Start
Lösningar
Alla lösningar
Livsmedelsupphandling
Måltidsplanering
Egenkontroll & riskanalys
Om oss
Om ossKarriär
Insikter
Kontakt
Logga in
SV
Denmark
Finland
Germany
Global
Norway
Start
Solutions
All solutions
No items found.
About us
Contact
EN
Denmark
Finland
Germany
Norway
Sweden
Start
Løsninger
Alle løsninger
Innkjøp & oppfølging
Måltidsplanlegging
IK-mat & risikoanalyse
Om oss
Innsikt
Kontakt
Logg Inn
NO
Denmark
Finland
Germany
Global
Sweden
Etusivu
Ratkaisut
Kaikki ratkaisut
Elintarvikkeiden hankinta
Aterioiden suunnittelu
Omavalvonta ja riskianalyysi
Meistä
Näkemyksiä
Ottaa yhteyttä
Kirjaudu sisään
FI
Denmark
Finland
Germany
Global
Norway
Sweden
Start
Løsninger
Alle løsninger
Indkøb & Opfølgning
Måltidsplanlægning
Egenkontrol & Risikoanalyse
Brancher
Alle brancher
Declaration & Labeling
Plejehjem & Kommune
Hospital & Region
Cateringservices
Om os
Indsigt
Kontakt
Log ind
DK
Finland
Germany
Global
Norway
Sweden
Start
Lösungen
Alle Lösungen
No items found.
Über uns
Kontakt
DE
Denmark
Finland
Global
Norway
Sweden
2021-12-28

5 tips för en kostnadseffektiv livsmedelsupphandling

Genom att göra en livsmedelsupphandling kan livsmedelskostnaderna sänkas med många kronor. För att sedan kunna följa avtalet måste upphandlingen spegla behovet för hela verksamheten. Är upphandlingen inte genomtänkt är risken större för köp utanför avtal vilket gör att kostnaderna ökar.

Steg ett är därför att göra en omfattande upphandling som täcker behoven i organisationen. Att göra en bra livsmedelsupphandling är inte lätt och kräver stor kunskap. Vi delar med oss av våra 5 bästa tips för en lyckad livsmedelsupphandling.

1. Gör en livsmedelsupphandling

Sätt upp mätbara mål

Sätt upp mål. Målen ska vara rimliga att uppnå utefter organisationens förutsättningar. Målen måste även vara mätbara. Sätt upp delmål och kommunicera förväntningar och målsättningar i organisationen. Exempel på mål kan vara avtalstrohet, andel ekologiska inköp, närproducerade inköp, klimatpåverkan per kilo livsmedel samt kostnad per kilo inköpt livsmedel.

För att ett avtal ska kunna följas måste det spegla verksamhetens behov. Därför är det av stor vikt att lägga tid på en ordentlig behovsanalys för att kunna göra en bra upphandling som speglar de krav som finns i måltidsorganisationen.

Skapa en referensgrupp

För att kunna göra en bra behovsanalys är det en stor fördel att skapa en referensgrupp som representerar från de olika delarna i måltidsorganisationen för att inga behov ska glömmas bort. I en kommun kan det vara valda representanter för respektive enhet som skola, förskola, caféer och äldreomsorgen. Behover bör spegla helheten i organisationen.

Inventera marknaden

Lägg tid på att undersöka och inventera marknaden. Det kommer nya produkter och leverantörer, flöden förbättras och nya upphandlingsmodeller prövas. Trender ändras snabbt och nya livsmedel kan hjälpa till att nå uppsatta mål, som att servera mer växtbaserade livsmedel, öka andel närproducerat med mera.

‍

Låt det ta tid

Det lönar sig att lägga extra tid på förarbetet av upphandlingen. Gör en marknadsanalys, skapa dialog med leverantörer och undersök det egna verksamhetsbehovet. Ju bättre upphandling desto större kostnadseffektivitet. Detta leder även ofta till nöjdare medarbetare som har möjlighet att utföra ett gott arbete.

När utkastet på underlaget är skapat behöver upphandlingen genomföras snarast så  att inte produkttillgång, egenskaper och relevanta krav hinner ändras.

