Matilda – fremtidens måltidsplanlegger er her

Matilda er en digital løsning for måltidsplanlegging som hjelper deg med å effektivisere hele prosessen fra planlegging av meny og innkjøp, til produksjon og servering av ernæringsmessig riktige sammensatte, gode og bærekraftige måltider til spisegjestene. Matilda gjør det lett å gjøre rett!

Matilda er en brukervennlig løsning for alle som er involvert i måltidsprosessen:

• For kjøkkensjefen: En enklere hverdag med all informasjon samlet på et sted, som for eksempel oppskrifter, menyer og næringsberegning, svinn – og klimaberegninger
• For kjøkkenpersonalet: Tydelig ansvarsfordeling, enklere å instruere nye kollegaer eller vikarer når alle oppskrifter og instruksjoner er samlet i en brukervennlig applikasjon.
• For virksomhetsleder og økonomiansvarlig: Kontroll av kostnader, rapportering og oppfølging i realtid.
• For pleiepersonalet som jobber på avdeling: Legge inn bestillinger på måltider og kolonialvarer
• For kunder og gjester: Enkle bestillinger, tydelige menyer og informasjon om måltidet.

• Effektivt – Spar tid i det daglige arbeidet og forbedrer det interne samarbeidet når alle jobber i et og samme system.
• Kostnadsbesparende – Bestill, forbered og server riktig mengde mat ut ifra bestilling og prognose.
• Redusert klimapåvirkning – Med all data på et sted blir det enklere å følge opp, forbedre og vise resultatene av arbeidet med bærekraft.
• Bedre kontroll – alle oppskrifter, måltider, menyer, bestillinger og priser finnes alltid tilgjengelig i en digital løsning.
• Bedre kvalitet – Vær trygg på at dere alltid serverer «riktig» mat, det vil si riktig måltid med riktig næringsinnhold til riktig gjest!

Hvorfor har så mange storkjøkken i Norge, både i offentlig og privat sektor, valgt Matilda som måltidsplanleggingssystem?

• Matilda er enkelt å bruke via datamaskin, mobiltelefon eller nettbrett, uansett om du jobber i kjøkkenet på pleieavdeling eller i en administrativ rolle.
• Matilda hjelper virksomheten med å senke kostnadene og kvalitetssikrer maten som serveres.
• Matilda fjerner mange av de manuelle arbeidsprosessene og bidrar til å spare tid i arbeidet med å planlegge måltidsprosessen.
• Matilda hjelper til med å gjøre ansvarsfordelingen tydelig slik at ingen arbeidsoppgaver eller bestillinger havner «mellom to stoler» og blir glemt.
• Matilda oppdateres jevnlig med det til enhver tid gjeldende lovverk og retningslinjer
• Matilda gjør opplæring av nyansatte og vikarer lettere når all informasjonen er samlet på et sted.

Les om kundene våre sine erfaringer med Matilda måltidsplanleggingssystem: Våre kundereferanser.

Fortsett å lese nedover eller bruk lenkene for å hoppe direkte til den seksjonen du er interessert i.

Slik brukes Matilda i måltidsprosessen
Funksjonalitet
Funksjoner – Planlegging
Funksjoner- Innkjøp
Funksjoner - Bestilling
Funksjoner- Produksjon
Funksjoner – Servering og leveranse
Funksjoner – Analysering
For IT avdelingen: hosting og integrasjoner
Kundereferanser
Vanlige spørsmål og svar om Matilda

Kjøkkensjefen planlegger menyen direkte i systemet. I Matilda følger det med en stor oppskriftsbank med oppskrifter som på en enkel måte kan legges inn i måltider og i menyen. Takket være et stort register av næringsmidler, følger all informasjon om næringsinnhold og allergener automatisk med. Det er også mulig å lage, lagre og dele deres egne oppskrifter

Når all informasjon om oppskrifter, måltider og menyer finnes i Matilda, er det enkelt å beregne råvarebehov og automatisk generere grunnlag for innkjøp. Ved å laste opp prisfiler fra leverandørene deres får dere full kontroll på kostnader per måltid. Det er også mulig å integrere Matilda med deres innkjøpssystem eller leverandørenes e- handel for å sende bestillinger direkte.

