Lebens-mittelbeschaffung
Arbeiten Sie mit umfangreichen Ausschreibungen für Lebensmittelverträge? Dann wissen Sie, wie anspruchsvoll es ist, bei Tausenden von Positionen alle Anforderungen, Eigenschaften und nicht zuletzt die Preise im Blick zu behalten. Es gibt jedoch einen besseren Weg. Mit einer intelligenten digitalen Lösung können Sie sämtliche Informationen zu Ihrer Ausschreibung an einem Ort bündeln, klare Ziele definieren und die Auswertung der Angebote automatisieren.
Die Vorteile einer digitalen Lebensmittelbeschaffung:
Zeit sparen
Prozesse automatisieren und Zeit für manuelle Arbeiten freisetzen.
Ziele erreichen
Positionen automatisch an Ziele und Qualitätsanforderungen anpassen.
Reibungslos kommunizieren
Fragen der Lieferanten beantworten und vollständige Transparenz sicherstellen.
Einfach auswerten
Angebote automatisch vergleichen und fundierte, datengestützte Entscheidungen in kürzerer Zeit treffen.
Tauschen Sie manuelle Arbeit gegen digitale Präzision ein
Die Erstellung der Unterlagen für eine Lebensmittelausschreibung ist traditionell eine äußerst zeitaufwändige Aufgabe. Anforderungen und Bedarfe müssen von verschiedenen Personen und Funktionen innerhalb der Organisation gesammelt werden. Jede Position muss mit Budget und Zielsetzungen abgeglichen und bestätigt werden. Eine Excel-Datei wird mehrfach hin- und hergeschickt – mit dem Risiko, dass mehrere unterschiedliche Versionen entstehen. Das Ergebnis? Ein langsamer Prozess ohne zentrale Transparenz und Kontrolle.
Mit einem digitalisierten und automatisierten Prozess können Sie stattdessen:
- Automatisch Ausschreibungsunterlagen auf Grundlage der Einkaufsstatistik Ihrer Organisation erstellen.
- Gemeinsam in einer zentralen, benutzerfreundlichen Lösung am Unterlagenset arbeiten, es aktualisieren und validieren.
- Positionen und Anforderungen per Knopfdruck an Ihre Zielsetzungen anpassen.
Die Ausschreibung an Anforderungen und Zielsetzungen anpassen
Bei einer Lebensmittelausschreibung gibt es oft zahlreiche Dimensionen zu berücksichtigen. Natürlich spielt das Budget eine Rolle, aber ebenso Qualitätsanforderungen und die strategischen Ziele der Organisation – etwa der Anteil an Bio-Lebensmitteln, regionalen Produkten oder CO₂-Äquivalenten pro Portion. In einem manuellen Ausschreibungsprozess ist es schwierig, nahezu unmöglich, all diese Parameter im Blick zu behalten – insbesondere, wenn das Ausschreibungsdokument tausende Positionen umfasst. Genau hier hilft Ihnen eine digitale Lösung, Ordnung in das Chaos zu bringen.
Eine digitale Ausschreibungslösung hilft Ihnen dabei:
- Positionen automatisch gemäß den Zielsetzungen und Qualitätsanforderungen Ihrer Organisation anpassen.
- Einen Überblick darüber erhalten, wie das gesamte Ausschreibungsportfolio zu Ihren Klima- und Budgetzielen steht.
- Verstehen, wie Anforderungen und Zielsetzungen die Wettbewerbssituation – und damit den Preis – für einzelne Artikel beeinflussen.
Reibungslos mit den Lieferanten kommunizieren
Ganz gleich, wie viel Zeit Sie in die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen investiert haben – es werden dennoch Fragen von Lieferanten, Großhändlern und Produzenten auftauchen. Akzeptieren Sie 49 % Beeren im Fruchtaufstrich, obwohl die Anforderung 50 % vorgibt? Ist es zulässig, eine größere Verpackungseinheit zu einem niedrigeren Kilopreis anzubieten? Was genau verstehen Sie unter regionalen Rohwaren?
Es kostet nicht nur Zeit und Ressourcen, all diese Fragen zu beantworten. Sie müssen zudem sicherstellen, dass sämtliche Lieferanten Zugang zu den Antworten erhalten, damit die Ausschreibung fair und transparent bleibt. Genau hier bewährt sich ein digitales Portal für die Lieferantenkommunikation.
Mit einem digitalen Portal können Sie:
- In einer benutzerfreundlichen Portaloberfläche mit den Lieferanten kommunizieren, in der stets die aktuellste Version der Ausschreibungsunterlagen verfügbar ist.
- Vollständige Transparenz sicherstellen – alle Lieferanten können sämtliche Fragen und veröffentlichten Antworten einsehen.
- Automatisch Rückfragen an die Bieter stellen, die direkt im Portal antworten.
- Testen, wie sich eine geänderte Anforderung auf Verfügbarkeit und Wettbewerbssituation auswirkt, bevor Sie eine Entscheidung zu einer Frage treffen.
Die Angebotsbewertung qualitätssichern
Wer hat gewonnen? Die Prüfung, Bewertung und der Vergleich von Angeboten mit tausenden Positionen ist äußerst zeitintensiv – und zugleich von zentraler Bedeutung. Eine unzureichend fundierte Entscheidung kann dazu führen, dass wichtige Umweltziele verfehlt werden oder unnötig hohe Kosten entstehen. Fehler dürfen hier schlicht nicht passieren. Mit einer digitalen Lösung können Sie sicher sein, dass Entscheidungen datenbasiert getroffen werden – niemals aus dem Bauch heraus.
Eine digitale Ausschreibungslösung hilft Ihnen dabei:
- Alle Angebote automatisch auf Positionsebene mit Ihren Anforderungen und Zielsetzungen vergleichen.
- Eine übersichtliche Zusammenfassung aller Angebote gemäß Ihrer gewählten Bewertungsmethode präsentieren.
- Fundierte, datengestützte Entscheidungen treffen, die langfristig bessere Ergebnisse erzielen.
