Matilda Procure & Spend

Matilda Procure & Spend är ett användarvänligt och flexibelt system för upphandlade myndigheter och inköpsorganisationer som hanterar stora livsmedelsinköp. Smarta verktyg automatiserar upphandlingsarbetet, kvalitetssäkrar utvärderingen av anbud och effektivisera processer för alla involverade. Dessutom ingår flexibla rapportverktyg för fullständig insyn och kontroll på inköp, priser och mål. 

Matilda Procure & Spend används av organisationer som hanterar stora livsmedelsinköp i såväl offentlig som privat sektor. Lösningen är ett viktigt verktyg för flera olika roller och funktioner:  

• Upphandlare använder Procure & Spend för att ta fram välgrundade underlag för livsmedelsupphandlingar och underlätta kommunikationen med anbudsgivare. Dessutom analyserar och jämför lösningen automatiskt anbudssvaren för att stödja beslutsprocessen.  
• Controllers eller budgetägare använder Procure & Spend för uppföljning av kostnadsutveckling, budget och inköp inom avtal. 
• Måltids- och restaurangchefer använder rapporterna i Procure & Spend för att förstå hur verksamheten ligger till kring viktiga mål, exempelvis hur stor andel av inköpta livsmedlen som är ekologiska, vilka artiklar som drar mest budget och var inköp utanför avtal sker. 
• Miljöstrateger och hållbarhetschefer använder Procure & Spend för att sammanställa data om livsmedelsinköpens klimatpåverkan och hur verksamheten ligger till jämfört med egna hållbarhetsmål eller målen i Agenda2030. 

• Tidsbesparingar: Verksamheter som använder Procure & Spend sparar mängder med tid genom att ta bort manuellt arbete i samband med upphandlingar. 
• Ökad kvalitet: Välgrundade upphandlingar leder till kvalitetssäkrade livsmedelsinköp – rätt produkt, till rätt kvalitet och pris.  
• Kontroll: Med all inköpsstatistik på ett ställe och användarvänligt rapportverktyg blir det enkelt att följa upp inköp utanför avtal, kostnad mot budget och utfall mot verksamhetens hållbarhetsmål.  
• Ökat hållbarhetsfokus: Procure & Spend hjälper till att kommunicera och följa upp mål kring exempelvis måltidernas miljöpåverkan och andel ekologiska livsmedel.   

• Matilda Procure & Spend är en användarvänlig och flexibel lösning designad för organisationer som hanterar stora livsmedelsinköp, i såväl offentlig som privat sektor. 

• Upphandlingsunderlaget skapas enkelt med hjälp av er historiska inköpsdata och integration till livsmedelsdatabaser som Dabas och Validoo. 

• Procure & Spend sammanställer alla anbudssvar och matchar automatiskt era krav mot produkterna i anbuden så att ni kan känna er trygga i att era beslut är välgrundade.  

• Sortimentshanteraren hjälper dig att utvärdera ersättningsprodukter och uppdatera artiklar under avtalets gång. 

• Färdiga dashboards ger snabb överblick av inköpsstatistik och flexibla rapporteringsmöjligheter hjälper dig att gräva djupare i data för att få full kontroll över inköp. 

• Procure & Spend sammanställer all information du behöver för att snabbt och enkelt skicka in frukt- och mjölkstödsansökan till Jordbruksverket. 

• Du får rådgivning och vägledning genom hela upphandlingsprocessen, dels med hjälp av tydliga underlag, dels av Matildas erfarna support-team som har ledande erfarenhet av att stödja stora livsmedelsupphandlingar. 

Så här används Procure & Spend för löpande uppföljning av sortiment, inköp och mål 
Så här används Procure & Spend för mjölkstödsansökan 
Så här används Procure & Spend för fruktstödsansökan
Vanliga frågor och svar

Upphandlingsunderlaget skapas med din organisations inköpshistorik som utgångspunkt. Du kan enkelt ladda upp filer med inköpsstatistik, inklusive detaljer kring artiklar, pris och volymer, direkt in i systemet. Därefter hjälper våra erfarna rådgivare till att analysera nuvarande inköpsmönster och föreslå förbättringar till den kommande upphandlingen. Självklart kan du även komplettera och uppdatera positioner utifrån organisationens förändrade behov eller nya målsättningar.  

I det här steget sätts grunden för din upphandling. Tack vare ett genomarbetat underlag kan du säkerställa att ni upphandlar det verksamheten verkligen behöver – rätt livsmedel, i rätt volymer till rätt kvalitet och pris. Det är därför viktigt att prioritera tid och resurser för att skapa bästa förutsättningar för en lyckad upphandling. Med marknadsledande erfarenhet av stora livsmedelsupphandlingar har Matilda FoodTech teamet för att stödja dig i detta viktiga steg. 

