5 tips för en kostnadseffektiv livsmedelsupphandling
Steg ett är därför att göra en omfattande upphandling som täcker behoven i organisationen. Att göra en bra livsmedelsupphandling är inte lätt och kräver stor kunskap. Vi delar med oss av våra 5 bästa tips för en lyckad livsmedelsupphandling.
1. Gör en livsmedelsupphandling
Sätt upp mätbara mål
Sätt upp mål. Målen ska vara rimliga att uppnå utefter organisationens förutsättningar. Målen måste även vara mätbara. Sätt upp delmål och kommunicera förväntningar och målsättningar i organisationen. Exempel på mål kan vara avtalstrohet, andel ekologiska inköp, närproducerade inköp, klimatpåverkan per kilo livsmedel samt kostnad per kilo inköpt livsmedel.
För att ett avtal ska kunna följas måste det spegla verksamhetens behov. Därför är det av stor vikt att lägga tid på en ordentlig behovsanalys för att kunna göra en bra upphandling som speglar de krav som finns i måltidsorganisationen.
Skapa en referensgrupp
För att kunna göra en bra behovsanalys är det en stor fördel att skapa en referensgrupp som representerar från de olika delarna i måltidsorganisationen för att inga behov ska glömmas bort. I en kommun kan det vara valda representanter för respektive enhet som skola, förskola, caféer och äldreomsorgen. Behover bör spegla helheten i organisationen.
Inventera marknaden
Lägg tid på att undersöka och inventera marknaden. Det kommer nya produkter och leverantörer, flöden förbättras och nya upphandlingsmodeller prövas. Trender ändras snabbt och nya livsmedel kan hjälpa till att nå uppsatta mål, som att servera mer växtbaserade livsmedel, öka andel närproducerat med mera.
Låt det ta tid
Det lönar sig att lägga extra tid på förarbetet av upphandlingen. Gör en marknadsanalys, skapa dialog med leverantörer och undersök det egna verksamhetsbehovet. Ju bättre upphandling desto större kostnadseffektivitet. Detta leder även ofta till nöjdare medarbetare som har möjlighet att utföra ett gott arbete.
När utkastet på underlaget är skapat behöver upphandlingen genomföras snarast så att inte produkttillgång, egenskaper och relevanta krav hinner ändras.
2. Använd systemstöd
Se historiken
Med hjälp av ett systemstöd för livsmedelsupphandling är det enkelt att se vilka produkter som tidigare är köpta. Det är en stor hjälp vid upphandling att få en tydlig bild av föregående tidigare inköpsmönster för att kunna ställa rätt krav ända ner på positionsnivå vid kommande upphandling.
Gå igenom underlaget
För att få en bra bild av vilka livsmedel som ska upphandlas framåt är det en stor fördel att först se tillbaka på föregående år. När grunden för upphandlingen finns att tillgå är det dags att gå igenom varukorgen och göra anpassningar efter kommande behov. Här är det viktigt att ha med sig organisationens mål för att kunna anpassa andel växtbaserat, andel ekologiskt och önskemål om nya produkter.
Stäm av produkttillgången utifrån ställda krav och ställ rimliga krav i upphandlingen. Se till att det finns produkter som matchar önskade krav.
Se hur andra gör och ta hjälp vid behov
Att göra en omfattande livsmedelsupphandling är inte enkelt. Det är bättre att ta in extern hjälp än att inte göra en tillräckligt bra upphandling. En otillräcklig upphandling kostar mer i längden eftersom det kommer ske fler köp utanför avtal. Ta hjälp av andra i branschen. Att dela erfarenheter och kunskap kan vara berikande.
3. Följ upp
För att lyckas med en livsmedelsupphandling och att sedan kunna följa avtalet krävs kontinuerlig uppföljning. Därför är det viktigt att tydligt ange hur avtalet kommer att följas upp.
Under avtalsperioden
Under avtalsperioden är det viktigt att följa upp nyckeltal och kvalitetskrav, både interna mål och externa mål. Interna mål kan vara avtalstrohet, andel ekologiska inköp, närproducerat, klimatpåverkan per kilo livsmedel samt kostnad per kilo livsmedel. Externa mål är mer kopplade till samarbetet med leverantörer när det gäller pris, service och leveranser.
Efter avslutad avtalsperiod
Efter att avtalsperioden löpt ut är det viktigt att samla alla kunskaper och erfarenheter in i nästa upphandling och påföljande avtal.
Analysera resultaten
Om målen uppnåtts är det en fördel att analysera vilka aktiviteter som gjorts för att lyckas. Om målen inte uppnås är det av stor vikt att analysera var brister finns och hur dessa kan minimeras.
4. Håll sortimentet levande
Trots att livsmedelsupphandlingen är gjord behöver den hållas uppdaterad med ett levande sortiment. Gör tillägg eller byt ut upphandlande produkter som inte håller måttet.
5. Anpassa menyerna
Genom att utgå från avtalade råvaror vid skapande av recept och beställningsutbud minskar kostnaderna då avtalade varor har ett lägre pris än icke-avtalade varor. Optimera menyn genom att välja klimatsmarta alternativ. Det minskar kostnaderna ytterligare och har dessutom ofta bättre näringsvärden. Anpassa recepten efter säsong då råvarorna är mer klimatsmarta med korta leveranser och lägre priser.
Kontakta oss gärna för mer information och stöd i er livsmedelsupphandling!
