Anbud på næringsmidler
Jobber du med store anbud på næringsmidler? Da vet du at det kan være vanskelig å holde oversikt over at tusenvis av posisjoner oppfyller riktige krav og egenskaper – for ikke å snakke om priser. Det finnes en bedre måte. Med en smart, digital løsning kan du samle alt om anbudet ditt på ett sted, sette tydelige mål og automatisere evalueringen av anbudssvar.
Fordelene med et digitalt anbud på næringsmidler:
Spar tid
Unngå manuelt arbeid og automatiser prosesser.
Nå målene
Tilpass automatisk posisjoner basert på mål og kvalitetskrav.
Kommuniser smidig
Svar på spørsmål fra leverandørene og sikre full åpenhet.
Evaluer enkelt
Sammenlign anbud automatisk og ta datadrevne beslutninger.
Fjern manuelt arbeid
Å utarbeide grunnlaget for et anbud på næringsmidler er tradisjonelt en svært tidkrevende oppgave. Behov og krav skal samles inn fra ulike personer og funksjoner i organisasjonen. Hver posisjon skal kontrolleres og verifiseres mot budsjett og mål. En Excel-fil sendes frem og tilbake, med risiko for at flere ulike versjoner opprettes. Resultatet? En treg prosess uten sentral innsikt og kontroll.
Med en digitalisert og automatisert prosess kan du i stedet:
- Automatisk generere anbudsunderlaget basert på organisasjonens innkjøpsstatistikk.
- Samarbeide om å oppdatere og validere underlaget i en felles, brukervennlig løsning.
- Tilpasse posisjoner og krav ut fra deres mål med et enkelt tastetrykk.
Tilpass anbudet til krav og mål
Det er ofte mange dimensjoner å ta hensyn til ved et anbud på næringsmidler. Selvfølgelig budsjett, men også kvalitetskrav og organisasjonens uttalte mål, som andel økologiske næringsmidler, lokalprodusert eller CO₂-ekvivalenter per porsjon. I en manuell anbudsprosess er det vanskelig, eller nærmest umulig, å ha oversikt over alle disse parameterne – spesielt når anbudsunderlaget inneholder tusenvis av posisjoner. Det er her en digital løsning hjelper deg å skape orden i kaoset.
En digital anbudsløsning hjelper deg å:
- Automatisk tilpasse posisjoner ut fra organisasjonens målsettinger og kvalitetskrav.
- Få oversikt over hvordan det totale anbudsunderlaget forholder seg til deres klima- og budsjettmål.
- Forstå hvordan krav og mål påvirker konkurransesituasjonen – og dermed prisen – for spesifikke artikler.
Kommuniser smidig med leverandørene
Uansett hvor mye tid du har brukt på et grundig anbudsunderlag, vil det likevel dukke opp spørsmål fra leverandører, grossister og produsenter. Godtar dere 49 % bær i syltetøyet selv om kravet sier 50 %? Er det greit å tilby en større forpakning til en lavere kilopris? Hva mener dere med lokalprodusert råvare?
Det tar ikke bare tid og ressurser å svare på alle spørsmålene – du må også sikre at alle leverandører får tilgang til svarene, slik at anbudet er rettferdig og transparent. Da kommer en digital portal for leverandørkommunikasjon godt med.
Med en digital portal kan du:
- Kommunisere med leverandørene i en brukervennlig portal der siste versjon av anbudsunderlaget alltid er tilgjengelig.
- Sikre full åpenhet – alle leverandører kan se alle spørsmål og publiserte svar.
- Automatisk stille kontrollspørsmål til anbyderne, som svarer direkte i portalen.
- Testkjøre hvordan et endret krav påvirker tilgjengelighet og konkurransesituasjon før du tar en beslutning om et spørsmål.
Kvalitetssikre evaluering av anbudene
Hvem vant? Å gjennomgå, evaluere og sammenligne anbud som inkluderer tusenvis av posisjoner er utrolig tidkrevende – og samtidig et svært viktig arbeid. En beslutning uten solid grunnlag kan bety at organisasjonen går glipp av viktige miljømål eller pådrar seg unødvendig høye kostnader. Det kan rett og slett ikke bli feil. Med en digital løsning kan du være trygg på at beslutningene baseres på data – aldri på magefølelse.
En digital anbudsløsning hjelper deg å:
- Automatisk sammenligne alle anbud med dine krav og mål på posisjonsnivå.
- Presentere en oversiktlig sammenstilling av alle anbud basert på din valgte evalueringsmetode.
- Ta smarte, datadrevne beslutninger som gir bedre resultater på lang sikt.
Hantera er enkelt å jobbe i, og veldig mye er forhåndsdefinert i systemet, noe som gir god støtte i anbudsarbeidet. For eksempel er mange krav og egenskaper forhåndsdefinert, slik at jeg enkelt kan legge til de som er relevante med bare et tastetrykk. – Lena Bergström, kostsjef, Habo kommune.