Matilda – framtidens måltidsplanerare är här

Matilda är en digital lösning för måltidsplanering som hjälper dig att effektivisera hela processen från att planera meny och inköp till att producera och servera näringsriktiga, goda och miljömässigt hållbara måltider till matgästerna. Alltid med full kontroll på att era måltider lever upp till gällande krav och regler. Matilda gör det lätt att göra rätt helt enkelt.

Matilda är en användarvänlig lösning för alla som är involverade i måltidsprocessen:

• För kökschefen: enklare vardag med all information på ett ställe, såsom matsedel, recept och näringsberäkningar
• För måltidschefen: kontroll och uppföljning av mål, såsom kostnader, svinn, närings- och miljöberäkningar
• För kökspersonalen: tydligare arbetsfördelning och enklare att instruera nya kollegor eller vikarier med alla instruktioner och recept i en användarvänlig applikation
• För verksamhets- och ekonomiansvarig: rapportering och uppföljning i realtid
• För gästerna: enkla beställningar, tydliga menyer och måltidsinformation

• Effektivitet – spara tid i det dagliga arbetet och förbättra det interna samarbetet när alla arbetar i ett och samma system
• Kostnadsbesparingar – optimera era menyer och beställ, tillaga och servera rätt mängd mat utifrån beställningar och prognoser
• Minskad klimatpåverkan – med alla data på ett ställe blir det lätt att följa upp och förbättra hållbarhetsarbetet samt kommunicera era hållbarhetsmål och resultat
• Bättre kontroll – alla menyer, recept, beställningar och priser finns alltid tillgängligt i en digital lösning. Inga fler post-it-lappar!
• Ökad kvalitet – känn er trygga i att ni alltid serverar ”säker mat” dvs rätt måltid med rätt näringsinnehåll och rätt specialkost till rätt matgäst

Varför har hundratals stora och små kök, i offentlig eller privat regi, runtom i Sverige valt Matilda måltidsplaneringssystem?

• Matilda är enkelt att använda via dator, mobiltelefon eller surfplatta oavsett om du jobbar i köket, på en vårdavdelning eller i en administrativ funktion
• Matilda hjälper verksamheten att sänka kostnader och samtidigt kvalitetssäkra leverans till matgästen
• Matilda tar bort en mängd manuella steg i måltidsprocessen så att alla involverade kan spara tid i det dagliga arbetet
• Matilda hjälper till att tydliggöra ansvarsfördelning så att inga arbetsuppgifter eller beställningar hamnar mellan stolar
• Matilda säkerställer att verksamheten följer gällande lagar och regler och uppdateras vid behov när lagkrav eller riktlinjer förändras  
• Matilda underlättar introduktionen av nyanställda och vikarier när all information finns samlad på ett ställe

Fortsätt bläddra neråt eller använd länkarna för att hoppa direkt till den sektion du är intresserad av.

Så här används Matilda i måltidsprocessen
Funktionalitet
Funktioner – Planering
Funktioner – Inköp
Funktioner – Beställning
Funktioner – Produktion
Funktioner – Servering och Leverans
Funktioner – Utvärdering
Matilda BASE och Matilda PRO
För IT-avdelningen: hosting och integrationer
Kundreferenser
Vanliga frågor och svar om Matilda

Kökschefen planerar menyn direkt i systemet. I Matilda ingår en stor receptbank där ni kan hitta recept som enkelt läggs till en matsedel. Tack vare ett gediget livsmedelsregister följer all information om näringsinnehåll och allergener automatiskt med till menyn. Ni kan även skapa, spara och dela era egna recept.

Eftersom all information om måltider och meny finns i Matilda kan ni beräkna råvarubehov och automatiskt generera underlag för inköp. Genom att ladda upp era grossisters prislistor får ni direkt full koll på kostnader per måltid. Det finns även möjlighet att integrera Matilda med ert inköpssystem eller leverantörens e-handel för att skicka beställningar direkt.

Tack vare Matilda kan ni erbjuda era interna och externa kunder ett enkelt och smidigt sätt att ta del av ert utbud och beställa sina måltider direkt via mobilen eller surfplattan. Alla måltider kan presenteras med bland annat bild, näringsinnehåll och allergener samt alternativ för specialkost.