Med Matilda Procure & Spend kan du skapa upphandlingsunderlaget på ett strukturerat och effektivt sätt. Alla som är involverade i upphandlingsarbetet samarbetar smidigt och säkert i en och samma digitala lösning. Inga fler Excel-filer som skickas fram och tillbaka i organisationen! 

Eftersom alla positioner som ingår i upphandlingen finns i Procure & Spend kan du när som helst få en överblick över upphandlingens innehåll. Du kan enkelt se hur många artiklar som hanterats, vilka som behöver kompletteras och hur stor andel av positionerna som har krav på exempelvis ekologiska eller lokalt producerade varor. Det hjälper dig att säkerställa att upphandlingsarbetet följer uppsatt tidsplan och att livsmedlen som ingår lever upp till verksamheten mål. 

För varje varugrupp och livsmedel som ingår i upphandlingen kan du definiera krav i form av egenskaper på positionsnivå. Matilda Procure & Spend har inbyggda integrationer till livsmedelsdatabaserna Dabas och Validoo. På sätt finns all produktinformation, inklusive detaljer kring förpackningsstorlek, egenskaper och certifieringar, tillgänglig direkt i systemet vilket hjälper dig att sätta tydliga krav på varje position i er upphandling.  

Alla detaljer kring tidigare inköp följer med statistiken som läses in i Procure & Spend, inklusive egenskaper, volymer och värden. På så sätt slipper du börja helt från ett blankt blad utan använder tidigare inköp som grund. Självklart kan du också lägga till ytterligare eller nya krav som är relevanta för er organisation om det inte funnits med i tidigare inköp. Här kan du med fördel använda artikeldatabaserna Dabas och Validoo som referenser för att se vilka egenskaper som är tillgängliga för en specifik produkt. Upphandlingsmyndighetens krav för offentlig sektor finns redan inlagda i systemet så att du kan välja att lägga till dem med ett enkelt klick. 

Tack vare kopplingarna till artikeldatabaserna Dabas och Validoo kan du när som helst under arbetets gång kontrollera marknadsutbud och konkurrenssituation för just er upphandling. Du får direkt svar på om det finns tillräckligt många (eller för många) produkter och leverantörer som kan matcha era krav. På så sätt får du indikationer på om du behöver justera egenskaper eller krav innan du publicerar upphandlingen. Det sparar tid både för dig och för anbudsgivarna. 

Matildas support-team granskar och ger feedback på ditt upphandlingsunderlag. Här får du tillgång till experter med många års erfarenhet av att arbeta med livsmedelsupphandlingar och tips på hur andra verksamheter gjort. Våra rådgivare har dessutom regelbunden kontakt med Upphandlingsmyndigheten, producenter och leverantörer så att du alltid får uppdaterad information, råd och insyn i trender på marknaden. 

När underlaget är färdigställt får du en anbudssvarsfil från Hantera. Denna bifogar du när du publicerar upphandlingen i det upphandlingsverktyg som er verksamhet använder.

Funktionen Frågor & Svar hjälper dig att öka effektivitet, kontroll och transparens i kommunikationen med leverantörer under hela upphandlingsprocessen. Anbudsgivare och deras underleverantörer kan få access till portalen genom att skapa ett kostnadsfritt konto i Procure & Spend. Där kan de ställa frågor om upphandlingen, hålla sig uppdaterade på eventuella justeringar och alltid ha tillgång till den senaste versionen av anbudsfilen. På så sätt underlättar Procure & Spend kommunikationen med leverantörerna och säkerställer att frågor besvaras snabbt vilket i förlängningen bidrar till bättre kvalitet på anbudssvaren. 

Frågor kategoriseras som avtalsfrågor, positionsfrågor eller generella frågor så att du enkelt kan fördela dem till rätt person i er organisation. Användare kan själva anpassa hur ofta och vilken typ av notiser de får. Exempelvis kan man välja att få en notis vi varje nytt svar eller endast när ens egna frågor blir besvarade. 

När det inkommer en fråga på positionsnivå ser du automatiskt frågan i samband med den specifika positionen i upphandlingen så att du slipper söka upp informationen. Dessutom kan du testa att justera kravställningen baserat på frågeställningen för att se hur marknadsutbudet och konkurrenssituationen påverkas innan beslut fattas. Väljer du att justera kravställningen så uppdateras anbudsfilen direkt. Alla frågor och svar publiceras anonymiserat så att alla intressenter får del av samma information. 

