Analyser innkjøpsdata for bedre kontroll og smartere beslutninger
I virksomheter som lager mat til mange, er innkjøp av matvarer den absolutt største utgiftsposten. Men dessverre mangler ofte god oppfølging og verktøy for å forstå hvordan budsjettet brukes. Her har vi prøvd å samle noen tips om hvordan du kan få bedre innsikt i, og kontroll over matkostnadene.
![Hemsida Stor Analyser Innkjøpsdata](/media/boonqgh2/hemsida_stor_analyser-innkjøpsdata.png)
Hvordan har matkostnadene utviklet seg det siste året? Hvor stor andel av innkjøpene var økologiske eller lokalt produserte matvarer? I hvilke kategorier finnes det størst muligheter for å spare? Ved å analysere innkjøpsdataene dine, kan du få svar på disse spørsmålene og mye mer.
Samle, koble sammen og kvalitetssikre data
Det første steget for å kunne analysere innkjøpsdataene dine er å samle inn statistikk fra grossistene dine med informasjon om nettopp din virksomhets innkjøp, avtalte priser og sortiment. Data som deretter kompletteres med detaljer fra mat- og klimadatabaser, slik som Matinfo, RISE og Norsus for å lage rapporter om for eksempel CO2-fotavtrykk. I tillegg vil du ønske å samle inn informasjon fra virksomheten for å sammenstille mengden matsvinn.
Det er utfordrende å holde styr på de ulike datakildene, rapportformatene og systemene som er involvert. Dessverre tar denne oppgaven mye tid, og det er sjelden tilstrekkelige ressurser tilgjengelig for å gjennomføre den mer enn én gang per år, hvis i det hele tatt. Manuell innsamling av all denne informasjonen er ikke bærekraftig på lang sikt. Derfor er det nødvendig med digitalisering og automatisering for å kunne rapportere fullstendige, kvalitetssikrede data regelmessig.
Få oversikt over prisutvikling og budsjett
Når du har lyktes med å samle all innkjøpsdata i ett digitalt system, får du uendelige muligheter til å ta kontroll over kostnadene samt ta smartere beslutninger. På et overordnet nivå får du innsikt i hvordan prisutviklingen på matvarer har påvirket din totale kostnad over tid. Hvis prisene har økt raskere enn budsjettet ditt, trenger du enten å be om et høyere budsjett eller se over innkjøpene dine for å finne billigere alternativer.
![Hemsida Liten Analyser Innkjøpsdata](/media/cdekdegp/hemsida_liten_analyser-innkjøpsdata.png)
Innsikt i data gir deg også muligheten til i detalj å analysere matinnkjøpene for å ta smartere beslutninger. Noen eksempler:
- Kostnader per enhet – hvis en enhet har uvanlig høye kostnader, kan det være verdt å iverksette tiltak for kommunikasjon og opplæring rundt virksomhetens innkjøpspolicy og avtalte priser.
- Kostnad per proteintype – hvis prisen for en spesifikk type protein har økt mye, kan du enkelt se hvordan du kunne erstatte den med et annet matvare for å holde kostnadene innenfor budsjett uten å måtte ofre kvaliteten.
- Kostnad per kilo økologiske matvarer – hvis din virksomhet planlegger å øke andelen økologiske matvarer, kan du regne ut hvordan dette ville påvirke det totale budsjettet.
- Innkjøp utenfor avtale – oppdag i hvilke enheter og innen hvilke kategorier disse innkjøpene forekommer. Det gjør at du kan kommunisere bedre internt rundt avtaler og innkjøpspolicy, samt legge til ytterligere produkter ved neste forhandling/ anbud av matinnkjøp.
Skriven av:
Jenny Gruvfält