Från manuell egenkontroll till digital för Orust kommun

När Orust kommun började digitalisera egenkontrollen handlade det inte bara om att ersätta pärmar och papperslappar. Målet var att skapa tryggare rutiner, bättre stöd i vardagen och en modernare måltidsverksamhet för både chefer och medarbetare.

Smidigare, säkrare och proffsigare. Charlotte Odhe, verksamhetschef kost och lokalvård i Orust kommun, har bara lovord att ösa över den digitaliseringsresa som hon och hennes medarbetare gjorde för ett par år sedan när det gäller egenkontrollen.

- Egenkontrollen har en tendens att bli ett trist måste, med pärmar med lösbladssystem där uppgifter fylls i för hand och lappar ibland kommer bort. Vi har tänkt i flera år att ska vi verkligen hålla på så här? säger Charlotte Odhe.

Dessutom, säger hon, finns det ett politiskt mål om att jobba mer framåtlutat och digitalt i alla delar av den kommunala verksamheten. Och eftersom man redan hade digitala program för menyplanering via Matilda Foodtech blev det naturligt att använda modulen Matilda Egenkontroll för att få en smidig och säker helhetslösning.

Skapa positivt tryck

Startskottet var en inspirationsutbildning kring livsmedelshygien och digitalisering av egenkontroll, som följdes av ett pilotförsök i ett av de större produktionsköken. Detta skapade ett positivt tryck från medarbetare i övriga kök som hörde av sig och undrade när digitaliseringen skulle komma till dem.

Därefter har det bara rullat på. I dag har alla produktionskök digitaliserad egenkontroll för livsmedel och det återstår bara implementering i ett par av mottagningsköken.

- Hela processen har varit väldigt inkluderande och involverande. Sedan gäller det att välja rätt personer som kan driva processen framåt, att verkligen ta vara på medarbetare som vill och vågar lite mer och låta dem få glänsa, säger Charlotte Odhe.

I Orust kommun är det arbetsledande kocken Åsa Björklund som tillsammans med måltidsutvecklaren Sofia Johansson haft huvudansvaret för att bygga upp en tydlig struktur med kontrollpunkter utifrån varje enhets förutsättningar och rutiner. Just detta med att ha en arbetsledande kock som en central kraft i förändrings- och uppföljningsarbetet har varit en viktig framgångsfaktor.

Dels för att hon vet exakt hur arbetet går till och vad som är utmaningarna både praktiskt och tidsmässigt, dels för att det gör det lättare att ha en öppen dialog kring vad som fungerar bra och mindre bra.

- Om någon till exempel har missat att utföra en kontrollpunkt eller glömt sitt lösenord blir det inte ”bedömt” av en chef utan man får hjälp och support av en kollega. Man blir som ett team där alla är delaktiga och tycker att detta är viktigt.

Förenklar tillsynen

Digitaliseringen har inneburit stora förändringar i det dagliga arbetet och skapat nya möjligheter för verksamheten att arbeta mer strukturerat och enhetligt.

– Det har varit en fantastisk resa för både chefer och medarbetare, säger verksamhetschefen Charlotte Odhe.

Digitaliseringen har inte bara gjort arbetet smidigare och säkrare – den har också blivit ett sätt att höja kompetensen hos samtliga medarbetare. I kommunens produktionskök arbetar utbildade kockar med maten, medan det i mottagningsköken ute på förskolorna ofta är lokalvårdare som ansvarar för serveringen – och därmed även kontrollerna kring livsmedelssäkerhet. De dagliga digitala kontrollrutinerna har ökat förståelsen för exempelvis temperaturkontroller och vikten av olika rengöringsrutiner.

- I dag vet alla precis vad de gör och varför, vilket har fått dem att växa i sitt uppdrag, säger Charlotte Odhe.

Själv har hon aldrig tidigare känt sig så trygg med att ha en fungerande egenkontroll i hela verksamheten och som svarar upp emot tillsynsmyndighetens krav. Tidigare när inspektörerna kom ut oanmält mitt i värsta lunchrusningen med frågor och synpunkter uppstod ibland missförstånd. Nu kan egenkontrollen stämmas av centralt och inspektörerna kontrollerar att köken följer sina rutiner. Tillsynen blir mer effektiv samtidigt som kostnaden för den blir lägre, när färre timmar krävs.

Att varje dag servera god, näringsrik och säker mat till våra gäster är vårt viktigaste uppdrag – och det är precis det vi vet att vi levererar!

Guide: Så blir egenkontrollen en digital succé

I Orust kommun har digitaliseringen av egenkontrollen blivit ett riktigt lyft, som ökat såväl säkerheten som tryggheten och professionaliteten i måltidsverksamheten. Här är några av verksamhetschefen Charlotte Odhes bästa tips för att lyckas med implementeringen.

Börja i liten skala. Introducera det digitala verktyget i ett kök i taget och skapa på så vis en positiv förväntan och intern efterfrågan från andra kök och medarbetare.
Hitta eldsjälarna. Det finns alltid pigga medarbetare som vill lite mer och som utvecklas av att få extra ansvar för digitaliseringen – gärna någon med arbetsledande funktion men som finns ”ute på köksgolvet”.
Bygg teamkänsla. Fördela de nya arbetsuppgifterna jämnt mellan kök och medarbetare så att alla är med och känner att de har koll och kan vara med och bidra.

Skriven av:
Agneta Renmark