Med Matilda i köket får ni full koll på vad som ska tillagas, vilka ingredienser som behövs och när måltiderna ska levereras. Baserat på matsedeln som ni skapat i systemet får ni automatiskt ut underlag som hjälper er att kvalitetssäkra arbetet i köket, exempelvis tillagningslistor, följesedlar och etiketter till kantiner, matlådor och brickor.

Oavsett om ni serverar måltiderna i en restaurang, levererar till mottagningskök eller skickar färdiga matlådor hjälper Matilda er att säkerställa att rätt måltid serveras till rätt matgäst. Ni kan samla all information om era kunder, beställningar och måltider på ett ställe så att ingenting hamnar mellan stolarna. Det ger inte bara en lugnare arbetsvardag för er utan även ökad leveranskvalitet och framför allt - nöjdare kunder.

Hur höga kostnader har vi och hur förändras de över tid? Hur skiljer sig kostnader mellan olika delar av verksamheten? Hur stort är matsvinnet totalt och för en viss enhet? Det och mycket mer kan ni få svar på med hjälp av Matildas rapporteringsfunktioner. All data som ni behöver för att fortsätta utveckla verksamheten finns tillgänglig. Och Matilda hjälper er att snabbt och enkelt få den serverad på ett sätt som gör det lätt att fatta rätt beslut.

Nedan beskrivs alla funktioner som finns tillgängliga i Matilda måltidsplaneringssystem. Klicka här för att se en översikt över vilka funktioner som ingår i Matilda BASE respektive Matilda PRO och vilka som är tillvalsfunktioner.

Se till att rätt information hanteras av rätt användare och rätt matgäster med hjälp av Matildas effektiva behörighetsinställningar. Ni kan själva hantera vilka delar och funktioner era interna användare ska ha tillgång till. Alla arbetar i samma databas, men med olika behörighetsnivå som kan sättas för en grupp eller individ. Ni kan också specificera vilka kunder som har rätt att beställa måltider eller livsmedel och hur beställningar får ske.

Matilda ger dig automatisk tillgång till ett gediget livsmedelregister som utgör grunden för all måltidsplanering. Livsmedelsregistret i Matilda innehåller:

• Fler än 3 500 leverantörsneutrala* livsmedel med information från SLV (Livsmedelsverket) om näringsinnehåll samt mått och vikt
• Ytterligare ett stort antal produkter från våra samarbetspartners (t ex Findus och Arla)
• Analyserade koldioxidekvivalenter för i stort sett alla livsmedel, förutsatt att Matildas klimatmodul används

Ni kan enkelt läsa in Matildas livsmedelsregister till er egen databas och uppdatera vid behov. Om ett livsmedel inte redan finns kan ni skapa egna artiklar så att ni säkerställer att era behov täcks.

*Neutrala livsmedel innebär att livsmedel presenteras med ett standardvärde för råvaran som inte är knutet till en specifik leverantör eller ett visst varumärke.

Matilda har en koppling till livsmedelsdatabasen Dabas så att du direkt kan söka upp, överföra och använda den mest uppdaterade informationen.

Matilda gör det enkelt att skapa, underhålla och hitta recept. Matildas receptbank innehåller:

• Fler än 2 500 recept som kan användas direkt eller förändras utifrån era behov
• Recept framtagna för och anpassade till storkök
• Ett antal recept från våra samarbetspartners såsom Arla, Findus Food Service och Santa Maria
• Information om pris, portionsstorlek, näringsinnehåll och tillagningsanvisningar för varje recept
• Nya och uppdaterade recept som du kontinuerligt kan ladda ner via vår datautbytesplats

Receptfunktionen underlättar för alla medarbetare i och kring köket. När alla recept finns sparade och strukturerade i en central databas (istället för på papperslappar i köket eller i pärmar på ett kontor) ökar tillgängligheten och effektiviteten i det dagliga arbetet. Ni kan skapa upp egna receptbanker per kök, lägga till era unika recept och dela recept mellan olika delar av verksamheten – möjligheterna med Matilda är många.

Med vår tilläggsmodul för både Bas och Pro kan ni utbyta recept och matsedlar med en av er definierad grupp av Matilda-kunder utanför er organisation. På så sätt kan ni dela erfarenheter och idéer inom ett stort nätverk av måltidsorganisationer. En bra modul för att hjälpas åt och spara resurser genom att jobba över gränserna.

På Matildas datautbytesplats kan ni även, efter särskild överenskommelse, utbyta recept och matsedlar med Matilda-kunder utanför er organisation. På så sätt kan ni dela erfarenheter och idéer inom ett stort nätverk av måltidsorganisationer.

