So wurde die Eigenkontrolle in Laholm zu einem Selbstläufer

Bei Laholms kommun in Südschweden wurden Ordner und handschriftliche Notizzettel in den Küchen durch ein digitales Eigenkontrollsystem ersetzt. Das Ergebnis: einfachere Abläufe, bessere Übersicht – und ein Eigenkontrollprogramm, das sich (fast) von selbst steuert.

Die Mahlzeitenorganisation von Laholms kommun arbeitet seit Langem mit den Systemen Hantera für Lebensmitteleinkauf und Statistik sowie Mashie für die Menüplanung – beide stammen von Matilda FoodTech. Deshalb war es naheliegend, sich bei der Digitalisierung des Eigenkontrollprogramms für einen bewährten und vertrauten Partner zu entscheiden.

„Wir haben uns mehrere Lösungen angeschaut, aber Matilda Eigenkontrolle war das benutzerfreundlichste System. Ein weiterer Vorteil ist, dass wir die Systeme miteinander verknüpfen können und so einen ganzheitlichen Überblick über den gesamten Verpflegungsprozess erhalten“, sagt Andreas Albjär, stellvertretender Leiter der Mahlzeitenorganisation bei Laholms kommun.

Digitalisierte Eigenkontrolle – ein Gewinn für alle

Die Digitalisierung hat für alle, die an der Eigenkontrolle beteiligt sind, spürbare Verbesserungen gebracht – für das Küchenpersonal, die Leitung der zentralen Mahlzeitenorganisation, die Lebensmittelkontrolleure und nicht zuletzt für die Gäste.

In den 37 Küchen von Laholms kommun nutzen die Mitarbeitenden Smartphones oder Tablets, um die tägliche To-do-Liste des Eigenkontrollprogramms schnell einzusehen. Klare Kontrollpunkte oder Fragen mit Anweisungen zeigen genau, was zu tun ist. Links zu Verfahrensbeschreibungen sind leicht zugänglich, falls zusätzliche Informationen benötigt werden.

„Dank Matilda funktioniert unsere Eigenkontrolle wie ein Selbstläufer – alles läuft unglaublich reibungslos! Die Checkliste zeigt, was zu tun ist und warum. Automatische Erinnerungen werden verschickt, wenn ein Kontrollpunkt noch offen ist. Und ich kann schnell und einfach einen Bericht abrufen, der zeigt, wie der Stand in allen Küchen ist“, sagt Andreas Albjär.

Auch die Lebensmittelinspektorin bzw. der Lebensmittelinspektor profitiert davon, dass Laholms kommun die Eigenkontrolle digitalisiert hat. Bei einer Inspektion können alle Fragen direkt mit Hilfe von Matilda Eigenkontrolle beantwortet werden.

Alle Informationen sind an einem Ort gebündelt, und das Personal kann genau nachweisen, welche Kontrollen durchgeführt wurden, von wem und zu welchem Zeitpunkt. Alles ist dokumentiert und lückenlos nachvollziehbar.

„Wir tragen eine große Verantwortung für die Qualität und Sicherheit der 4.500 Mahlzeiten, die wir täglich an die Bürgerinnen und Bürger der Gemeinde liefern. Dank Matilda Eigenkontrolle können sich alle, die an der Essensversorgung beteiligt sind, darauf verlassen, dass wir alles richtig machen“, sagt Andreas Albjär.

Einfach zu implementieren, leicht zu bedienen

Die Mahlzeitenorganisation von Laholms kommun hatte bereits damit begonnen, das Eigenkontrollprogramm zu überprüfen und eine gründliche Analyse des HACCP-Konzepts durchzuführen.

Die Einführung des digitalen Systems Matilda Eigenkontrolle war daher ein logischer nächster Schritt in diesem Prozess. Der Übergang zu einer digitalen Arbeitsweise verlief deutlich einfacher als erwartet.

„Man merkt, dass diejenigen, die das System entwickelt haben, ein enormes Fachwissen über Eigenkontrolle, HACCP und Lebensmittelsicherheit besitzen. Das System bietet eine starke Grundlage auf hohem Niveau und lässt sich **einfach an unsere Abläufe anpassen“, sagt Andreas Albjär.

Dank einer benutzerfreundlichen Oberfläche und klaren Anweisungen konnten Andreas und seine Kolleginnen und Kollegen das neue System schnell und unkompliziert einführen. Eine Schulung war kaum nötig.

„Ich habe noch nie ein Programm erlebt, das so einfach zu bedienen ist! Das Küchenpersonal ist sehr zufrieden mit dem System, und ich kann jederzeit über Berichte einen zentralen Überblick erhalten“, sagt Andreas Albjär, stellvertretender Leiter der Mahlzeitenorganisation bei Laholms kommun.