Livsmedels-upphandling
Arbetar du med stora upphandlingar av livsmedelsavtal? Då vet du att det kan vara svårt att hålla koll på att tusentals positioner innehåller rätt krav och egenskaper. För att inte tala om priser. Det finns ett bättre sätt. Med en smart, digital lösning kan du samla allt om din upphandling på ett ställe, sätta tydliga mål och automatisera utvärderingen av anbudssvar.
Fördelarna med en digital livsmedelsupphandling:
Spara tid
Undvik manuellt arbete och automatisera processer.
Nå målen
Anpassa automatiskt positioner utifrån mål och kvalitetskrav.
Kommunicera smidigt
Svara på frågor från leverantörerna och säkerställ full transparens.
Utvärdera enkelt
Jämför anbud automatiskt och fatta datadrivna beslut.
Ta bort manuellt arbete
Att skapa underlaget till en livsmedelsupphandling är traditionellt en extremt tidskrävande uppgift. Behov och krav ska samlas in från olika personer och funktioner i organisationen. Varje position ska kontrolleras och verifieras mot budget och mål. En Excel-fil skickas fram och tillbaka med risken att flera olika versioner skapas. Resultatet? En långsam process utan central insyn och kontroll.
Med en digitaliserad och automatiserad process kan du istället:
- Automatiskt generera upphandlingsunderlaget baserat på er organisations inköpsstatistik.
- Samarbeta för att uppdatera och validera underlaget i en gemensam, användarvänlig lösning.
- Anpassa positioner och krav utifrån era mål med ett enkelt knapptryck.
Anpassa upphandlingen till krav och mål
Det är ofta många dimensioner att ta hänsyn till vid en livsmedelsupphandling. Självklart budget, men även kvalitetskrav och organisationens uttalade mål, såsom andel ekologiska livsmedel, närproducerat eller CO2-ekvivalenter per portion. I en manuell upphandlingsprocess är det svårt, eller nästintill omöjligt, att hålla koll på alla dessa parametrar. Särskilt när upphandlingsunderlaget innehåller tusentals positioner. Det är här en digital lösning hjälper dig att skapa ordning i kaoset.
En digital upphandlingslösning hjälper dig att:
- Automatiskt anpassa positioner utifrån din organisations målsättningar och kvalitetskrav.
- Få en överblick över hur det totala upphandlingsunderlaget förhåller sig till era klimat- och budgetmål.
- Förstå hur krav och mål påverkar konkurrenssituationen, och därmed priset, för specifika artiklar.
Kommunicera smidigt med leverantörerna
Hur mycket tid du än har lagt på ett genomarbetat upphandlingsunderlag kommer det ändå att dyka upp frågor från leverantörer, grossister och producenter. Godtar ni 49% bär i sylten även om kravet säger 50%? Är det OK att erbjuda en större förpackning till ett lägre kilopris? Vad menar ni med närproducerad råvara?
Det tar inte bara tid och resurser i anspråk att svara på alla frågor. Du måste dessutom säkerställa att alla leverantörer får tillgång till svaren så att upphandlingen är rättvis och transparent. Då kommer en digital portal för leverantörskommunikation väl till pass.
Med en digital portal kan du:
- Kommunicera med leverantörerna i en användarvänlig portal där senaste versionen av upphandlingsunderlaget alltid finns tillgängligt.
- Säkerställa full transparens – alla leverantörer kan se alla frågor och publicerade svar.
- Automatiskt ställa kontrollfrågor till anbudsläggarna som svarar direkt i portalen.
- Testköra hur ett förändrat krav påverkar tillgänglighet och konkurrenssituation innan du fattar beslut kring en fråga.
Kvalitetssäkra utvärdering av anbuden
Vem vann? Att granska, utvärdera och jämföra anbud som inkluderar tusentals positioner är otroligt tidskrävande. Det är också ett otroligt viktigt arbete. Ett ogrundat beslut kan innebära att organisationen missar viktiga miljömål eller drar på sig onödigt höga kostnader. Det får bara inte bli fel. Med en digital lösning kan du känna dig trygg i att beslut baseras på data, aldrig på magkänslan.
En digital upphandlingslösning hjälper dig att:
- Automatiskt jämföra alla anbud med dina krav och mål på positionsnivå.
- Presentera en överskådlig sammanställning av alla anbud baserat på din valda utvärderingsmetod.
- Fatta smarta, datadrivna beslut som ger bättre resultat på lång sikt.
”Hantera är enkelt att arbeta i och väldigt mycket är förberett i systemet vilket ger bra stöd i upphandlingsarbetet. Exempelvis finns många krav och egenskaper fördefinierade så att jag enkelt kan lägga till de som är relevanta med bara ett knapptryck.” – Lena Bergström, kostchef, Habo kommun.
Vill du automatisera din nästa livsmedelsupphandling? Kontakta oss för en demo.
Habo kommun rivstartade livsmedelsupphandlingen med Hantera
När Habo kommun skulle börja sköta livsmedelsupphandlingar i egen regi var tiden knapp och kompetensen saknades. Tack vare systemet Hante...
Livsmedelsupphandling
Kalmar kommun sparar miljoner med hjälp av statistik och delak...
Trots skenande livsmedelspriser har Kalmar kommun lyckats med konststycket att spara på livsmedelskostnaderna med bibehållen kvalitet. My...
Webinarium
Se hur du kan digitalisera din livsmedelsupphandling!
Genom en digitaliserad livsmedelsupphandling kan du spara både tid och pengar, följa upp viktiga målsättningar och samla statistik på ett...