Funktionen måltid kan användas för att sätta samman olika kompententer till en komplett måltid som till exempel köttbullar, kokt potatis, brunsås och varm grönsaksblandning. På så sätt kan ni få en fullständig bild av kostnad, näringsinnehåll och miljöpåverkan per måltid. Det här är även ett bra sätt att kombinera vad som ska erbjudas i en matlåda samt vad som ska inkluderas som ett paket för beställaren.

Glöm matsedlar på lappar eller Word-filer och ständiga frågor på telefon eller e-post. I Matilda skapar ni matsedlar utifrån er verksamhets behov, allt på ett och samma ställe så att informationen alltid finns tillgänglig för de som behöver den. Med hjälp av matsedelsfunktionen kan ni:

• Planera vilka måltider som ska erbjudas till vilka serveringsställen, vilka dagar och veckor, samt eventuella alternativa rätter
• Återanvända tidigare skapade matsedlar
• Skapa obegränsat antal matsedlar
• Bygga matsedeln av hela måltider eller komponenter i form av recept eller livsmedel
• Utvärdera matsedeln utifrån pris, näringsinnehåll och klimatpåverkan
• Använda en så kallad mallmatsedel som en gemensam matsedel inom en organisation men ändå ge frihet till de lokala köken att anpassa efter specifika behov. Mallmatsedeln sparar mängder med tid om man exempelvis använder en rullande matsedel som man vill göra avsteg från i samband med helgdagar.

Vad blir det för mat idag? Matilda hjälper dig att enkelt besvara den frågan genom att göra menyn tillgänglig för era matgäster, elever, föräldrar och anhöriga – när som helst, var som helst. Ni väljer vilken information om måltiden som ska presenteras och kan enkelt inkludera viktiga detaljer såsom specialkost och allergener. Menyn presenteras via en responsiv webbsida vilket innebär att den kan publiceras som en del av en hemsida, visas på en digital skärm eller läggas upp på startskärmen på en mobiltelefon eller surfplatta. Kunderna behöver inte installera en särskild app utan når menyn enkelt via en webbadress som alltid är uppdaterad med den senaste informationen.

Det finns även möjlighet att anpassa var, hur och till vilken publik informationen från menyn presenteras genom att använda API-kopplingen Matilda Meal Menu API. Observera att Matilda Meal Menu API är en tilläggstjänst.

Alla neutrala livsmedel i Matildas livsmedelsregister är knutna till SLV:s näringsdatabas, som i sin tur kan integreras med klimatdatabasen RISE. På så sätt kan ni beräkna en måltids och matsedels klimatpåverkan på samma sätt som ni analyserar pris eller näringsinnehåll. Matilda hjälper er att förstå vilka måltider eller komponenter som har högst CO2-ekvivalent. På så sätt kan ni utvärdera om det finns möjlighet att byta ut ingredienser med hög klimatpåverkan och direkt se vilken effekt det i så fall blir på pris och näringsinnehåll för måltiden. Matilda visar även snittvärden för en viss period så att du lätt kan följa upp mot era mål.

Ni kan också med fördel presentera information om klimatpåverkan för beställaren eller matgästen genom att lägga till dessa till ett recept eller en måltid i systemet och göra informationen tillgänglig på menyn. Här finns ett antal olika standardvärden att välja mellan, exempelvis ”ekologisk råvara” eller ”kött från Sverige”.

Klimatmodulen innefattar också omfattande rapportering som hjälper er att följa upp och analysera era ansträngningar mot lägre klimatavtryck. Rapporterna kan exporteras till Excel för ytterligare analys.

Utifrån era matsedlar en vald tidsperiod och ert sortiment av varor för intern följsäljning kan Matilda visa vilka och hur mycket råvaror som behöver köpas in. Du får direkt förslag på beställningsunderlag som kan användas hos era leverantörer.

Genom att ladda upp prislistor från era grossister och leverantörer kan Matilda generera korrekta prisberäkningar på livsmedel, recept, måltider och hela matsedlar. På så sätt säkerställer ni att kalkylerna alltid stämmer överens med era gällande priser. Prislistorna kan laddas upp manuellt eller via en e-handelsintegration som automatisk uppdaterar priserna.

Matilda tillhandahåller också färdiga kopplingar till de största grossisterna så att ni kan koppla neutrala livsmedel till grossistens sortiment för att få korrekta och aktuella prisberäkningar.