När du tagit emot anbudssvar läses dessa in i Procure & Spend för kontroll och granskning. Artiklarna i anbudssvaren matchas automatiskt mot produktinformation i Dabas och Validoo där artikeln med lägst pris på positionen alltid utvärderas först. Därefter matchar systemet anbuden mot ert underlag för att säkerställa att de lever upp till de krav och egenskaper som ni har definierat, på varje enskild position. På så sätt får ni en systematisk och rättvis bedömning av hur väl anbudssvaren möter era krav. Artiklar med ej matchade krav flaggas tydligt per position med tillhörande produktinformation. 

Om du behöver be anbudsgivaren om kompletterande eller förtydligande information kan du använda Procure & Spend för att generera färdigformulerade kontrollfrågor till leverantören som enkelt svarar i systemet så att all information finns samlad. 

Du får en digital sammanställning över alla anbud med tydliga rapporter som visar skillnader mellan de olika leverantörernas erbjudanden och hur väl respektive anbud motsvarar er organisations krav och målsättningar. Allt för att du ska kunna känna dig trygg i att ni fattar rätt beslut. 

När livsmedelsupphandlingen är tilldelad och avtalet är igång sker ibland förändringar i leverantörens sortiment som kan påverka hur väl organisationens inköp följer krav och målsättningar. Med hjälp av funktionen Sortimentshanteraren i Matilda Procure & Spend kan du enkelt ändra och uppdatera sortimentet löpande så det alltid stämmer överens med verklighetens inköp.  

Om en artikel tillfälligt eller permanent utgår ur leverantörens sortiment kan du direkt kontrollera att den ersättningsprodukt som föreslås uppfyller samtliga ställda krav från den ursprungliga upphandlingen. Om du godkänner förslaget blir artikeln automatiskt en avtalsprodukt i ert sortiment under den period som specificerats. Det innebär att ersättningsprodukten hanteras som ”köp inom avtal” i inköpsstatistiken så att du får en korrekt bild i uppföljningen mot verksamhetens mål. 

På varje position kan ni se en interaktiv tidslinje som ger en tydlig överblick av vilka förändringar som gjorts under avtalet. Detta är särskilt användbart vid långa avtalsperioder – det är inte ovanligt att en artikel kan ersättas med en produkt som senare i sin tur ersätts. Då är det komplicerat att följa upp och kontrollera krav utan bra systemstöd.   

Importera er inköpsstatistik i Matilda Procure & Spend för att arbeta med löpande uppföljning och kontroll under avtalsperioden. Uppföljningen kan göras på den frekvens som ni levererar statistik på och i den granularitet som datan har. Om statistiken skickas in per kvartal och per enhet kan uppföljningen göras på samma nivå – men även mer övergripande.

I sektionen Analys hittar du flera olika typer av dashboards med färdigpaketerade, överskådliga rapporter anpassade för att fylla ett grundläggande behov av uppföljning. Exempel på dashboards: 

• Översikt: totala inköp för vald period, inköp inom och utanför avtal, mest inköpta artiklar, prisförändringar, med mera.  
• Måluppfyllelse: hur väl inköpen uppfyller verksamhetens mål. Här finns möjlighet att skapa helt egna mål i systemet.  
• Prisförändringar: När en ny prisfil laddas upp sammanställs en uppskattad kostnad för kommande kvartal. Artiklar med störst prisförändring flaggas så att verksamheten kan fatta beslut om förändrade inköpsrekommendationer för att hålla budget.  

När du vill gräva djupare i data finns den användarvänliga funktionen Utforskaren. Här kan du göra egna sökningar på detaljnivå, exempelvis på kategori eller artikelnummer. Det finns oändliga möjligheter att söka och sortera data med hjälp av filtrering och gruppering. Data kan presenteras i tabellform eller som stapeldiagram. Andra typer av visualiseringar kan läggas till vid behov. 

Du kan enkelt spara en sökning för regelbunden uppföljning genom att skapa en komponent. Dina komponenter kan även ingå i skräddarsydda rapporter.   

I Rapportskaparen kan du skapa och skräddarsy rapporter helt utifrån din verksamhets behov. Lägg till nyckeltal, diagram och tabeller som blir snyggt designade och redo att skickas till användare och i en frekvens som ni väljer. Rapporter byggs bland annat på komponenterna som du skapar i Utforskaren. 

Exempel på rapporteringsmöjligheter i Matilda Procure & Spend: 

• Kostnad per enhet – Hur stora är livsmedelsinköpen?  
• Inköp utanför avtal – Hur mycket köps in utanför vår anbudsprislista?  
• Inköp i kronor per kilo – Hur mycket har våra priser stigit under det senaste året?  
• Inköpens klimatpåverkan – Hur stor klimatpåverkan (CO2e) har våra inköp?  
• Ekologiska inköp – Hur stor andel ekologisk mat köper vi?  
• Andel svensk råvara – Hur stor del av köttet vi köper är svenskt?  
• Andel närproducerat – Hur stor del av våra tomatinköp är närproducerade tomater?  
• Prisutveckling – Hur har priserna för en varugrupp eller livsmedel förändrats under en viss period? 

