Slik tok Sigtuna kommune kontroll over matvarekostnadene

Måltidstjenesten i Sigtuna kommune i Sverige har lyktes i å redusere sine innkjøpskostnader til tross for skyhøye matvarepriser, men allikevel opprettholdt og til og med økt kundetilfredsheten. Hva er den hemmelige oppskriften? En samlet systemstøtte og data som gir oversikt over hele måltidsprosessen. 

I Sigtuna kommune brukes digitale systemer fra Matilda FoodTech for å støtte hele måltidsprosessen. Fra anskaffelse og innkjøp til menyplanlegging, næringsberegninger og oppfølging. Takket være disse systemene samles data inn i alle ledd. Data som er uunnværlig or å få oversikt og kontroll over kostnader, kvalitet og klimamål. 

"Vi gikk flere millioner i minus fordi vi ikke hadde kontroll på matvareinnkjøp og kostnader. Men allerede etter ett år med Matildas plattform, var vi tilbake til break even," sier Camilla Lindström, områdeleder for måltidstjenester, Sigtuna kommune. 
I dag skapes oppskrifter og menyer basert på anskaffede varer slik at innkjøp alltid skjer til avtalte priser.

Måltidsplanleggingssystemet beregner næringsinnhold og kostnad per porsjon eller for hele ukemenyen slik at medarbeiderne i måltidstjenesten direkte kan se at måltidene lever opp til nasjonale retningslinjer, budsjett og miljømål. Det blir enkelt å servere riktig mat rett og slett.

Hver måned holder måltidstjenesten møter med personalet i kommunens forskjellige kjøkken. Da presenteres en oppsummering av statistikken for forrige måned. Nøkkeltallene som Sigtuna kommune har fokus på er: 

• innkjøp utenfor avtale

• andel økologiske matvarer

• kostnad for innkjøpte matvarer

• CO2e per kilo innkjøpte matvarer

• matsvinn (kilo) 

Hvert kjøkken får se sin enhets resultater sammenlignet med de andre kjøkkenene i kommunen. En sammenligning som fremmer en sunn konkurranseånd.

"Ingen ønsker å være den som ligger nederst på listen, og alle ønsker å gjøre en god jobb, så denne regelmessige tilbakemeldingen har virkelig drevet frem forbedringer i kjøkkenene. Ofte ser vi positive resultater på nøkkeltallene allerede neste måned," sier Camilla Lindström.

Varje kök får se sin enhets resultat jämför med de andra köken i kommunen. En jämförelse som driver en hälsosam tävlingsanda.

”Ingen vill ju vara den som ligger längst ned på listan och alla vill göra ett bra jobb så den här regelbundna återkopplingen har verkligen drivit på förbättringar i köken. Ofta ser vi positiva resultat på nyckeltalen redan nästa månad,” säger Camilla Lindström.

Når det er tid for anskaffelser av matvarer, bruker Sigtuna kommune Matildas plattform for analyse av innkjøp av matvarer og næringsmidler. Her lastes deres egen innkjøpsstatistikk inn for å danne grunnlaget for en ny anskaffelse.

"Før satt vi med enorme Excel-ark for å lage anskaffelsesdokumenter, det var et evighetsarbeid! Nå kan alle jobbe i samme enkle system, noe som er så mye mer praktisk. Dessuten får vi fantastisk god hjelp og råd fra personalet hos Matilda FoodTech," sier Camilla Lindström.

Sigtuna kommune har lykkes med å levere måltider som holder høy kvalitet til en lav matvarekostnad. Hvordan er det mulig? Camilla Lindström peker på innsikt og kontroll som nøklene til suksess:

"Takket være statistikken får vi innsikt i hele måltidsprosessen og kan gjøre aktive, smarte valg rundt kostnader. Vi kan sette inn målrettede tiltak for å for eksempel redusere matsvinn eller unngå innkjøp utenfor avtale."

"Ifølge vår matvaregrossist var Sigtuna den eneste kommunen i Sverige som lyktes med å redusere sine matvarekostnader i 2023. Det er vi selvfølgelig utrolig stolte over! Men vi hadde aldri lyktes med det uten innsikten som systemene fra Matilda FoodTech gir oss," sier Camilla Lindström.

Skriven av:
Jenny Gruvfält