Matilda erbjuder stöd för inköp från kökets leverantörer så att ni kan:

• Ladda upp era leverantörers prislistor i Pricat-, Excel- eller textformat
• Säkerställa att era avtalspriser används i alla beräkningar och kalkyler
• Automatiskt generera inköpslistor utifrån prognoser eller faktiska beställningar

Matilda kan även integreras med ert inköpssystem eller leverantörens e-handel för att skicka beställningen direkt.

Matilda erbjuder funktionalitet som underlättar inventering och lagerberäkningar. Ni kan använda standardiserade rutiner för uttag och insättning i lagret samt sätta min- och maxnivåer för att beräkna råvarubehov baserat på aktuellt saldo.

Tack vare Matilda kan ni erbjuda era kunder och matgäster en enkel och smidig beställningsfunktion via dator, surfplatta eller mobiltelefon. Beställningsfunktionen är flexibel och kan anpassas efter era behov.

• Ni skapar egna menyer och prislistor i Matilda
• Ni kan presentera olika utbud och priser till olika kunder
• Kunderna gör beställning via dator eller mobiltelefon
• Om kunderna använder rekvisitionsblanketter kan köket registrera beställningar i Matilda utifrån dessa

Alla beställningar skapar automatiskt underlag för råvaruinköp, distribution och produktion samt fakturaunderlag och statistik. När alla beställningar skapas och sparas i ett digitalt system blir det lätt att få översyn över verksamheten och korrekta prognoser för inköp och produktion. Resultatet blir inte bara nöjdare matgäster, utan också lägre kostnader och mindre matsvinn.

Matilda ger er full flexibilitet att hantera artiklar och prislistor som presenteras för era interna eller externa kunder. På så sätt sätter ni upp förutsättningar för beställningar – vem ska kunna beställa vad och till vilket pris.

• Bygg upp egna artikelsortiment och prislistor
• Bestäm prissättning per kund, per artikel eller per kundgrupp (t ex intern respektive extern kund)
• Lägg till olika typer av prispåslag på alla eller vissa artiklar

När ni har publicerat en matsedel finns den som beställningsbar för era kunder via dator, surfplatta eller mobiltelefon. Menyn kan också presenteras för kunder och matgäster i mobilen, på en digital display eller hemsida.

Matilda möjliggör utförlig presentation av måltiden till kökets beställare. I beställningsvyn kan ni välja att inkludera bland annat följande detaljer om en måltid, livsmedel och/eller recept:

• Näringsvärde
• Ingredienser
• Specialkost
• Bilder
• Symboler

I de fall er personal ska göra beställningar tillsammans med matgästen, t ex vårdpersonal på en vårdavdelning eller hemtjänstpersonal hemma hos en matgäst, används med fördel Matildas beställningsapp på en mobiltelefon eller surfplatta. Ni kan tydligt visa upp alla alternativ som presenteras utförligt med bild, näringsinnehåll och allergener. Beställningar kan göras för kantinmåltider, matlådor och artiklar samt brickbeställningar, till grupper eller enskilda matgäster. Liksom för vanliga beställningar i Matilda genereras automatiskt underlag till köket för produktion och leverans.

Med Matilda Beställ Hemma kan ni ge era matgäster möjligheten att själva beställa mat som levereras av exempelvis hemtjänstpersonal.

• Beställningen görs med fördel på surfplatta eller mobiltelefon
• Matgästen får all information om valbara måltider, inklusive allergener och specialkost
• Ni kan lägga in ett kontrollsteg där relevant personal kontrollerar beställningen innan den går vidare till köket
• Beställningen genererar sedan automatiskt alla underlag som köket behöver för produktion och leverans

Funktionen Matilda Patientbeställning Lager hjälper köket att hålla koll på måltider som hanteras i ett mellanlager (kylskåp) på exempelvis en vårdavdelning.

• Köket levererar portionsförpackningar till kylskåpet
• Måltiderna värms och serveras av personalen på avdelningen
• När en matlåda plockas ut ur kylskåpet registreras uttaget i Matilda med hjälp av en surfplatta
• En automatisk beställning skickas till köket när den uppsatta miniminivån nåtts för en viss rätt
• Koppla till funktionen Matilda Patientbeställning Service så kan ni erbjuda matgästen full flexibilitet vad gäller både val av maträtt och när man vill äta

Matilda Patientbeställning Service är en förlängning av funktionen Matilda Patientbeställning Lager. Här kan den enskilda patienten välja och beställa sin måltid direkt från avdelningens kylskåp. Menyn publiceras på en webbsida som patienten enkelt kan nå via sin mobiltelefon.

