Analyser innkjøpsdata for bedre kontroll og smartere beslutninger

I virksomheter som lager mat til mange, er innkjøp av matvarer den absolutt største utgiftsposten. Men dessverre mangler ofte god oppfølging og verktøy for å forstå hvordan budsjettet brukes. Her har vi prøvd å samle noen tips om hvordan du kan få bedre innsikt i, og kontroll over matkostnadene. 

Hvordan har matkostnadene utviklet seg det siste året? Hvor stor andel av innkjøpene var økologiske eller lokalt produserte matvarer? I hvilke kategorier finnes det størst muligheter for å spare? Ved å analysere innkjøpsdataene dine, kan du få svar på disse spørsmålene og mye mer. 

Hemsida Stor Analyser Innkjøpsdata

Samle, koble sammen og kvalitetssikre data

Det første steget for å kunne analysere innkjøpsdataene dine er å samle inn statistikk fra grossistene dine med informasjon om nettopp din virksomhets innkjøp, avtalte priser og sortiment. Data som deretter kompletteres med detaljer fra mat- og klimadatabaser, slik som Matinfo, RISE og Norsus for å lage rapporter om for eksempel CO2-fotavtrykk. I tillegg vil du ønske å samle inn informasjon fra virksomheten for å sammenstille mengden matsvinn.

Det er utfordrende å holde styr på de ulike datakildene, rapportformatene og systemene som er involvert. Dessverre tar denne oppgaven mye tid, og det er sjelden tilstrekkelige ressurser tilgjengelig for å gjennomføre den mer enn én gang per år, hvis i det hele tatt. Manuell innsamling av all denne informasjonen er ikke bærekraftig på lang sikt. Derfor er det nødvendig med digitalisering og automatisering for å kunne rapportere fullstendige, kvalitetssikrede data regelmessig.

Få oversikt over prisutvikling og budsjett

Når du har lyktes med å samle all innkjøpsdata i ett digitalt system, får du uendelige muligheter til å ta kontroll over kostnadene samt ta smartere beslutninger. På et overordnet nivå får du innsikt i hvordan prisutviklingen på matvarer har påvirket din totale kostnad over tid. Hvis prisene har økt raskere enn budsjettet ditt, trenger du enten å be om et høyere budsjett eller se over innkjøpene dine for å finne billigere alternativer. 

Innsikt i data gir deg også muligheten til i detalj å analysere matinnkjøpene for å ta smartere beslutninger. Noen eksempler: 

Hemsida Liten Analyser Innkjøpsdata

Kostnader per enhet – hvis en enhet har uvanlig høye kostnader, kan det være verdt å iverksette tiltak for kommunikasjon og opplæring rundt virksomhetens innkjøpspolicy og avtalte priser. 
Kostnad per proteintype – hvis prisen for en spesifikk type protein har økt mye, kan du enkelt se hvordan du kunne erstatte den med et annet matvare for å holde kostnadene innenfor budsjett uten å måtte ofre kvaliteten. 
Kostnad per kilo økologiske matvarer – hvis din virksomhet planlegger å øke andelen økologiske matvarer, kan du regne ut hvordan dette ville påvirke det totale budsjettet. 
Innkjøp utenfor avtale – oppdag i hvilke enheter og innen hvilke kategorier disse innkjøpene forekommer. Det gjør at du kan kommunisere bedre internt rundt avtaler og innkjøpspolicy, samt legge til ytterligere produkter ved neste forhandling/ anbud av matinnkjøp. 

Tekst av Jenny Gruvfält