Matilda gjør det mulig for kundene deres, både interne og eksterne, og på en enkel og smidig måte bestille måltider dirkete via mobiltelefon eller nettbrett. Alle måltider kan presenteres med blant annet bilde, næringsinnhold, allergener og alternativer for spesialkost.

Matilda gir kjøkkenet god oversikt over hva som skal produseres og hvilke ingredienser som trengs i måltidene som skal leveres. Basert på menyen som er lagt inn i systemet kan man automatisk få ut grunnlag som produksjonslister, følgesedler og etiketter til ulik emballasje som kantiner, matbokser og brett.

Uansett om dere serverer måltidene i en restaurant, leverer til mottakskjøkken eller sender ferdige matbokser til hjemmeboende, hjelper Matilda til med å forsikre dere om at riktig måltid serveres til den rette personen. Dere kan samle all informasjon om kunder, bestillinger og måltider på et sted slik at ingenting havner «mellom to stoler». Det gir ikke bare en roligere arbeidshverdag for dere, det øker også leveransekvaliteten, og fremfor alt - fornøyde kunder.

Hvor høye kostnader har vi og hvordan forandres de over tid? Er det forskjell på kostnader i forskjellige deler av virksomheten? Hvor stort er matsvinnet totalt, og for en enkel enhet? Det og mye mer kan dere få svar på ved hjelp av Matildas rapporteringsfunksjoner. All data som er nødvendig for kontinuerlig utvikling av virksomheten er tilgjengelig. Og Matilda hjelper til med å på en rask og enkel måte få data servert slik at det blir lett å ta de riktige avgjørelsene.

Under beskrives alle funksjonene som er tilgjengelige i Matilda måltidsplanleggingssystem.

Med hjelp av Matildas effektive rettighetsstyring er det enkelt å sikre at riktig informasjon håndteres av riktig bruker. Alle jobber i samme database, men med forskjellige rettigheter. Dere kan selv bestemme hvilke deler og funksjoner i systemet brukerne skal ha tilgang til. Rettighetsgrupper kan settes opp for enkelt bruker eller for grupper. Det er også mulig å styre hvilke kunder som kan bestille måltider eller kolonialvarer, samt hvordan dette skal bestilles.

Matilda gir deg tilgang til et stort register artikler og næringsmidler. Registeret utgjør grunnlaget for utarbeidelse av oppskrifter og måltidsplanlegging og inneholder:

• Mer enn 3500 leverandørnøytrale* artikler og næringsmidler med informasjon fra Mattilsynet (Matvaretabellen) om næringsinnhold, mål og vekt
• Analyserte karbondioksidekvivalenter for stor sett alle næringsmidler. Dette forutsetter at Matildas klimamodul benyttes.

Registeret kan leses inn i deres egen database og oppdateres ved behov. Hvis en artikkel eller et næringsmiddel ikke er tilgjengelig, kan man lage sine egne artikler og på den måten være sikker på at alle behovene dekkes.

*Nøytrale næringsmidler betyr at næringsmidlene presenteres med en standardverdi for varen som ikke er koblet til en spesifikk leverandør eller et varemerke.

Matilda har en kobling til Matinfo slik at man kan bruker oppdatert informasjon om mat- og drikkeprodukterts innhold.

I Matilda er det enkelt å lage, finne og vedlikeholde oppskrifter. Matildas oppskriftsbank inneholder:

• Mer enn 2500 oppskrifter som kan brukes som de er eller endres for å passe egne behov.
• Oppskrifter som spesielt laget for storkjøkken.
• Informasjon om pris, porsjonsstørrelse, næringsinnhold, og tilberedningsanvisninger.
• Nye og oppdaterte oppskrifter som kan lastes ned fra via datautveksling.

Oppskriftsfunksjonen forenkler arbeidet for alle som er involvert i driften til kjøkkenet. Når oppskriftene er lagret i et system, og ikke på papirlapper rundt omkring på kjøkkenet eller i permer på et kontor, øker det tilgjengeligheten til oppskriftene og effektiviteten i det daglige arbeidet. Man kan lage egne oppskriftsbanker per kjøkken, legg til egne og unike oppskrifter og dele oppskrifter mellom ulike deler av virksomheten.

