Hantera – din digitala assistent för livsmedelsinköp

Hantera är ett stödsystem för upphandling och uppföljning av livsmedelsinköp. Men Hantera är så mycket mer än ett digitalt verktyg. När du börjar använda Hantera får du dessutom tillgång till ett team av erfarna experter som hjälper dig genom hela processen. Från att förstå vilka livsmedel med vilka krav som kan upphandlas och analysera anbudssvar till att följa upp utvecklingen av livsmedelskostnader och avtalsefterlevnad. I Hantera kan du också rapportera svinn och mjölkvolymer för ansökan om mjölkstöd.  

Hantera används av fler än 250 måltidsorganisationer i offentlig och privat sektor runtom i Sverige. Lösningen är ett viktigt verktyg för flera olika roller och funktioner: 

• Upphandlare använder Hantera för att ta fram välgrundade underlag för livsmedelsupphandlingar med hjälp av inköpsstatistik och tydlig kravställan. Dessutom hjälper Hantera till att sammanställa och utvärdera anbudssvaren för att stödja beslutsprocessen. 
• Controllers eller budgetägare använder Hantera för att följa upp kostnadsutvecklingen och att inköp görs hos avtalade leverantörer till rätt priser. 
• Måltidschefer använder rapporterna i Hantera för att förstå och kommunicera hur verksamheten ligger till kring viktiga mål, exempelvis hur stor andel av livsmedlen som är ekologiska. 
• Du som jobbar inom en måltidsorganisation använder Hantera för att registrera och följa upp olika typer av matsvinn eller se hur just din enhet lever upp till mål för livsmedelsinköp eller måltidernas klimatpåverkan. 
• För dig som är miljöstrateg är Hantera ett viktigt verktyg som hjälper dig att sammanställa data om livsmedelsinköpens klimatpåverkan, matsvinn och hur verksamheten ligger till jämfört med egna hållbarhetsmål eller målen i Agenda2030. 

• Tidsbesparingar – verksamheter som använder Hantera sparar mycket tid genom att undvika manuellt arbete
• Ökad kvalitet – välgrundade upphandlingar leder till kvalitetssäkrade livsmedel som lever upp till era krav 
• Kontroll – med all inköpsstatistik lättillgänglig blir det enkelt att kvalitetssäkra inköp mot avtal samt följa upp kostnader mot budget och faktiskt utfall mot verksamhetens mål 
• Accelerera hållbarhetsarbetet – med all klimatdata på ett ställe är Hantera ett kraftfullt verktyg för att nå målen i Agenda2030 
• Ökat engagemang – med Hantera blir det enkelt att kommunicera och följa upp era mål kring exempelvis matsvinn, miljöpåverkan och andel ekologiska livsmedel  

• Hantera är en beprövad lösning som idag används av fler än 250 måltidsorganisationer i offentliga verksamheter runtom i Sverige 
• Upphandlingsunderlaget skapas enkelt med hjälp av er historiska inköpsdata och Hanteras unika livsmedelsdatabas  
• Hantera sammanställer alla anbudssvar och matchar automatiskt era krav mot produkterna i anbuden så att ni kan känna er trygga i att era beslut är välgrundade 
• Du får rådgivning och vägledning genom hela upphandlingsprocessen, dels med hjälp av tydliga underlag, dels av Hanteras erfarna medarbetare 
• Det är enkelt att komma igång med Hanteras webbaserade, användarvänliga gränssnitt – här behövs ingen installation eller lång utbildning  
• Hantera sammanställer all information du behöver för att snabbt och enkelt skicka in mjölkstödsansökan till Jordbruksverket 

Läs mer om vilka fördelar användare av Hantera har upplevt: Våra kundreferenser. 

Fortsätt bläddra neråt eller använd länkarna för att hoppa direkt till den sektion du är intresserad av.

Så här används Hantera i upphandlingsprocessen
Så här används Hantera för uppföljning av livsmedelsinköp
Så här används Hantera för mjölkstödsansökan
Så här används Hantera för uppföljning av matsvinn
Hantera LIVS, Hantera ENHET och Hantera BUTIK
Kundreferenser
Vanliga frågor och svar

Tillsammans med Hanteras supportpersonal skapar du ett upphandlingsunderlag i den webbaserade lösningen. Vi hjälper till att läsa in statistikfiler för era tidigare inköp (inklusive sortiment, pris och volymer) som utgångspunkt för den kommande upphandlingen. 
Våra erfarna rådgivare stöttar med en analys av nuvarande inköpsmönster, diskuterar vad som kan förbättras och ger tips kring hur andra verksamheter som använder Hantera har löst specifika utmaningar.

Ni kompletterar sedan inköpsstatistiken med era förändrade behov eller nya mål för exempelvis andel ekologiska livsmedel. På så sätt hjälper Hantera er att skapa ett välgrundat underlag för upphandlingen – baserat på vad ni verkligen behöver. Rätt livsmedel, i rätt volymer och till rätt kvalitet helt enkelt.

