelse, säger Niklas Ekman, egenkontrollexpert på Matilda FoodTech.
Han är livsmedelskemist i grunden och har jobbat många år som livsmedelsinspektör, så han vet vad han talar om.
– Det är en trygghet att veta att allt är klart när man går hem från jobbet. Att slippa vakna mitt i natten och fundera på om man verkligen fyllde i de där temperaturerna eller inte.
Systemet utgår från branschriktlinjerna för offentlig säker mat med färdiga mallar som kan specialdesignas efter varje verksamhets specifika förutsättningar och behov.
– Vi har kunder som vill att vi tar deras befintliga egenkontroll direkt från pärmen och rätt in i modulen och det är också fullt möjligt, säger Niklas Ekman.
Mikael Jakobsson, som ansvarar för Restaurangen Solsidan i Landstingshuset i Region Norrbotten, har använt Matilda Egenkontroll i snart ett år.
– Tidigare hade vi en egenkontrollpärm med en massa listor som skulle fyllas i. Problemet var att det var lätt att glömma att göra det, eller att det gjordes på fel sätt. En del skrev upp temperaturer på lappar som sedan tappades bort eller som arkiverades på fel ställe, säger han.
Nu talar systemet om vad som ska göras och när. En blå notis innebär att det dags att göra något medan röd notis visar att tiden är överskriden.
– Du ser direkt i att-göra-listan när olika moment är utförda och du kan välja att få påminnelser antingen i förväg eller när något är försenat. Jag tycker att det är bekvämt att kunna checka av allt i jobbmobilen, oavsett var jag är.
Att ha digitaliserat egenkontrollen innebär att han som chef får en helt annan överblick, kan upptäcka samband och dra slutsatser på en högre nivå.
– Jag är en så kallad superanvändare, vilket innebär att jag även kan ha koll på de andra storköken inom regionen, säger Mikael Jakobsson och förklarar att det är lättare att förändra och förbättra rutiner jämfört med när man har allt analogt i en pärm.
Och det går inte att fuska genom att fylla i eller ändra saker i efterhand.
– Vi ligger på A-nivå, alltså högsta betyg, vid livsmedelstillsynen. Inspektören som kommer hit tycker att det är toppen att allt finns tillgängligt digitalt, det underlättar ju även hennes jobb.
Stefan Norlin är arkitekten bakom Matilda Egenkontroll.
– Jag tycker det är roligt att sätta mig in i nya branscher, förstå utmaningarna och hitta nya tekniska lösningar som underlättar, säger han.
Utmaningarna har varit av applikations- och informationsteknisk karaktär, inte själva egenkontrollen i sig.
– Programmet måste vara enkelt för alla att använda, oavsett förkunskaper och teknisk vana, det har vi jobbat oerhört mycket med.
Det finns även möjlighet att koppla särskilda sensorer till programvaran, som håller koll på temperaturer i kylar och frysar dygnet runt och larmar vid avvikelser.
– Om någon till exempel glömmer en dörr så upptäcks det snabbt och man slipper att slänga en massa varor som blivit dåliga, säger Stefan Norlin.
Han tycker att det känns extra bra att utveckla och förbättra saker som är viktiga på riktigt. Som i det här fallet: hälso- och hållbarhetsfrågor.
– Nästa steg är att sy ihop hela Matilda-erbjudandet med egenkontrollen som en integrerad del och där de olika modulerna ”pratar” med varandra. På så vis kan man följa en råvara från inköp och hantering hela vägen fram till gästen på ett smidigt och säkert sätt.
7 skäl att gå från pärm till skärm
Att gå från pärm till skärm med hjälp av Matilda Egenkontroll innebär många fördelar. Här är några av dem som Mikael Jakobsson, restaurangansvarig på Restaurang Solsidan i Region Norrbotten, märker i sin verksamhet:
1. Det är lätt att varje dag få en snabb överblick över vad som behöver göras.
2. Man får positiv feedback när allt gjort – då är listan är tom.
3. Det sparar tid och kraft vid ändringar i egenkontrollprogrammet.
4. Man får omedelbara uppdateringar när något ändras och har alltid tillgång till den senaste versionen.
5. Systemet skickar påminnelser när något behöver göras eller inte blivit gjort.
6. Det förenklar arbetet vid inspektioner och revisioner.
7. Man har full spårbarhet genom hela produktionskedjan.
Av Agneta Renmark