Med Matilda Patientbeställning Service kan ni:

• Ge bättre service genom att erbjuda patienterna fler valmöjligheter från en korrekt och uppdaterad meny
• Öka flexibiliteten för både patienten och vårdpersonalen eftersom maten kan serveras vilken tid som helst under dagen, oberoende av läkarbesök, inskrivningstid eller liknande.
• Effektivisera hela processen med tydligare ansvarsfördelning mellan köket och vårdavdelningen samt erbjuda enklare beställning för patienten på egen telefon eller via vårdpersonalen
• Minska kostnader genom att minska svinn i alla led, spara tid för vårdpersonalen och ta bort behovet av tryckta menyer
• Öka hållbarhet tack vare flexibilitet som gör att ni kan anpassa menyn efter säsong och ge patienten möjlighet att välja måltid själv, vilket minskar svinn

Med konferensmodulen kan ni lägga upp en intern beställare i systemet. Här skapas ett konto med ett av köket definierat sortiment så att även de som inte är vana Matilda-användare snabbt och enkelt ska kunna göra beställningar till köket. På så sätt kan till exempel vaktmästaren på en skola eller administratören på ett sjukhus beställa mat till en intern konferens eller ett möte så länge de har en mailadress som tillhör er organisation. I beställningen kan man även ange plats och tidpunkt för leverans. Beställningen skickas till köket på samma sätt som övriga ordrar och Matilda skapar automatiskt underlag för produktion, leverans, fakturering, kontering och statistik.

Ni kan enkelt lägga till information om lagerplats för alla råvaror och artiklar i Matildas register. På så sätt underlättas plockning av råvaror i produktionen eller varor inför en leverans. Allt för att jobbet i köket ska bli snabbare och mer effektivt.

Du som arbetar i storkök vet att hanteringen av specialkost är ytterst viktig för att rätt matgäst ska få rätt måltid. Det får bara inte bli fel. Därför erbjuder Matilda flera olika sätt att hantera specialkost. Exempelvis kan du söka fram recept som inte innehåller ett visst livsmedel eller allergen för att lägga till en specialkostmåltid som ett alternativ i en matsedel. Eller använda kommentarsfält i beställningar för att markera vilka matgäster som behöver specialkost.

Funktionen specialkostkontroll automatiserar processen genom att matcha en planerad matsedel mot matgästerna i ert register. Matilda identifiera då de matgäster som har en intolerans mot en allergen som ingår i en måltid så att ni kan hitta alternativa rätter till dem. Specialkostkontroll är ett effektivt och säkert sätt att hantera era specialkostbeställningar men kräver ett visst grundarbete för att få matchningen på plats. Det är en förutsättning att alla livsmedel är märkta med allergener och att personregistret är uppdaterat med matgästernas specialkostbehov, vilken enhet de tillhör etc.

Matilda hjälper köket att kvalitetssäkra produktionsprocesserna och därmed leveransen till kunderna. Från systemet kan ni automatiskt få ut ett stort antal olika produktionsunderlag som hjälper er att producera och leverera rätt antal måltider och varor. Dessa underlag baseras på prognoser eller faktiska beställningar i systemet och inkluderar exempelvis:

• Receptomvandling till korrekt mängd enligt prognos eller beställning
• Följesedlar
• Tillagningslistor

Etiketter är en viktig ingrediens i kökets arbetsprocesser. De etiketter som erbjuds som standard i Matilda har tagits fram tillsammans med våra kunder och tar hänsyn till rutiner i köket, format, skrivare och gällande lagstiftning. Det finns etiketter för såväl kantin- och gruppbeställningar som matlådor och brickbeställningar. Etiketter kan även skrivas ut för enskilda varor om så behövs.

Använd Matildas rapporter i det dagliga arbetet för att öka effektiviteten och kvalitetssäkra leveranserna. Med funktionen Automatrapport kan ni konfigurera systemet så att en rapport automatiskt skickas till en skärm eller skrivare i produktionsköket eller packrummet för att enkelt se vilka varor som ska plockas till vilken leverans. På så sätt slipper ni en mängd manuella steg, som att gå till en dator, leta upp rätt rapport för att sedan skriva ut och hämta den i skrivaren. Matilda ser till att ni har rätt information på rätt ställe – utan klick och spring.