Ved å bruke Matildas datautveksling kan man hente og oppdatere næringsmiddelinformasjon og oppskrifter fra Matilda og våre samarbeidspartnere. I datautvekslingen finnes det også generelle koblinger til våre største leverandører, noe som er anvendelig for å koble nøytrale artikler og næringsmidler i Matildas database til leverandørenes sortiment. Dette gir riktig prisberegning av oppskrifter, måltider og menyer. Det er også mulig å laste ned oppdatert informasjon om næringsverdinormer, noe som sikrer at måltider og menyer følger gjeldende rekommandasjoner for næring.

I Matildas datautveksling kan man også utveksle oppskrifter, måltider og menyer med Matilda kunder utenfor egen organisasjon. Det gjør det mulig å dele erfaringer og ideer med et stort nettverk av måltidsorganisasjoner.

Funksjonen måltid kan brukes til å sette sammen ulike komponenter til et komplett måltid, som for eksempel, kjøttkaker, brun saus, ertestuing og kokte poteter. Dette gir et fullstendig bilde av kostnad, næringsinnhold og klimapåvirkning per måltid.

Glem menyer på ark og gjentatte spørsmål fra kunder på telefon eller e-post. I Matilda lager man menyer ut ifra virksomhetens behov. Informasjonen samles på et sted og er alltid lett tilgjengelig. Ved å bruke menyfunksjonen kan man:

• Planlegge hvilke måltider som skal tilbys ved de ulike serveringene, frokost, lunsj, middag, kveldsmat og mellommåltid.
• Tilby alternative retter i sesong og på høytidsdager.
• Kopiere menyer.
• Lager et ubegrenset antall menyer.
• Bygge menyen av måltider eller komponenter i form av oppskrifter eller næringsmidler.
• Analysere menyen med tanke på pris, næringsinnhold og klimapåvirkning.
• Bruke en såkalt menymal som en felles meny for en organisasjon med mulighet for de lokale kjøkkenene å tilpasse menyen til sine behov. En menymal er svært tidsbesparende da den kan rullere i så mange uker man ønsker.

Hva er det på menyen i dag? Matilda svarer på spørsmålet ved å gjøre menyen tilgjengelig for deres spisegjester - når som helst, hvor som helst. Dere velger hvilken informasjon om måltidet som skal presenteres og kan enkelt inkludere informasjon om for eksempel allergener. Menyen vises via en responsiv webside, noe som betyr at den kan publiseres som en del av en hjemmeside, vises digitalt på skjerm, legges på startsiden på en mobiltelefon eller nettbrett. Kundene trenger ikke å installere en app for å kunne se menyen.

Ved å bruke API koblingen Matilda Meal Menu API er det mulig å tilpasse hvor, hvordan og til hvem informasjonen fra menyen presenteres. Matilda Meal Menu API er en tilleggstjeneste.

Alle nøytrale artikler og næringsmidler i Matildas register er koblet til Mattilsynets database for næringsmidler, Matvaretabellen, som igjen kan integreres med klimadatabasen RISE som viser næringsmidlenes klimaavtrykk. På den måten kan man beregne måltiders og menyers klimapåvirkning på samme måte som man kan analysere for pris eller næringsinnhold. Matilda viser tydelig hvilke komponenter eller måltider som har høye CO2-ekvivalenter. Ved å bytte ut ingredienser kan man umiddelbart se hvilken effekt det vil ha på komponentens eller måltidets klimapåvirkning. Systemet kan også vise gjennomsnittsverdiene for en periode, noe som kan gjøre det enklere å følge opp sine egne klimamål.

Ved å legge til informasjon om artiklenes eller næringsmidlenes klimaavtrykk i oppskrifter og måltider kan dette vises i menyen og vil da være tilgjengelig for bestilleren eller spisegjesten. Videre kan man legge til informasjon om maten er økologisk, dyrket i Norge, Fairtrade med mer.

Klimamodulen eksporterer rapporter og grunnlag for å kunne analysere virksomhetens arbeid med bærekraft. Rapportene kan eksporteres til Exel for ytterligere analyse.

Ut ifra bestillinger fra menyen for en gitt periode og bestillinger i kolonialvaresortimentet kan Matilda beregne hvilke råvarer som må kjøpes inn og hvor mye som trengs av hver råvare. Det er mulig å få ut bestillingsgrunnlag som kan brukes ved bestilling av varer hos leverandør.

