Säker livsmedelshantering med Matilda Egenkontroll

Matilda Egenkontroll ger dig fullständig kontroll över livsmedelssäkerheten i hela måltidsverksamheten. Med digitala checklistor och påminnelser skapar Matilda trygghet och spårbarhet i hela livsmedelskedjan. Från mottagen leverans av råvaror till diskade grytor – och allt däremellan. Vilka allergener hanteras i köket idag? Har fiskgrytan uppnått rätt tillagningstemperatur? Är de kylda rätterna tillräckligt kalla?

Matilda Egenkontroll hjälper dig att komma ihåg alla kontrollpunkter och enkelt registrera temperaturer eller klarmarkera en uppgift på surfplatta, datorn eller mobiltelefon. Alla moment dokumenteras och sparas digitalt i en och samma säkra lösning så att ni kan vara säkra på att lagkrav och regler följs.

Matilda är en användarvänlig lösning för alla som är involverade i egenkontrollprocessen:

• För kökspersonalen: lätt att göra rätt med tydliga, digitala checklistor och rutinbeskrivningar i surfplatta och mobiltelefon.
• För kökschefen: alltid koll på vilka moment som genomförts, av vem och vid vilken tidpunkt samt vad som kvarstår.
• För verksamhetsansvarig: central överblick över alla enheter ger trygghet i att lagar och regler efterlevs och möjlighet att fånga upp brister direkt.
• För VD, styrelse, nämnd: snabb tillgång till statusrapporter och möjlighet att när som helst följa upp att verksamheten följer gällande lagkrav.

Lätt att göra rätt – den dagliga att-göra-listan visar tydligt vilka moment som ska genomföras för att leva upp till krav och regler:

• Ökad trygghet – alla som är involverade i måltidsprocessen, i köket eller på en central administration, kan känna sig trygga med att livsmedel har hanterats på ett säkert och korrekt sätt i alla led
• Full kontroll – systemet visar vem som har gjort vad, vid vilken tidpunkt och vilka moment som kvarstår samt skickar påminnelser så att ingenting glöms bort eller hamnar mellan stolar
• Minskad risk – med digitala checklistor, rutinbeskrivningar och påminnelser undviker du risken för mänskliga fel, pärmar som inte är uppdaterade eller lappar som tappas bort
• Ökad kunskap och engagemang – med enkla egenkontrollprogram och tydlig uppföljning sprids kunskapen om säker mat i hela organisationen samtidigt som engagemang och känslan av delaktighet ökar
• Spara tid – med alla checklistor i ett digitalt verktyg kan de dagliga kontrollerna i köket göras betydligt snabbare och uppdaterade eller nya rutiner kan skickas ut till alla enheter med en enkel knapptryckning

• Du får tillgång till ett färdigt egenkontrollprogram som följer rådande branschriktlinjer, och som även kan anpassas för er verksamhets behov
• Tillsyn och revision görs enkelt tack vare att all dokumentation finns sparat i ett säkert, digitalt system
• Matilda Egenkontroll är lätt att använda för alla som är involverade i hanteringen av livsmedel, oavsett tidigare datorvana
• Det går snabbt att komma igång tack vare en helt webbaserad lösning med inbyggda mallar samt Matildas kunniga supportpersonal
• Lösningen är flexibel och kan med fördel användas till andra typer av kontrollrutiner i eller omkring köket

Läs mer om vilka fördelar användare av Matilda Egenkontroll har upplevt: Våra kundreferenser

Fortsätt bläddra neråt eller använd länkarna för att hoppa direkt till den sektion du är intresserad av.

Så här används Matilda Egenkontroll i köket
Så här används Matilda Egenkontroll av verksamhetsansvariga
Så här används Matilda Egenkontroll vid tillsyn och revision
Så här kommer ni igång med Matilda Egenkontroll
Översikt: Det här ingår i Matilda Egenkontroll
Referenser
Frågor och svar

Matilda Egenkontroll är ett ovärderligt verktyg för att hjälpa personalen i köket att genomföra rätt kontroller vid rätt tillfälle.

All personal får ett eget användarkonto som används vid inloggning. Systemet registrerar vem som gjort vad och säkerställer att inga viktiga uppgifter hamnar mellan stolar.

De egenkontrollprogram som ska utföras i köket bestäms på central nivå, antingen genom att använda de färdiga mallarna i Matilda eller anpassade mallar för att täcka verksamhetsspecifika behov.