Matilda hjälper dig att jobba smartare i köket. När en matsedel är planerad med alla recept på plats kan systemet föreslå hur veckans produktion kan optimeras. Om samma komponent ingår i flera recept kanske dessa kan tillagas samtidigt för ökad effektivitet. Du kan enkelt skriva ut tillagningslistor för olika dagar och olika produktionsplatser. Matilda ser till att ni har full koll på vem som ska göra vad och när. Och viktigast av allt – att inget moment hamnar mellan stolarna.

Matilda stödjer effektiv och kvalitetssäker hantering av portionsförpackade måltider för t ex hemtjänstverksamhet. Ni får hjälp genom hela processen från beställning till leverans.

• Kunden beställer utifrån en anpassad matsedel via dator eller app i mobiltelefon
• Digitala beställningar gör det enkelt för köket att hantera produktion, packlistor och uppföljning för fakturering och statistik
• En körplan, som lagts upp i den ordning distribution bör ske, skapas utifrån kundregistret
• Ni får listor för packning, leveransadresser och eventuell övrig information per mottagande matgäst
• Tillagningsköken eller hemtjänstpersonalen skapar kundregister med information om specialkost och övriga avvikelser
• Matilda stödjer av personifiering av enskilda individers information
• Ni kan skriva ut matlådeetiketter som inkluderar utförlig information såsom näringsinnehåll, ingrediensförteckning och bäst-före-datum
• Systemet kan hantera stående order av olika slag

Modulen Matilda Plock & Leverans digitaliserar alla arbetsuppgifter kopplade till utleveranser av varor och måltider. Den digitala plocklistan är alltid uppdaterad, kan enkelt delas om olika medarbetare hjälps åt med leveranserna och fungerar som underlag för fakturering så fort den är klarmarkerad. Det går dessutom att skriva ut tydliga etiketter direkt från applikationen för att öka säkerheten i leveransen.

Så fungerar Matilda Plock & Leverans:

• När en beställning ska plockas öppnar personalen i produktionsköket en digital plocklista på surfplattan.
• Plocklistan är uppdelad på lagerplats för att göra jobbet smidigare och snabbare.
• Varor som plockats klarmarkeras i listan med en enkelt klick.
• Om något saknas i lager kan ordern justeras direkt i applikationen.
• En pågående plocklista kan sparas och återupptas av en annan medarbetare för att öka möjligheterna till samarbete.
• Leveransetiketter med detaljerad information om mottagare, antal kollin och förvaringstemperatur skrivs enkelt ut direkt från applikationen.
• När en order är klarmarkerad är den redo för fakturering utan att kökspersonalen behöver göra något mer.
• Applikationen kan användas både för varor, såsom mjölk och frukt, och kompletta måltider i form av matlådor eller kantinmåltider.

Denna funktion är anpassad för verksamheter med brickdukning, till exempel sjukhus, där måltiderna transporteras till vårdavdelningarna på bricka. Med Matilda kan ni dels erbjuda matgästerna att beställa via en dator eller mobiltelefon, dels underlätta arbetet i köket. Varje beställning genererar en personlig bricketikett för att säkerställa rätt mat till rätt person. Tack vare att alla beställningar är digitala får ni dessutom automatiskt korrekta underlag för inköp, produktion, distribution, fakturering samt statistik.

Matilda ger er automatiskt underlag och instruktioner för hur maten ska fördelas i olika typer av kärl. Baserat på hur många portioner som ska levereras och vilken typ av leveransutrustning ni använder räknar Matilda ut exempelvis hur många och vilken storlek av bleck och kantiner som ska fyllas för att leverera rätt mängd mat till rätt kund.

Matilda ger er möjlighet att leverera analyser av faktiskt matintag för en enskild person. Informationen kan registreras och sparas per patient för att ta fram flera olika analyser såsom kostintag fördelat över dygnet.

Matilda digitaliserar, förenklar och kvalitetssäkrar all administration kring måltidsprocessen. Med all information på ett ställe behöver personalen i köket inte längre fylla i blanketter och svara på frågor om hur många portioner som levererats till vilken kund. Istället kan de lägga all tid på det som är viktigt – att laga och servera god och näringsriktig mat till era gäster.