Ved å laste inn prisfiler fra leverandører i systemet kan man generere korrekte prisberegninger på artikler, næringsmidler, oppskrifter, måltider og menyer. Dette sikrer at kalkylene alltid stemmer overens med gjeldende priser. Prisfiler kan lastes inn manuelt eller via en e-handelsintegrasjon som automatisk oppdaterer prisene.

Matilda tilbyr innkjøpsstøtte ved å:

• Laste inn prisfiler fra leverandører i Pricat-, Excel- eller tekstformat
• Sikre at avtalepriser brukes i alle beregninger og kalkyler
• Automatisk generere innkjøpslister ut ifra prognose eller bestillinger inn i systemet

Matilda kan integreres med innkjøpssystem eller leverandørens e-handel slik at bestillingen kan sendes dirkete.

Matilda har funksjonalitet for inventering og varetelling. Man kan bruke standardiserte rutiner for levering av varer inn og vareuttak fra lager, samt definere minimums- og maksimumsnivå for å beregne varebehov basert på saldo.

Matilda har en enkel og smidig bestillingsløsning som fungerer på datamaskin, nettbrett eller mobiltelefon. Bestillingsfunksjonen er fleksibel og kan tilpasses deres behov.

• Kunder kan ha ulikt utvalg og forskjellige priser
• Kunder kan legge inn bestilling via pc, nettbrett eller mobiltelefon
• Hvis kundene bruker bestillingsskjema, kan kjøkkenet registrere disse i etterkant i Matilda.

Alla bestillinger skaper grunnlag for vareinnkjøp, produksjon og distribusjon, samt fakturagrunnlag og statistikk. Når bestillinger legges inn i et digitalt system gir det god oversikt og korrekte prognoser for innkjøp og produksjon. Resultatet blir lavere kostnader og mindre matsvinn.

Matilda er fleksibel med tanke på hvilke kunder som kan bestille hvilke varer, og til hvilken pris. Bestillingslister for kolonialvarer kan presenteres både til interne og eksterne kunder. Matilda gjør det mulig å:

• Bestemme priser per artikkel, kunde, eller kundegruppe (for eksempel intern vs. ekstern kunde)
• Legge til ulike prisavslag på alle eller noen typer artikler.

Når menyen er publisert, kan den presenteres på datamaskin, nettbrett eller på en mobiltelefon. Kundene kan legge inn bestillinger fra tilsvarende enheter.

I Matilda kan de som bestiller måltider få en oversiktlig presentasjon av hva som er tilgjengelig på menyen. Følgende informasjon om måltidet kan vises:

• Næringsverdi
• Ingredienser
• Spesialkost
• Bilder
• Symboler

Bestillingsappen Matilda Mobile er svært anvendelig i de tilfellene hvor pleiepersonale skal legge inn bestillinger sammen med en spisegjest. Dette kan for eksempel være en hjemmeboende som får hjelpe av hjemmetjenesten til å legge inn middagsbestillinger. Ved å bruke mobiltelefon eller nettbrett vises bestillingsalternativene tydelig med bilde, næringsinnhold og allergener. Det er mulig å bestille måltider for gruppe (bulk), matbokser, brett og artikler. Som for alle bestillinger inn i Matilda genererer også bestillingsappen grunnlag for produksjon og levering.

Med Bestilling Hjem får spisegjestene muligheten til å selv bestille mat. For eksempel en hjemmeboende som bestiller mat som leveres av hjemmetjenesten.  

• Bestillingen legges inn via datamaskin, nettbrett eller på mobiltelefon
• Informasjon om måltidsalternativer, ingredienser og allergener vises i bestillingsvinduet.
• Det er mulig å legge inn et «sjekkpunkt» hvor bestillingene blir kontrollert av kvalifisert personale før den går videre til kjøkkenet.
• Bestillingen genererer alle grunnlag kjøkkenet trenger for produksjon og levering.

Kjøleskapslager er en funksjon som hjelper kjøkkenet med å ha kontroll på måltider som håndteres på et mellomlager (kjøleskap), for eksempel på en pleieavdeling.