De dagliga kontrolluppgifterna är en naturlig del i kökets arbete. Istället för att följa en checklista i en pärm och skriva upp temperaturer på post-it-lappar loggar kökspersonalen in i Matilda Egenkontroll via en dator, surfplatta eller mobiltelefon.

Vid inloggning visas direkt en att-göra-lista med de moment som ska genomföras enligt verksamhetens egenkontrollprogram.

Exempel på dagliga kontrollmoment är:  

• registrera tillagningstemperaturer
• daglig rengöring av kök
• spara matprov
• registrera allergener som ingår i dagens meny

Ni kan med fördel lägga till rutinbeskrivningar med bilder för varje moment så att det är tydligt för kökspersonalen vad som ska göras på respektive punkt i checklistan. Tydliga beskrivningar underlättar särskilt vid upplärning av ny personal eller när ni behöver ta in vikarier i köket.

När en uppgift är utförd klarmarkeras den med ett enkelt klick i systemet. När listan är tom får kökspersonalen en tydlig bekräftelse på att egenkontrollen utförts enligt gällande krav. All dokumentation sparas automatiskt, vilket ger fullständig spårbarhet och underlättar vid framtida revisioner.

När livsmedelsleveranser tas emot eller färdiglagad mat ska levereras ut från köket till andra enheter i verksamheten loggar kökspersonalen in i Matilda Egenkontroll och aktiverar checklistan för varumottagning respektive utleverans. Listan visar tydligt vilka kontrollmoment som ska genomföras och användaren klarmarkerar varje steg med ett enkelt klick. Självklart finns alla kontrollpunkter sparade och dokumenterade i Matilda för rapportering och uppföljning.

När avvikelser eller brister upptäcks i köket används Matilda Egenkontroll för att rapportera dessa på ett snabbt och utförligt sätt. Kökspersonalen kan enkelt använda surfplattan eller mobiltelefonen för att ta ett foto som kopplas till ärendet. Därefter lägger de till en beskrivning och om möjligt kopplar en ansvarig till ärendet som kan ta det vidare för riktade åtgärder. Ärendet kan även exporteras som PDF-fil för att användas som bilaga i e-post till en leverantör eller dylikt.

Exempel på brister som kan upptäckas vid egenkontrollen:

• Bristfällig rengöring av tillagningsytor
• Skadad eller möglig frukt i leverans
• Fel temperatur i kyl eller frys

Genom att använda Matilda Egenkontroll kan ni snabbt identifiera brister och direkt åtgärda fel samt ge feedback till berörda parter för att undvika återkommande avvikelser.

Med hjälp av effektiva sensorer i kyl- och frysutrymmen får du full kontroll på att den kylda maten håller rätt temperatur. Data skickas automatiskt till Matilda Egenkontroll där du kan ställa in varningar som aktiveras om temperaturen passerar en bestämd nivå. På så sätt minskar risken att mat förstörs om en kyl eller frys går upp i temperatur. Systemet håller koll även under tider och dagar när köket är obemannat. Dessutom slipper personalen i köket momentet att manuellt dokumentera temperaturen i kyl och frys som del av det dagliga egenkontrollprogrammet. 

Så här fungerar automatisk temperaturövervakning:

• Effektiva sensorer installeras i kyl- och frysutrymmen.
• Sensorerna kommunicerar med Matilda Egenkontroll med hjälp av en gateway så de behöver inte vara uppkopplade på verksamhetens nätverk.
• Sensorerna är energisnåla och har en batteritid på ca 10 år.
• Temperaturdata lagras kontinuerligt och skickas till Matilda var 15:e minut.
• Automatiska varningar skickas om temperaturen passerar en bestämd nivå under en viss tidsperiod.
• All temperaturdata registreras i Matilda för full översyn och spårbarhet.
  
  

För dig som arbetar i en central administrativ roll är Matilda Egenkontroll ett viktigt verktyg för att få insyn och överblick över livsmedelssäkerheten i verksamhetens alla kök.

Matilda Egenkontroll ger dig översyn över hur kontrollerna genomförs på alla eller specifika enheter. Gå in dagligen, veckovis eller med den frekvens som passar dig för att granska rapporter för samtliga eller enskilda enheter. Du kommer direkt att kunna se om några kök har missat eller halkat efter i kontrollen och då snabbt sätta in åtgärder i form av utbildning och feedback.

Alla rapporter och all dokumentation kan exporteras till Excel för att gräva djupare i datan och göra avancerade analyser.

