Fødevareindkøb
Arbejder du med store udbud af fødevareaftaler? Så ved du, hvor svært det kan være at holde styr på, at tusindvis af positioner indeholder de rigtige krav og egenskaber – for slet ikke at tale om priserne. Der findes en bedre måde. Med en smart, digital løsning kan du samle alt om dit udbud ét sted, opstille klare mål og automatisere evalueringen af tilbud.
Fordelene ved et digitalt fødevareudbud:
Spar tid
Automatisér processer og frigør tid fra manuelt arbejde.
Nå målene
Tilpas automatisk positioner ud fra mål og kvalitetskrav.
Kommunikér smidigt
Besvar spørgsmål fra leverandørerne og sikr fuld transparens.
Evaluer nemt
Sammenlign tilbud automatisk og træf trygge, datadrevne beslutninger på kortere tid.
Erstat manuelt arbejde med digital præcision
At udarbejde materialet til et fødevareudbud er traditionelt en ekstremt tidskrævende opgave. Behov og krav skal indsamles fra forskellige personer og funktioner i organisationen. Hver position skal kontrolleres og verificeres i forhold til budget og mål. Et Excel-ark sendes frem og tilbage med risiko for, at der opstår flere forskellige versioner. Resultatet? En langsommelig proces uden central indsigt og kontrol.
Med en digitaliseret og automatiseret proces kan du i stedet:
- Generere udbudsmaterialet automatisk baseret på jeres organisations indkøbsstatistik.
- Samarbejde om at opdatere og validere materialet i en fælles, brugervenlig løsning.
- Tilpasse positioner og krav ud fra jeres mål med et enkelt klik.
Tilpas udbuddet til krav og mål
Der er ofte mange dimensioner at tage hensyn til ved et fødevareudbud. Selvfølgelig budgettet, men også kvalitetskrav og organisationens mål, såsom andelen af økologiske fødevarer, lokalt producerede varer eller CO2-ækvivalenter pr. portion. I en manuel udbudsproces er det svært – eller næsten umuligt – at holde styr på alle disse parametre. Især når udbudsmaterialet indeholder tusindvis af positioner. Det er her, en digital løsning hjælper dig med at skabe orden i kaosset.
En digital udbudsløsning hjælper dig med at:
- Tilpasse positioner automatisk ud fra din organisations målsætninger og kvalitetskrav.
- Få et overblik over, hvordan det samlede udbudsmateriale forholder sig til jeres klima- og budgetmål.
- Forstå, hvordan krav og mål påvirker konkurrencesituationen – og dermed prisen – for specifikke varer.
Kommunikér smidigt med leverandørerne
Uanset hvor meget tid du har brugt på et grundigt udbudsmateriale, vil der stadig opstå spørgsmål fra leverandører, grossister og producenter. Accepterer I 49 % bær i syltetøjet, selvom kravet siger 50 %? Er det OK at tilbyde en større emballage til en lavere kilopris? Hvad mener I med lokalt produceret råvare?
Det tager ikke kun tid og ressourcer at besvare alle spørgsmålene. Du skal også sikre, at alle leverandører får adgang til svarene, så udbuddet er retfærdigt og transparent. Her er en digital portal til leverandørkommunikation en stor hjælp.
Med en digital portal kan du:
- Kommunikere med leverandørerne i en brugervenlig portal, hvor den seneste version af udbudsmaterialet altid er tilgængelig.
- Sikre fuld transparens – alle leverandører kan se alle spørgsmål og offentliggjorte svar.
- Automatisk stille kontrolspørgsmål til tilbudsgiverne, som svarer direkte i portalen.
- Teste, hvordan et ændret krav påvirker tilgængelighed og konkurrencesituation, inden du træffer en beslutning om et spørgsmål.
Kvalitetssikr evalueringen af tilbuddene
Hvem vandt? At gennemgå, evaluere og sammenligne tilbud med tusindvis af positioner er utroligt tidskrævende. Det er også en meget vigtig opgave. En ubegrundet beslutning kan betyde, at organisationen går glip af vigtige miljømål eller pådrager sig unødigt høje omkostninger. Det må ganske enkelt ikke gå galt. Med en digital løsning kan du være sikker på, at beslutninger træffes på baggrund af data – aldrig på mavefornemmelser.
En digital udbudsløsning hjælper dig med at:
- Automatisk sammenligne alle tilbud med dine krav og mål på positionsniveau.
- Præsentere en overskuelig oversigt over alle tilbud baseret på din valgte evalueringsmetode.
- Træffe smarte, datadrevne beslutninger, der giver bedre resultater på lang sigt.