• Kjøkkenet leverer porsjonsforpakninger (matbokser) med mat til kjøleskapet.
• Maten varmes og serveres av personale på avdelingen.
• Når en matboks tas ut av kjøleskapet, registreres dette i Matilda via et nettbrett.
• En automatisk bestilling sendes til kjøkkenet når det forhåndsinnstilte minimumsnivået nås for en bestemt matboks.
• Ved å koble Kjøleskapslager til funksjonen Matilda Pasientbestilling, kan dere tilby spisegjestene fleksibilitet både når det gjelder matvalg og spisetid.

Pasientbestilling er en forlengelse av funksjonen Kjøleskapslager. I Matilda pasientbestilling kan pasienten selv velge og bestille maten sin direkte fra avdelingens kjøleskap. Menyen publiseres på en nettside som pasienten kan gå inn på via sin mobiltelefon.  

Matilda Pasientbestilling gjør det mulig å:

• Tilby flere valgmuligheter fra en korrekt og oppdatert meny.
• Bedre fleksibiliteten med tanke på når på dagen pasienten ønsker å spise.
• Effektivisere hele prosessen ved å gjøre ansvarsfordelingen mellom kjøkken og pleieavdeling tydelig, samt å forenkle bestillingsmulighetene.
• Minske svinn i alle ledd, spare tid for pleiepersonalet og fjerne behovet for menyutskrifter.

I konferansemodulen kan man skape interne bestillere som på en rask og enkel måte kan legge inn bestillinger til kjøkkenet. På den måten kan andre i organisasjonen bestille mat til et møte eller en konferanse. Det som kreves er kun at den som bestiller har en e-postadresse som tilhører organisasjonen. I bestillingen kan man også oppgi plass og tidspunkt for levering. Bestillingen sendes til kjøkkenet på samme måte som øvrige bestillinger og skaper automatisk grunnlag for produksjon, levering, fakturering, kontering og statistikk.

Man kan enkelt legge inn informasjon om lagerplass for alle råvarer og artikler i Matildas register. Det forenkler plukking av varer til produksjon og levering. Dette gjør arbeidet i kjøkkenet raskere og mer effektivt.

Riktig håndtering av spesialkost er viktig for at riktig mat skal serveres til rett person. Matilda tilbyr flere ulike måter å håndtere spesialkost på. For eksempel kan man søke etter oppskrifter som inneholder et bestemt næringsmiddel eller allergen, og bytte ut dette med et allergivennlig alternativ. Man kan også bruke kommentarfeltet i bestillinger for å markere hvilke spisegjester som trenger spesialkost.

Spesialkostkontroll automatiserer håndteringen av spesialkost ved å sammenligne en planlagt meny mot et gitt personregister. Systemet identifiserer de personene som har en allergi eller intoleranse mot en ingrediens i et måltid slik at dere kan tilby et alternativt måltid. Funksjonen er en effektiv og trygg måte å håndtere spesialkost på, men den krever en viss mengde arbeid for å få sammenligningen på plass. Det er en forutsetning at alle næringsmidler er merket med allergener og at personregistret er oppdatert med spisegjestenes behov for spesialkost, hvilken enhet de hører til også videre.

Matilda kvalitetssikrer produksjonsprosessene i kjøkkenet, og dermed også leveransen til kunden. Fra systemet kan man få ut et stort antall ulike produksjonsgrunnlag som er til hjelp for å produsere og levere riktig antall måltider og varer. Grunnlagene baserer seg på prognose eller bestillinger inn i systemet og inkluderer for eksempel:

• Endre oppskrifter til korrekt mengde ifølge prognose eller bestilling.
• Følgesedler
• Produksjonslister

Etiketter er en viktig del av kjøkkenets arbeids med å sikre riktig mat til rett mottaker. Etikettene som er standard i Matilda har blitt utarbeidet i samarbeid med våre kunder og tar hensyn til format, skrivere og gjeldende lovverk for matinformasjon til forbrukeren. Det finnes etiketter for gruppebestiller, matboks og brettbestilling. Etiketter kan også skrives ut for enkelte varer og manuelt for måltider.

Bruk av Matildas rapporter i det daglige arbeidet øker effektiviteten og kvalitetssikrer leveransene. Funksjonen automatrapport kan dere konfigurere systemet slik at en rapport automatisk sendes til en skjerm eller skriver i produksjonskjøkkenet eller pakkerommet for å på en enkel måte se hvilke varer som skal plukkes til hvilken leveranse. Da unngår man mange manuelle prosesser, som for eksempel å gå til en datamaskin, finne riktig rapport, sende den til utskrift og hente den i skriveren. Matilda sørger for riktig informasjon på rett sted uten mange unødvendige skritt.