‍

2. Använd systemstöd

Se historiken

Med hjälp av ett systemstöd för livsmedelsupphandling är det enkelt att se vilka produkter som tidigare är köpta. Det är en stor hjälp vid upphandling att få en tydlig bild av föregående tidigare inköpsmönster för att kunna ställa rätt krav ända ner på positionsnivå vid kommande upphandling.

Gå igenom underlaget

För att få en bra bild av vilka livsmedel som ska upphandlas framåt är det en stor fördel att först se tillbaka på föregående år. När grunden för upphandlingen finns att tillgå är det dags att gå igenom varukorgen och göra anpassningar efter kommande behov. Här är det viktigt att ha med sig organisationens mål för att kunna anpassa andel växtbaserat, andel ekologiskt och önskemål om nya produkter.

Stäm av produkttillgången utifrån ställda krav och ställ rimliga krav i upphandlingen. Se till att det finns produkter som matchar önskade krav.

Se hur andra gör och ta hjälp vid behov

Att göra en omfattande livsmedelsupphandling är inte enkelt. Det är bättre att ta in extern hjälp än att inte göra en tillräckligt bra upphandling. En otillräcklig upphandling kostar mer i längden eftersom det kommer ske fler köp utanför avtal. Ta hjälp av andra i branschen. Att dela erfarenheter och kunskap kan vara berikande.

3. Följ upp

För att lyckas med en livsmedelsupphandling och att sedan kunna följa avtalet krävs kontinuerlig uppföljning. Därför är det viktigt att tydligt ange hur avtalet kommer att följas upp.

Under avtalsperioden

Under avtalsperioden är det viktigt att följa upp nyckeltal och kvalitetskrav, både interna mål och externa mål. Interna mål kan vara avtalstrohet, andel ekologiska inköp, närproducerat, klimatpåverkan per kilo livsmedel samt kostnad per kilo livsmedel. Externa mål är mer kopplade till samarbetet med leverantörer när det gäller pris, service och leveranser.

Efter avslutad avtalsperiod

Efter att avtalsperioden löpt ut är det viktigt att samla alla kunskaper och erfarenheter in i nästa upphandling och påföljande avtal.

Analysera resultaten

Om målen uppnåtts är det en fördel att analysera vilka aktiviteter som gjorts för att lyckas. Om målen inte uppnås är det av stor vikt att analysera var brister finns och hur dessa kan minimeras.

4. Håll sortimentet levande

Trots att livsmedelsupphandlingen är gjord behöver den hållas uppdaterad med ett levande sortiment. Gör tillägg eller byt ut upphandlande produkter som inte håller måttet.

5. Anpassa menyerna

Genom att utgå från avtalade råvaror vid skapande av recept och beställningsutbud minskar kostnaderna då avtalade varor har ett lägre pris än icke-avtalade varor. Optimera menyn genom att välja klimatsmarta alternativ. Det minskar kostnaderna ytterligare och har dessutom ofta bättre näringsvärden. Anpassa recepten efter säsong då råvarorna är mer klimatsmarta med korta leveranser och lägre priser.

Kontakta oss gärna för mer information och stöd i er livsmedelsupphandling!

‍

‍

Skriven av
Matilda FoodTech

Lite matnyttig information

Some useful information

Litt nyttig informasjon

Hyödyllistä tietoa

Nogle nyttige oplysninger

Einige nützliche Informationen

Vegetariska dagen: Fyll tallriken med grönt

Att fylla tallriken med närodlade grönt i säsong är kostnadseffektivt för både hälsan, klimatet och plånboken. Louise Söderqvist på Sorundahallarna tycker att det är dags att låta smakrika svenska rotknölar ge gurkan och tomaterna en match.

Lue lisää
Läs mer

Mjölkstöd för miljoner: ”Det är superenkelt”

Att ansöka om EU:s skolmjölksstöd har blivit krångligt och tidskrävande men det finns en smidig lösning. Med hjälp av en skräddarsydd modul som Matilda FoodTech har tagit fram kan skolköken registrera mjölken med bara ett par knapptryck – och på så vis få tillbaka flera hundra tusen kronor per år.