Matilda levererar:

• Underlag till fakturering, interndebitering och bokföring för levererade måltider, livsmedel och produkter
• Ekonomirapporter för uppföljning av kostnader och intäkter exempelvis per konto, verksamhet eller ansvarsområde.

Matilda kan med fördel integreras med verksamhetens affärssystem för att automatisera fakturering och bokföring. Den ekonomiska informationen som skickas till affärssystemet kan anpassas efter era rutiner och ekonomimodell. Om en ekonomiintegration inte är möjlig levererar Matilda istället underlag till pappersfaktura.

Statistikfunktionen i Matilda hjälper er att få insyn och kontroll över verksamheten. Med tillförlitliga rapporter kan ni enkelt få full koll på kostnader och dessutom analysera era leveranser.

• Finns det varor eller måltider som sällan beställs av matgästerna? Kanske är det då dags att uppdatera sortimentet.
• Ser ni skillnader i hur olika avdelningar inom verksamheten presterar? Här kan det finnas möjlighet att lära av varandra för att effektivisera och säkerställa hög kvalitet i hela verksamheten.
• Upplever verksamheten att det produceras för mycket eller för lite mat? Använd statistik över beställningar för en viss period för att skapa mer precisa prognoser.

Ni kan enkelt ta fram rapporter utifrån olika urval, exempelvis per utbud, kund, kundgrupp, varugrupp eller livsmedelsgrupp. I Matilda ingår ett antal standardrapporter såsom:

• Försäljningsstatistik matsedel – visar information om de måltider som sålts under en vald period
• Inköpsstatistik – visar kökets inköp från grossister och leverantörer under en vald period
• Kundstatistik – kan användas av beställaren (inklusive internkunder) för att se statistik över beställda måltider och artiklar för grupper eller personer. Här finns också möjlighet att göra urval på en viss period och ordertyp.

Det finns även möjlighet att integrera Matilda med rapport- och analysverktyg såsom Power BI, Qlik och Tableau.

Med Matilda kan ni följa upp på faktisk åtgång av tillagad mat. Köket gör efterregistrering av hur mycket mat som verkligen gick åt. Matilda kan sedan leverera analyser av antal tillagade portioner, råvarukostnad per serverade portion, restportioner m.m. Dessa analyser visar exempelvis utfall av total råvarukostnad för prognostiserat respektive beställt antal portioner. Dessutom hjälper de er att göra bättre och mer träffsäkra prognoser för produktionen framöver.

För att minska matsvinnet behöver ni få full kontroll över var och när svinn uppstår i er verksamhet. Matilda hjälper er att enkelt registrera, mäta och analysera svinn för att ni ska kunna ta rätt beslut som verkligen gör skillnad för att minska svinnet.

Så här fungerar Matilda Svinnmodul:

• Skapa ett projekt för svinn i Matilda
• Identifiera och döp olika typer av svinn som uppstår i er verksamhet, t ex lagringssvinn, tillagningssvinn, serveringssvinn, tallrikssvinn eller specialkostsvinn
• En mobiltelefon eller surfplatta gör det enkelt att registrera mängden svinn för respektive kategori direkt i köket eller i restaurangen
• Matilda levererar statistik över en vald period som kan fungera som underlag för bättre planering och inköp samt uppföljning mot mål

Har er verksamhet definierat mål för minskat matsvinn? Då kan ni registrera målen i Matilda för att enkelt följa upp hur ni ligger till och var ni behöver göra extra insatser. Målen kan sättas per registrerad enhet, exempelvis för en skola eller avdelning. Med all data lättillgängligt i Matilda är det lätt att kommunicera nivåer på matsvinn i jämförelse med målen för att öka engagemanget bland personal och matgäster.

När ni har bättre insyn kan ni dessutom sätta in riktade åtgärder för förbättringar. Kanske behöver ni se över portionsstorleken för ett visst recept? Eller undersöka om kvaliteten av en viss måltid försämras under transport som leder till svinn vid serveringen? Är det ett alternativ att erbjuda en komponentbaserad meny istället för kompletta måltider? Matildas svinnmodul hjälper er att få upp ögonen för problem och hitta möjligheter att finjustera processer i verksamheten. Allt för att minska matsvinnet och driva ert hållbarhetsarbete framåt.