Matilda hjelper deg med å jobbe på en smartere måte i kjøkkenet. Når en meny er planlagt med produksjonsdatoer kan systemet foreslå hvordan ukens produksjon kan optimaliseres. Hvis samme oppskrift inngår i flere måltider kan disse oppskriftene tilberedes samtidig. Man kan enkelt skrive ut produksjonslister for ulike dager og ulike produksjonsplasser slik at man til enhver tid vet hvem skal gjøre hva, og hvor.

Matilda sørger for effektiv og sikker håndtering av porsjonspakkede måltider gjennom hele prosessen fra bestilling til levering. Dette er funksjonelt for blant annet hjemmetjenesten.

• Kunden bestiller fra en meny via datamaskin eller app i mobiltelefonen.
• Digitale bestillinger gjør det enkelt for kjøkkenet å håndtere produksjon, pakkelister og oppfølging for fakturering og statistikk.
• Kjøreplanen lages ut ifra kunderegisteret og kan ordnes i samme rekkefølge som distribusjon.
• Man kan lage lister for pakking, levering og eventuell øvrig informasjon per spisegjest.
• Kjøkkenet eller hjemmetjenesten lager kunderegister med informasjon om kosttype og eventuelle andre behov.
• Matilda støtter avpersonifisering av enkeltindividers informasjon
• Etiketter til matboks inkluderer utførlig informasjon om næringsinnhold, ingredienser, og best før dato.
• Systemet kan håndtere stående bestillinger av ulike slag.

Modulen Matilda Plukk & Levering digitaliserer alle arbeidsoppgaver knyttet til utlevering av varer og måltider. Den digitale plukklisten er alltid oppdatert, kan enkelt deles slik at ulike medarbeidere kan samarbeide om leveransene, og fungerer som faktureringsgrunnlag så snart den er merket som klar. Det er også mulig å skrive ut tydelige etiketter direkte fra appen for sikrere leveranser.

Slik fungerer Matilda Plukk & Levering:

• Når en bestilling skal plukkes, åpner personalet på produksjonskjøkkenet en digital plukkliste på nettbrettet.
• Plukklisten er organisert etter lagerplass for å gjøre jobben enklere og raskere.
• Varer som er plukket blir merket som klare på listen med bare ett klikk.
• Hvis noe mangler på lager, kan du justere ordren direkte i appen.
• En pågående plukkliste kan lagres og hentes opp av en annen medarbeider for enklere samarbeid.
• Leveringsetiketter med detaljert informasjon om mottaker, antall kolli og lagringstemperatur kan enkelt skrives ut direkte fra appen.
• Når en ordre er merket som klar, er den klar for fakturering uten at kjøkkenpersonalet trenger å gjøre noe mer.
• Appen kan brukes både for varer som melk og frukt og for komplette måltider, som matbokser eller kantinemåltider.

Funksjonen er tilpasset for virksomheter med brettservering, for eksempel sykehus, der måltidene ofte transporteres til pleieavdelingene på brett. Matilda gjør det mulig for pasientene å bestille via en datamaskin eller mobiltelefon. Hver bestilling genererer en personlig brettetikett. Det sikrer at riktig måltid blir servert til riktig pasient. Når alle bestillingene er digitale, får dere automatisk korrekte grunnlag for innkjøp, produksjon, distribusjon, fakturering og statistikk.

Matilda skaper automatisk grunnlag og beregninger for hvordan maten skal fordeles i ulike typer forpakninger. Basert på hvor mange porsjoner som skal leveres og hvilken type forpakning dere bruker, regner Matilda ut hvor mange og hvilken størrelse forpakningene skal være for å fylles med rett mengde mat.

Matilda tilbyr muligheten å analysere matinntak for en enkelt person. Informasjonen kan registreres for å få frem forskjellige analyser som for eksempel inntak av mat fordelt gjennom døgnet.