Eftersom alla kontrollmoment registreras och dokumenteras i Matilda kan du när som helst logga in för att få en statusrapport. Det ger dig trygghet i att de kök som du är ansvarig för har genomfört egenkontrollen enligt era rutiner och gällande lagar och regler. Självklart kan du också kontrollera enskilda aktiviteter så att du inte behöver ligga vaken och fundera på om ugnen på förskolan glömts igång.

Som verksamhetsansvarig kan du skapa nya eller uppdatera existerande mallar för egenkontrollprogram i Matilda och direkt nå ut med förändringarna till användarna i köket. Om du behöver ändra i någon av era rutiner görs det en gång på central nivå och publiceras därefter till alla berörda på en gång. Du sparar mängder med tid jämfört med en manuell och pärmbaserad process. Och du kan känna dig trygg i att den uppdaterade informationen har nått ut till alla användare.

Tack vare att alla felrapporter registreras och sparas i ett och samma digitala system kan du direkt upptäcka mönster och problem. Vid återkommande fel använder du med fördel Matilda Egenkontrolls orsaksanalys. Här kan du identifiera grundorsaken till problemet med hjälp av 5-varför-metoden och sätta in rätt åtgärder direkt.

Matilda Egenkontrolls färdiga mallar och rutiner följer branschriktlinjernas faroanalys. Om ni hanterar livsmedel eller aktiviteter som inte ingår i faroanalysen erbjuder Matilda Egenkontroll även ett verktyg för att göra en egen riskanalys. Här får du stöd i att bedöma sannolikhet och konsekvenser av att exempelvis servera en viss typ av livsmedel. Analysen mynnar ut i en risknivå som hjälper dig att fatta ett välgrundat beslut. Riskanalysen fungerar också som dokumentation av grunden till ditt beslut.

En oannonserad inspektion eller årlig revision behöver inte längre skapa oro och stress i organisationen. Med Matilda Egenkontroll kan du ta revisonen med ro. Du behöver inte längre jaga in pärmar och pappersprotokoll eftersom Matilda säkerställer full spårbarhet genom hela produktionskedjan.

All data och dokumentation finns samlat i en säker, digital lösning. Du kan enkelt ta ut rapporter och exportera data till Excel som lämnas över till kontrollanterna vid den årliga revisionen. Eller skapa en inloggning med endast granskningsbehörighet så att inspektören kan se över all dokumentation i förväg och därmed vara väl förberedd till inspektionen på plats.

Tack vare att Matilda Egenkontroll är en helt webbaserad lösning är det enkelt att komma igång. Dessutom hjälper Matildas supportpersonal er med de konfigureringar som behövs för att anpassa lösningen till era specifika rutiner och behov.

Så här ser uppstartsprocessen ut:

• Möte med Matildas egenkontrollexperter för genomgång av nuvarande rutiner
• Matilda hjälper er att vid behov anpassa mallar för egenkontrollprogrammen
• Workshop för super-användare och administratörer
• Uppsättning av roller med olika typ av behörighet
• Skapa användarkonton
• Testkörning i ett litet antal kök
• Ytterligare anpassningar vid behov
• Super-användarna utbildar personal i köken

Matilda används av hundratals storkök bland annat inom skola, vård och omsorgsverksamheter i både offentlig och privat regi. Nedan hittar du några exempel på hur Matilda har hjälpt alla som är involverade i måltidsprocessen att arbeta mer effektivt och få bättre kontroll. Du hittar fler kundreferenser här.

Måste vi ha Matildas lösning för måltidsplanering för att kunna använda Egenkontroll?

Nej, Matilda Egenkontroll är en separat lösning som kan användas fristående från Matilda FoodTechs övriga lösningar. Många av våra kunder använder både Matilda (eller Mashie) måltidsplanering och Egenkontroll, men det finns i dagsläget ingen koppling mellan de olika systemen.

Är kostnaden baserad på antal användare i Matilda Egenkontroll?

Nej, ni får obegränsat antal användare i lösningen.

Kan vi ge vikarier i köket tillgång till Matilda Egenkontroll?

Javisst! Antingen skapar ni ett personligt användarkonto till vikarien eller så skapar ni ett gemensamt användarkonto för köket som vikarier får använda. Det första alternativet säkerställer full spårbarhet, dvs att ni alltid vet vilken vikare som har genomfört specifika kontrollpunkter.

Kan personal med låg datorvana använda Matilda Egenkontroll?

Absolut! Matilda Egenkontroll är designat med användaren i fokus och fungerar bra på surfplatta eller mobiltelefon. De som klarar av enkla digitala tjänster på sin smarta telefon kommer garanterat att kunna hantera kontrollpunkterna i Matilda.