Hantera erbjuder ett strukturerat och effektivt sätt att skapa upphandlingsunderlaget. Alla som är involverade i upphandlingsarbetet kan arbeta på ett smidigt och säkert sätt i en och samma digitala lösning. 

Eftersom alla frågor och positioner som ingår i upphandlingen finns i Hantera kan du när som helst få en överblick över upphandlingens innehåll. Du kan exempelvis se hur många artiklar som hanterats, vilka som behöver kompletteras och hur stor andel av positionerna som har krav på ekologiska eller lokalt producerade varor. Det hjälper dig att säkerställa att upphandlingsarbetet följer uppsatt tidsplan och att livsmedlen som ingår lever upp till de mål som verksamheten satt.

För varje varugrupp och livsmedel som ingår i upphandlingen kan du definiera krav i form av egenskaper på positionsnivå. Som stöd finns Hanteras unika artikeldatabas med fler än 175 000 produkter. Här får du detaljer om allt från storlek och smak till olika certifieringar och egenskaper. Den här informationen hjälper dig att sätta tydliga krav på varje enskilt livsmedel i er upphandling. 

Alla detaljer kring tidigare inköp följer med statistiken som läses in i Hantera, inklusive egenskaper, volymer och belastningsvärden. På så sätt slipper du börja helt från ett blankt blad utan använder tidigare inköp som grund. Självklart kan du också lägga till ytterligare eller nya krav som är relevanta för er organisation om det inte funnits med i tidigare inköp. Här kan du med fördel använda Hanteras artikeldatabas som referens för att se vilka egenskaper som är tillgängliga för en specifik produkt. Upphandlingsmyndighetens krav finns redan inlagda i systemet så att du kan välja att lägga till dem med ett enkelt klick. 

Hanteras unika livsmedelsdatabas är också ett ovärderligt verktyg för att kontrollera marknadsutbudet till er upphandling. Den ger er direkt svar på om det finns tillräckligt många (eller för många) produkter och leverantörer som kan matcha era krav. På så sätt kan du få indikationer på om du behöver justera egenskaper eller krav innan du publicerar upphandlingen. Det sparar tid både för dig och anbudsgivarna.

Hanteras support granskar och ger feedback på upphandlingsförfrågan. Här får du tillgång till många års erfarenhet från livsmedelsupphandlingar och tips på hur andra verksamheter gjort. Rådgivarna hos Hantera har dessutom regelbunden kontakt med Upphandlingsmyndigheten, producenter och leverantörer så att du alltid får uppdaterad information, råd och insyn i trender på marknaden.

När underlaget är färdigställt får du en anbudssvarsfil från Hantera. Denna bifogar du när du publicerar upphandlingen i det upphandlingsverktyg som er verksamhet använder.

När du får frågor under annonseringstiden kan du använda Hantera för att stämma av utbudet på marknaden. Om frågorna ger upphov till förändrade krav eller egenskaper uppdaterar du de specifika positionerna i Hantera.

Hantera innehåller stöd för provsmakningar. Använd Hanteras beställningslistor, testprotokoll och administrationsprotokoll för att registrera resultat vid provsmakningar. På så sätt har du alla detaljer kring era anbud samlat i en och samma digitala lösning.

När du tagit emot anbudssvar läses dessa in i Hantera för kontroll och granskning. Varorna i anbudssvaren matchas automatiskt mot ert underlag för att säkerställa att de lever upp till de krav och egenskaper som ni har definierat, på varje enskild position. På så sätt får ni en systematisk och rättvis bedömning av hur väl anbudssvaren möter era krav.

Du får en digital sammanställning över alla anbud med tydliga rapporter som visar skillnader mellan de olika leverantörernas erbjudanden. Om det finns oklarheter i anbuden lyfter Hantera upp dem så att du kan kontrollera specifika positioner och vid behov kontakta leverantören för förtydliganden. Allt för att du ska kunna känna dig trygg i att ni fattar rätt beslut.

Hanteras rådgivare stödjer dig i utvärderingsprocessen. Eftersom all information finns i Hantera blir det lätt att jämföra olika anbudssvar och se hur de motsvarar era uppsatta krav. Efter utvärderingen får du utvärderingsunderlag och slutanalys från Hantera.

Hantera läser in inköpsstatistik från era leverantörer på regelbunden basis. Om ni har enheter som handlar i online- eller fysiska butiker, används modulen Hantera BUTIK för att även läsa in den statistiken så att ni har all data på ett och samma ställe. 

Rapporteringsmöjligheterna i Hantera är stora. Det finns ett 60-tal färdiga rapporter och du kan även skapa egna rapporter för en viss del av verksamheten, en enskild enhet eller typ av livsmedel.  Med hjälp av rapporterna i Hantera kan du enkelt få fram till exempel information om kostnader, andel ekologiska livsmedel och andel köp utanför avtal.