Matilda digitaliserer, forenkler og kvalitetssikrer all administrasjon rundt måltidsprosessen. Når informasjon er samlet i et system trenger ikke kjøkkenpersonalet bruke tid på å fylle ut skjema og svare på spørsmål om antall porsjoner som er levert til hvilken kunde. Istedenfor kan de bruke tiden på det som er viktigst – å tilberede og servere god og næringsrik mat.

Matilda tilbyr:

• Grunnlag for fakturering, interndebitering og bokføring for måltider, kolonialvarer og produkter.
• Økonomirapporter for oppfølging av kostnader og inntekter per konto, virksomhet eller ansvarsområde.

Matilda kan med integreres med virksomhetens forretningssystem for å automatisere fakturering og bokføring. Den økonomiske informasjonen som sendes til forretningssystemet kan tilpasses til deres rutiner og økonomimodell. Hvis økonomiintegrasjon ikke er aktuelt, leverer Matilda grunnlag til faktura på papir.

Statistikkfunksjonen i Matilda er til god hjelp med å få innsyn og kontroll over virksomheten. Ved å ta ut detaljerte rapporter kan dere på en enkel måte få oversikt over kostander og mulighet til å analysere leveransene.

• Er det noen varer eller måltider som sjelden blir bestilt? Er det på tide å oppdatere sortimentet?
• Er det forskjell i hvordan ulike avdelinger i virksomheten presterer? Her kan det være muligheter for å lære av hverandre for å effektivisere og sikre god kvalitet i hele virksomheten.
• Opplever virksomheten at det produseres for mye eller for lite mat? Bruk bestillingsstatistikk for å lage mer nøyaktige prognoser.

Dere kan på en enkel måte få ut rapporter fra forskjellige utvalg, for eksempel per kunde, kundegruppe, varegruppe eller artikkelgruppe. I Matilda følger det med en rekke standardrapporter, som for eksempel:

• Salgsstatistikk for meny – viser solgte måltider i en gitt periode
• Innkjøpsstatistikk – viser kjøkkenets varekjøp i en gitt periode
• Kundestatistikk – kan brukes av bestillere (også internkunder) for å se statistikk over bestilte måltider og artikler for grupper eller personer. Det er også mulig å velge en viss periode og ordretype.

Det er også mulig å integrere Matilda med rapport -og analyseverktøy som for eksempel Power BI, Qlik og Tableau.

Matilda gir kjøkkenet mulighet til å følge opp hvor mye mat som blir solgt, og kan deretter levere analyser av antall tilberedete porsjoner, varekostnad per måltid, måltider til overs med mere. Analysene viser for eksempel den totale varekostnad for prognose sammenlignet med antall bestilte porsjoner, og kan derfor bidra med å utarbeide treffsikre prognoser for produksjonen.

For å minske matsvinnet er det viktig med god kontroll over hvor og når matsvinnet oppstår. I Matilda kan man på en enkel måte registrere, måle og analysere svinn, slik at dere skal kunne ta beslutninger som er avgjørende for å minske matsvinnet.

Slik fungerer Matilda Svinnmodul:

• Lag et svinnprosjekt i Matilda
• Identifiser og navngi ulike typer svinn som oppstår i virksomheten. Dette kan være lagersvinn, produksjons svinn, serveringssvinn, tallerkensvinn eller svinn fra spesialkoster som ikke blir spist.
• En mobiltelefon eller nettbrett gjør det enkelt å registrere mengde og type svinn.
• Matilda leverer statistikk over en valgt periode. Denne statistikken kan fungere som grunnlag for bedre planlegging, innkjøp og oppfølging av mål.

Har din virksomhet definert mål for matsvinn? Målene kan registreres i Matilda for å på en enkel måte følge opp svinnarbeidet og se hvor det må gjøres en ekstra innsats. Målene kan registreres per enhet, for eksempel på en avdeling eller et kjøkken.

Med bedre oversikt er det lettere å se hvor det skal settes inn forbedringstiltak. Kanskje porsjonstørrelsen på noen retter må endres eller det viser seg at kvaliteten på noen retter forringes under transport, noe som fører til mer matsvinn ved serveringen? Kan man tilby en komponentbasert meny heller en komplette måltider?  Matildas svinnmodul setter lys på problemer og er til hjelp med å finne muligheter og finjustere prosesser i virksomheten. Alt for å minske matsvinnet og drive arbeidet med bærekraft fremover.