Lue lisää
Läs mer

Hårda klappar med god eftersmak

Julen står för dörren men alla klapparna är inte kirrade. Vilken tur att vi på Matilda Foodtech har listat den bästa måltidslitteraturen från årets utgivning, böcker som kommer att göra både moster Eva-Britt och kusin Henke glada. Eller varför inte slå in en bok och ge till dig själv?

Lue lisää
Läs mer

Tydliga krav för en lyckad livsmedelsupphandling

Tydliga krav är förutsättningen för en lyckad livsmedelsupphandling. Att ha en tydlig plan som hela tiden följs upp och återkopplas ut till verksamheten sparar både tid, pengar och miljö. För att göra det krävs digitala lösningar. – Hos oss är det ett verktyg för att driva förändring, säger Conny Bjurman, livsmedelscontroller i Skövde kommun.

Läs mer

Trendspaning 2022

Vad kommer ligga i fokus för 2022 för offentlig sektor och restauranger? Vi på Matilda FoodTech har trendspanat. Hållbarhet är fortsatt i fokus och att göra mer för mindre har aldrig varit viktigare efter sviterna av pandemin med ökade priser på gödsel, el och transporter samt brist av råvaror. Matgästerna kommer i större utsträckning kräva större valfrihet och information kring maten där digitala hjälpmedel blir en viktig bit. Men för att kunna uppnå alla mål krävs data!

Läs mer

Den ekologiska framgångsresan i Lunds kommun

Lunds kommun är en stor och viktig förebild när det gäller inköp av hållbara livsmedel där ekologiska livsmedel i senaste mätningen uppkom till hela 83,4 %. I samband med 2020 års Ekomatsligan vann kommunen inte mindre än tre priser; bästa Svekologiska kommun, Klimatekoligan samt Ekomatcentrums spjutspetskommun. Ta del av kommunens ekologiska resa, både framgångarna, utmaningarna samt deras bästa tips för att lyckas.

Läs mer
Alla insikter
All insights
All innsikt
Kaikki oivallukset
Alle indsigter
Alle Erkenntnisse
Företag
StartOm ossInsikterEvenemangKarriär
Lösningar
Egenkontroll & riskanalys
Måltidsplanering
Livsmedelsupphandling
Regioner
SwedenNorwayFinlandDenmarkGermanyGlobal
facebook iconlinkedin iconyoutube icon
© 2022 Matilda Foodtech AB
Privacy Policy
Site by Stormfors
Start
Solutions
All solutions
No items found.
About us
Contact
EN
Denmark
Finland
Germany
Norway
Sweden
matilda logo
løsninger
IK-mat & risikoanalyse
Måltidsplanlegging
Innkjøp & oppfølging
Selskap
StartOm ossløsningerOm ossInnsikt
Regioner
SwedenNorwayFinlandDenmarkGermanyGlobal
facebook iconlinkedin iconyoutube icon
© 2021 Matilda Foodtech AB
Privacy Policy
Site by Stormfors
matilda logo
Ratkaisut
Omavalvonta ja riskianalyysi
Aterioiden suunnittelu
Elintarvikkeiden hankinta
Liiketoimintaa
Etusivu
MeistäNäkemyksiä
Alueet
SwedenNorwayFinlandDenmarkGermanyGlobal
facebook iconlinkedin iconyoutube icon
© 2021 Matilda Foodtech AB
Privacy Policy
Site by Stormfors
matilda logo
Forretning
StartOm osLøsninger
Regioner
SwedenNorwayFinlandDenmarkGermanyGlobal
facebook iconlinkedin iconyoutube icon
© 2021 Matilda Foodtech AB
Privacy Policy
Site by Stormfors
matilda logo
Unternehmen
Startüber uns
Lösungen
No items found.
Region
SwedenNorwayFinlandDenmarkGermanyGlobal
facebook iconlinkedin iconyoutube icon
© 2022 Matilda Foodtech AB
Privacy Policy
Site by Stormfors