Beroende på hur er verksamhet och era behov ser ut erbjuder vi två varianter av Matilda måltidsplaneringssystem – Matilda BASE och Matilda PRO. Nedan hittar du en översiktlig jämförelse över vilka funktioner som ingår i respektive variant. Vi erbjuder även ett antal tillvalsmoduler som ni kan lägga till från start eller vid senare tillfälle om och när era behov förändras.

Matilda är en molntjänst som driftsätts, underhålls och uppdateras av Matilda FoodTech. Ny funktionalitet och förbättringar görs tillgängliga automatiskt flera gånger per år enligt ett kommunicerat schema. Ni får alltid information om vilka uppdateringar och ny funktionalitet som tillkommit, men behöver inte lägga tid och IT-resurser på ett uppgraderingsprojekt.

Matilda kan med fördel integreras med verksamhetens övriga IT-infrastruktur såsom:

E-handel, t ex Raindance, Agresso, Visma Proceedo

• Order
• Följesedel
• Inleverans
• Katalog/Prislista

Ekonomisystem, t ex Agresso, Visma, SAP, Raindance

• Bokföring
• Interndebitering
• Fakturaunderlag

Vård- och omsorgssystem, t ex Treserva, Procapita, Combine

• Individ- och biståndsinformation
• Återrapportering av måltidskonsumtion

Betalsystem, t ex Visma, TCPOS

Analysverktyg, t ex Power BI, Qlik, Tableau

Säker inloggning, t ex Microsoft AD (Active Directory), SAML2

För detaljerad teknisk specifikation, kontakta Matilda FoodTech.

Matilda används av hundratals storkök bland annat inom skola, vård och omsorgsverksamheter i både offentlig och privat regi. Nedan hittar du några exempel på hur Matilda har hjälpt alla som är involverade i måltidsprocessen att arbeta mer effektivt och få bättre kontroll. Du hittar fler kundreferenser här.

Vilka språk finns Matilda på?

Matilda levereras på svenska, norska, danska, finska eller engelska. Menyer kan publiceras på en mängd olika språk.

Kan alla användare se all information i systemet?

Ni kan själva bestämma vilka användare eller användargrupper som ska ha behörighet att se vilken information och funktioner i systemet.

Vad innebär att systemet är en molntjänst?

Det innebär att Matilda FoodTech (som är leverantör av systemet) sköter drift, underhåll och uppdateringar av systemet. Ny funktionalitet och förbättringar kan därmed göras tillgängliga till er på regelbunden basis utan att ni behöver uppgradera systemet hos er.

Går det att rensa ut data i systemet?

Det finns funktionalitet för att gallra och rensa data kring exempelvis beställningar, följesedlar, fakturor och personuppgifter. Det går att sätta upp rutiner för regelbunden gallring eller rensa större datamängder vid behov.

Kan Matilda anpassas till specifika behov?

Ja, vi erbjuder kundanpassningar för att säkerställa att systemet uppfyller verksamhetens specifika behov, exempelvis en speciell etikett, rapport eller funktion. Kontakta Matilda FoodTech för att diskutera era behov och för offert.

Vilken hjälp finns för användare i systemet?

Matilda är designat för att vara enkelt för alla typer av användare. Det finns lättåtkomliga manualer som användarna kan läsa samtidigt som de arbetar i systemet. Det finns även länkar till dokument med mer information och hjälp samt tipsrutor i varje vy. För de vanligaste processerna finns även instruktionsfilmer inne i systemet.

Är Matilda ett nytt system?

Matilda måltidsplaneringssystem har funnits i drift sedan 1998 och vidareutvecklas ständigt för att tillgodose alla behov av digitalisering och effektivisering som uppstår i verksamheter med storkök.

Vilka kunder använder Matilda?

Matilda används bland annat av offentliga verksamheter i många av Sveriges kommuner och regioner samt privata aktörer inom skola, förskola, äldrevård och sjukvård. Matilda används även av offentliga och privata aktörer i Norge och Finland.

Levereras någon funktion eller modul i Matilda av en tredje part?

Nej, allt som ingår i Matilda måltidsplaneringssystem ägs och levereras av Matilda FoodTech.

Hur vet jag om vår verksamhet bör välja Matilda BASE eller Matilda PRO?

Matilda FoodTechs verksamhetskonsulter går igenom er verksamhet och era rutiner för att förstå vilket stöd ni behöver. På så sätt kan de guida er till att välja den variant av Matilda som passar er bäst. Ni kan alltid starta med Matilda BASE och när nya behov uppstår köpa till separata moduler eller uppgradera till Matilda PRO.