Matilda er en Saas plattform og leveres som en cloud leveranse. Det betyr at den driftes, vedlikeholdes og oppdateres av Matilda FoodTech. Systemet oppgraderes med ny funksjonalitet og forbedringer flere ganger i året. Det sendes alltid ut informasjon om hvilke oppdateringer som blir gjort og hvilken ny funksjonalitet som kommer, men dere trenger ikke bruke tid og IT ressurser på oppgraderinger.

Matilda kan integreres med virksomhetens øvrige IT-infrastruktur, som for eksempel:

E-handel for eksempel Raindance, Agresso, Visma Proceedo, Mercell)

• • Bestilling
  • Følgeseddel
  • Levering
  • Prisfil/varebok

Økonomisystem, for eksempel Agresso, Visma, SAP, Raindance

• • Bokføring
  • Interndebitering
  • Fakturagrunnlag

Pleie – og omsorgssystem for eksempel Treserva, Procapita, Combine

• • Individ- og bistandsinformasjon
  • Rapportering av konsumerte måltider

Betalingssystem for eksempel Visma, TCPOS

Analyseverktøy, for eksempel Power BI, Qlik, Tableau

Sikker innlogging, for eksempel Microsoft AD (Active Directory), SAML2

For flere detaljer som gjelder teknisk spesifikasjon, kontakt Matilda FoodTech.

Hos oss på Matilda FoodTech finner du noen av bransjens mest erfarne eksperter innen måltidsplanlegging. Vårt team står klart til å hjelpe deg med å implementere digitale verktøy som gjør en forskjell i hverdagen din.

Våre prosjektledere har solid erfaring med både IT-løsninger og måltidsvirksomhet. Vi guider deg gjennom hele implementeringsprosessen og sørger for at ditt nye system gir størst mulig verdi fra starten.

Matilda benyttes av hundrevis av storkjøkken blant annet i skole, pleie- og omsorgstjenesten i offentlig og privat sektor. Under er det noen eksempel på at Matilda har hjulpet virksomheter med å jobbe mer effektivt og fått bedre kontroll på måltidsplanleggingen. Du finner flere kundereferanser på vår hjemmeside.

Hvilke språk finnes Matilda på?

Matilda kan leveres på svensk, norsk, dansk, finsk og engelsk. Menyer kan publiseres på mange ulike språk.

Kan alle brukere se all informasjon i systemet?

Man kan selv bestemme hvilke brukere eller brukergrupper som skal ha rettigheter til å se ulik informasjon og funksjoner i systemet.

Hva innebærer det at systemet er en skytjeneste?

Det innebærer at Matilda FoodTech (som er leverandør av systemet) drifter, vedlikeholder og oppgraderer systemet. Ny funksjonalitet og forbedringer blir derfor regelmessig tilgjengelig uten at dere trenger å oppgradere systemet hos dere.

Går an å slette data i systemet?

Det er mulig å filtrere og slette data som handler om bestillinger, følgesedler, fakturagrunnlag og personopplysninger. Det er mulig å lage rutiner for regelmessig sletting av større mengder data ved behov.

Kan Matilda tilpasses til spesifikke behov?

Ja, vi tilbyr tilpasninger for å sikre at systemet oppfyller kundens spesifikke behov. Dette kan være behov for etiketter, rapporter en eller en funksjon i systemet.

Hva slags hjelpemuligheter finnes det i systemet?

Matilda er designet for å være enkelt for alle typer brukere. Det finnes manualer som brukeren kan lese samtidig som de jobber i systemet. Det finnes lenker til dokumenter med informasjon og hjelp, samt tipsruter i hvert bilde. For de vanligste prosessene finnes det også instruksjonsfilmer i systemet.

Er Matilda et nytt system?

Matilda måltidsplanleggingssystem har vært i drift siden 1998 og er under kontinuerlig videreutvikling for å imøtekomme behov for digitalisering og effektivisering i institusjonskjøkken/storkjøkken.

Hvilke kunder bruker Matilda?

I Norge brukes Matilda blant annet av kommuner og sykehus. Matilda brukes også av offentlige og private aktører i Sverige og Finland.  

Leveres noen funksjoner eller moduler i Matilda av en tredjepart?

Nei. All funksjonalitet i Matilda måltidsplanleggingssystem eies og leveres av Matilda FoodTech.