Digitalisierung in der Betriebsgastronomie: Evonik setzt auf Matilda und qnips

Zentralisiertes Datenmanagement und bessere Kommunikation sparen Kosten und steigern die Qualität.

Sich täglich zwischen wechselnden Speiseplänen, Aktionen und individuellen Gästewünschen auszubalancieren, wird zunehmend komplexer. Gäste erwarten verlässliche Informationen zu Zutaten und Allergenen – sowie eine bebilderte Speiseplanung, die sie jederzeit einsehen können. Und vermutlich fallen Ihnen noch zahlreiche weitere Anforderungen ein. Gleichzeitig steigt der Kostendruck. Die Ressourcen sind knapp. Wie soll man da noch die Zeit finden, alle Neuigkeiten, Tagesangebote und Menüs für sämtliche Kanäle attraktiv und termingerecht aufzubereiten?

Dieses Kundenbeispiel zeigt, wie es gehen kann.

Erfahren Sie, wie das Team von Andreas Voßmöller bei der Evonik Catering Service GmbH diese Herausforderungen mit qnips und Matilda FoodTech gelöst hat. Lassen Sie sich inspirieren!

Inhalt:

• - Zwischen Gästewünschen und Alltagsstress: Die Herausforderung

  - Vorteile aus Synergien: Was macht diese Zusammenarbeit besonders?

  - Fazit: Was hat sich bei Evonik verändert?

  - INFO: Was können Sie für Ihr Projekt mitnehmen?

Zwischen Gästewünschen und Alltagsstress:

Wenn Sie für die Betriebsgastronomie verantwortlich sind, kennen Sie den täglichen Balanceakt zwischen Gästewünschen und Kostendruck. Bei Evonik, mit 17 Betriebsrestaurants in ganz Deutschland, wurde deutlich: Wenn alles so weiterläuft wie bisher, drohen ungenaue Informationen, überlastete Teams und frustrierte Gäste. Doch Evonik wollte dem nicht weiter zusehen – und hat gehandelt.

„Irgendwann wurde klar, dass der manuelle Aufwand zu groß war. So konnten wir nicht weitermachen. Wir mussten reagieren und uns zukunftssicher aufstellen.“
— Oliver Schoiber, Head of Operations, Evonik Catering Services GmbH.

• Speisepläne, Aktionen und Neuigkeiten mussten mehrfach – oft parallel – in unterschiedliche Systeme und Kanäle eingepflegt werden. Fehler führten unweigerlich zu Verwirrung bei den Gästen.

• Allergene, Zutaten und Nachhaltigkeitsdaten mussten laufend manuell aktualisiert werden. Bei kurzfristigen Änderungen bestand ständig die Sorge, dass etwas übersehen werden könnte.

• Änderungen an Gerichten oder Aktionen – zum Beispiel kurzfristige Lieferengpässe – lösten sofort Hektik aus. Ist die Information überall aktuell? Oder steht irgendwo noch etwas Falsches?

• Die Abstimmung im Team war eine ständige Herausforderung. Wer hat was aktualisiert? Wer ist für welchen Kanal zuständig? Das kostete Zeit und führte zu zusätzlicher Unsicherheit.

Routineaufgaben blockierten wertvolle Ressourcen. Was tun, wenn der manuelle Aufwand zu groß wird und der Überblick verloren geht?

Digitale Steuerung statt Datenchaos.

Dem Evonik-Team war von Anfang an klar, dass nur ein integrierter, ganzheitlicher Ansatz langfristige Verbesserungen bringt. Statt einzelner, isolierter Lösungen brauchte es eine digitale Strategie, die alles automatisch zusammenführt – von Speiseplänen bis zu Gästeservices – und das standortübergreifend.

Evonik entschied sich für qnips und Matilda FoodTech. Diese innovative Kombination aus intelligentem, zentralem Datenmanagement und moderner Multichannel-Kommunikation passte exakt zu den Anforderungen.

„Wir wollten eine Lösung, die redundante, lokal durchgeführte Tätigkeiten durch ein einheitliches System mit zahlreichen automatisierten Funktionen ersetzt und so unsere tägliche Arbeitsbelastung deutlich senkt. Gleichzeitig sollte sie die Sicherheit und Zuverlässigkeit der Daten erhöhen, insbesondere im Hinblick auf Werbung. Darüber hinaus sollte sie uns die größtmögliche Flexibilität bei der Auswahl und Gestaltung der Ausgabekanäle bieten.“
— Kai Brzoska, Business Support

Das Projekt bei Evonik zeigt erneut, dass das Ganze mehr ist als die Summe seiner Teile. Durch zwei spezialisierte Lösungen, die optimal miteinander abgestimmt sind, kann Evonik seine anspruchsvolle Betriebsgastronomie zeitgemäß steuern.

• Mehr Sicherheit: Matilda bündelt Allergene, Zusatzstoffe, Zutaten und Nachhaltigkeitswerte an einem Ort und ermöglicht Nachverfolgbarkeit und flexible Anpassungen auf Knopfdruck.

• Mehr Transparenz: Automatisch aktualisierte Preislisten zeigen Trends auf und ermöglichen eine gezielte Optimierung des Sortiments.

• Mehr Effizienz: Matilda stellt alle Menüdaten zentral bereit. qnips importiert diese automatisch, bereitet sie für alle Kanäle auf und spielt sie zeitnah und CI-konform an jedem gewünschten Touchpoint aus. Einmal gepflegt – überall einheitlich sichtbar.

• Mehr Sichtbarkeit: Alle Informationen sind aktuell, konsistent und sofort verfügbar – ob am Monitor in der Kantine, in der App, am Terminal oder als PDF.

Alle Teams – Management, Backoffice, Küche und Service – profitieren gleichermaßen von der zentralen Plattform. Und der Erfolg ist messbar:

Der Aufwand für die Pflege und Veröffentlichung von Speiseplänen, Neuigkeiten und Aktionen hat sich um rund 50 % reduziert. Das entlastet die Teams spürbar. Kommunikationsfehler gehören praktisch der Vergangenheit an, da alle Informationen kanalübergreifend konsistent aktualisiert werden. Gäste können jederzeit klare Informationen zu Allergenen, Zusatzstoffen, Aktionen und Angeboten abrufen – ob über Display, App oder Terminal.

App und Portal ermöglichen zudem Kundenfeedback, die Bewertung von Gerichten und die Teilnahme an Umfragen. Push-Benachrichtigungen und Tagesangebote werden direkt an die Gäste ausgespielt.

Die Teams haben dadurch mehr Zeit für das, was wirklich zählt: kreative Ideen und erstklassigen Service.

„Unsere tägliche Arbeit ist einfacher, effizienter und vor allem sicherer geworden. Sowohl unsere Mitarbeitenden als auch unsere Gäste haben von Anfang an positiv auf die neuen Lösungen reagiert.“
— Andreas Voßmöller, Vorsitzender der Geschäftsführung

• Binden Sie alle Stakeholder so früh wie möglich ein. Praxisnahe Ziele führen zu besseren Lösungen.
• Hinterlegen Sie alle Anforderungen mit Alltagsszenarien. So entsteht ein System, das im echten Betrieb funktioniert.
• Setzen Sie auf Systeme mit echten Schnittstellen und automatischer Datenübertragung, um doppelte Aufgaben zu vermeiden.
• Testen Sie früh und rollen Sie schrittweise aus, damit Fehler stressfrei korrigiert werden können.
• Suchen Sie Partner, die die Prozesse und Herausforderungen der Gemeinschaftsgastronomie wirklich verstehen. Das spart Zeit, Geld und Nerven.

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