Rapporterna i Hantera hjälper dig att i detalj följa upp inköp utanför den nettoprislista som ni har avtalat med era leverantörer. Genom att filtrera rapporterna kan du direkt se om det är ett visst livsmedel eller en specifik enhet som orsakar inköp utanför avtal.

Priser går upp och ner. Kontroll på kostnader och budget är alltid viktigt. I Hantera LIVS kan du följa prisutvecklingen genom att jämföra prislistor över tid från aktuella leverantörer. Genom att basera priserna med inköpta volymer kan du också få fram prispåverkan vid prisjusteringar och få förslag på eventuella ersättningsartiklar. Nyckeltalet kronor per kilo ger också en indikation på prisutvecklingen.

Rapporter och statistik är bara till nytta om verksamheten kan ta till sig informationen och använda den i sitt dagliga arbete. Hantera gör det enkelt att dela rapporter på regelbunden basis. Du kan sätta upp automatiska utskick av rapporter och nyckeltal till ett obegränsat antal mottagare i organisationen. På så vis kan du exempelvis skicka ut månadsvisa uppdateringar för hur respektive enhet ligger till på de viktigaste målen, såsom hållbarhet och kostnad.

Hantera hjälper er att aktivt arbeta med era livsmedelsmål från målsättning till utförande och uppföljning. Statistiken som finns samlad i Hantera hjälper er att få en bild av nuläge och sätta realistiska mål. Ni kan sedan registrera era viktigaste nyckeltal och mål för dessa i Hantera för att enkelt kunna styra inköpen och rapportera på måluppfyllnad.

På så sätt är Hantera ett viktigt verktyg för att knyta era mål till den dagliga verksamheten och skapa engagemang i hela organisationen. Med tydlig kommunikation om målsättningarna och regelbunden uppföljning kring hur ni ligger till, totalt och per enhet, blir det lättare att få med alla på tåget.

Du kan också jämföra era nyckeltal med resultat från andra organisationer som använder Hantera. På så sätt kan du direkt se om er verksamhet ligger i linje med genomsnittet, eller om det finns utrymme för förbättringar inom specifika områden. Hanteras rådgivare hjälper er gärna att diskutera förbättringar och ge tips på hur andra verksamheter gjort för att nå bra resultat.

Med hjälp av den kostnadsfria modulen Hantera Enhet Bas får du full koll på hur den egna enheten eller köket ligger till på viktiga nyckeltal jämfört med verksamhetens mål.

Så här fungerar Hantera Enhet Bas:

• Verksamhetens nyckeltal och mål läggs in i Hantera på central nivå.
• Varje enhet kan se sina resultat i en överskådlig vy.
• Rapporter med enhetens nyckeltal kan även distribueras via automatiska e-postutskick. 
• Statistiken uppdateras månadsvis alternativt kvartalsvis.
• Nyckeltalen fungerar som ett verktyg för att hitta besparingsmöjligheter och arbeta med löpande förbättringar på varje enhet och kök.

Förutom att samla all inköpsstatistik kan du även använda modulen Hantera Enhet Mjölk för att registrera intern fördelning av mjölkkvantiteter mellan olika enheter, om t ex en skola delar med sig av mjölk till en närliggande förskola. Denna registrering av faktiska kvantiteter är ett nytt krav för mjölkstödsansökan från 1 augusti 2022.

Beroende på hur er verksamhet och era behov ser ut erbjuder vi tre Hantera-moduler. Hantera LIVS är grundmodulen till vilken du kan addera Hantera ENHET och Hantera BUTIK. Nedan hittar du en översikt över vilka funktioner som ingår i respektive modul.

Vem har nytta av Hantera?
Hantera används framför allt av måltidsorganisationer för att följa upp inköp inom avtal, prisutveckling och hur väl verksamheten lever upp till mål kring exempelvis lokalt producerade livsmedel.

Upphandlare har hjälp av Hantera för att ta fram välgrundade underlag för livsmedelsupphandlingar och utvärdera anbudssvaren för att stödja beslutsprocessen. 

Även controllers och miljöstrateger har nytta av Hantera för att följa avtalstrohet och uppsatta mål.

Hur många organisationer använder Hantera?
Hantera används av fler än 250 måltidsorganisationer i offentlig sektor runtom i Sverige.

Är Hantera ett nytt system?
Hantera har funnits i drift sedan 2013 och vidareutvecklas ständigt för att tillgodose alla behov av digitalisering och effektivisering som uppstår i verksamheter med storkök.

Levereras någon funktion eller modul i Hantera av en tredje part?
Nej, allt som ingår i Hantera ägs och levereras av Matilda FoodTech, en ledande leverantör av användarvänliga, digitala lösningar för hela måltidsprocessen.