Rapporter och statistik är bara till nytta om verksamheten kan ta till sig informationen och använda den i sitt dagliga arbete. Med Matilda Procure & Spend kan du enkelt dela rapporter på regelbunden basis. Sätt upp automatiska utskick av rapporter och nyckeltal till ett obegränsat antal mottagare i organisationen. På så vis kan du exempelvis skicka ut månadsvisa uppdateringar för hur respektive enhet ligger till på de viktigaste målen, såsom hållbarhet och kostnad. 

Procure & Spend hjälper dig att arbeta aktivt med livsmedelsinköpen – från målsättning till utförande och uppföljning. Statistiken i systemet hjälper dig att få en bild av nuläget och sätta realistiska mål. Du kan även registrera era viktigaste nyckeltal och mål i Procure & Spend för att enkelt kunna styra inköpen och rapportera på måluppfyllnad. 

På så sätt är Procure & Spend ett viktigt verktyg för att knyta era mål till den dagliga verksamheten och skapa engagemang i hela organisationen. Med tydlig kommunikation om målsättningarna och regelbunden uppföljning kring hur ni ligger till, totalt och per enhet, blir det lättare att få med alla på tåget. 

Du kan enkelt jämföra nyckeltal över tid samt mellan olika enheter i er organisation. På så sätt kan du direkt se om någon enhet eller period sticker ut och var det finns utrymme för förbättringar. Matildas rådgivare hjälper dig gärna att diskutera förbättringar och ge tips på hur andra verksamheter gjort för att nå bra resultat på viktiga nyckeltal. 

All direktlevererad mjölk registreras per automatik när inköpsstatistiken importeras i Matilda Procure & Spend. Internflyttad mjölk registreras enkelt i en mobilanpassad vy i systemet. När registreringen är klar genereras en färdig ansökan om mjölkstöd, i ett format som tagits fram i samarbete med Jordbruksverket så att det uppfyller alla krav. Du slipper leta efter information på en mängd olika ställen och ska aldrig behöva missa en möjlighet till mjölkstöd. Om du behöver hjälp med din ansökan är supportteamet på Matilda redo att guida dig hela vägen med checklistor, mjölkstödssamtal och rådgivning. 

All direktlevererad frukt registreras per automatik när inköpsstatistiken importeras i Matilda Procure & Spend. Internflyttad frukt registreras enkelt i en mobilanpassad vy i systemet. När registreringen är klar genereras en färdig ansökan om fruktstöd, i ett format som tagits fram i samarbete med Jordbruksverket så att det uppfyller alla krav. Du slipper leta efter information på en mängd olika ställen och ska aldrig behöva missa en möjlighet till fruktstöd. Om du behöver hjälp med din ansökan är supportteamet på Matilda redo att guida dig hela vägen med checklistor, fruktstödssamtal och rådgivning. 

Vem kan använda Matilda Procure & Spend? 

Matilda Procure & Spend används av upphandlade myndigheter och inköpsorganisationer som hanterar stora livsmedelsinköp inom både offentlig och privat sektor, till exempel kommuner, cateringföretag och hotellkedjor.  

Även anbudsgivare, såsom livsmedelsgrossister och producenter, kan skapa ett kostnadsfritt konto i Matilda Procure & Spend för att använda funktionen Frågor & Svar i samband med en upphandling. 

Följer funktionen för Frågor & Svar sekretessavtalen? 

Absolut, vi har utvecklat funktionen Frågor & Svar tillsammans med upphandlande myndigheter så att den uppfyller sekretesskraven. 

Vad krävs för att byta till Matilda Procure & Spend? 

Mer eller mindre inget arbete krävs för att komma igång med Matilda Procure & Spend. Er data från tidigare system läser vi in åt er utan problem. 

Vilken leverantör står bakom Matilda Procure & Spend? 

Matilda FoodTech, en ledande leverantör av användarvänliga, digitala lösningar för hela måltidsprocessen. Med 40 års branscherfarenhet och snabb internationell expansion har Matilda FoodTech vuxit till en av Europas ledande aktörer. Våra lösningar används idag av hundratals organisationer, i både privat och offentlig sektor, över hela Europa. Företaget har idag fler än 120 anställda och kontor i fem olika länder, med huvudkontor i Malmö. 

Levereras någon funktion eller modul i Matilda Procure & Spend av en tredje part? 

Nej, allt som ingår i Procure & Spend ägs och levereras av Matilda FoodTech.