Full kontroll över inköp och sortiment i Lunds kommun

Sedan Lunds kommun började använda ett nytt system för upphandling och uppföljning av livsmedelsinköp har både effektivitet och kontroll ökat. Med all information samlat på ett ställe blir vardagen enklare – och inköpen mer korrekta.

Lunds kommun upphandlar och förvaltar livsmedelsavtal tillsammans med Lomma, Svalöv, Eslöv och Kävlinge kommuner. Stora livsmedelsupphandlingar görs ungefär var fjärde år. Med ambitionen att effektivisera processer och automatisera manuella arbetsuppgifter valde man för några år sedan att gå över till ett modernt systemstöd: Matilda Procure & Spend. Marie Anzelius, tidigare Livsmedelsupphandlare i Lunds kommun, idag Livsmedelskontroller i Lomma kommun, och Alexandra Wahlgren, Kategoriledare för Mat och Måltider i Lunds kommun, berättar om hur de har lyckats öka såväl effektivitet som kontroll i samband med upphandlingar – och i det dagliga arbetet.

Smidigare och säkrare upphandlingar

En av de stora fördelarna med att göra livsmedelsupphandlingarna det nya systemet är den automatiserade hanteringen av frågor och svar. Tidigare var man tvungen att hålla koll på frågor från leverantörer i en separat Excel-fil där varje fråga, svar och eventuellt förändrade krav noterades för att säkerställa korrekt information vid utvärderingen av anbud.

Idag hanteras istället allt direkt i Matilda Procure & Spend. Frågor kopplas till den specifika positionen i upphandlingsdokumentet så att alla direkt kan se informationen och kraven uppdateras automatiskt.

”Vi kan få uppåt 1000 frågor på en upphandling vilket tidigare hanterades i en separat Excel-fil”, berättar Marie Anzelius och Alexandra Wahlgren. ”Tack vare Matilda Procure & Spend slipper vi en mängd manuellt arbete, samlar all information på ett ställe och känner oss trygga i att upphandlingsfilen alltid är korrekt och uppdaterad.”

Sortiment uppdateras i realtid

Även det löpande arbetet med att förvalta pågående avtal har effektiviserats betydligt. När leverantörerna informerar om förändringar i sortimentet innebar det tidigare mycket manuellt arbete. Sortimentslistan i form av en extremt lång Excel-fil uppdaterades varje gång en förändring annonserades. För att säkerställa att ersättningsprodukten uppnådde rätt krav var man tvungen att leta upp ursprungsfilen och jämföra egenskaper och mål i detalj. Den manuella hanteringen av sortimentsförändringar var alltför tidskrävande och personberoende. Dessutom riskerade man att missa viktiga uppdateringar och krav – särskilt i semestertider.

”Vi tappade kontrollen på avtalet vilket resulterade i ökade inköp utanför avtal och svårighet att styra mot våra mål”, förklarar Marie och Alexandra. ”Nu läses alla sortimentsförändringar in i Matilda Procure & Spend som automatiskt stämmer av ersättningsprodukten mot de ursprungliga kraven så att vi kan fatta rätt beslut inom loppet av bara en minut.”

När all information om sortiment och ersättningsprodukter hanteras i systemet blir det också lättare att kommunicera förändringar till köken som köper in livsmedel. På så sätt hjälper man köken att alltid handla inom avtal och styra inköp mot kommunens mål.

Allt på ett ställe – för en enklare vardag

Med Matilda Procure & Spend samlas all information om upphandlingar, sortiment och inköp i ett och samma system. Inga fler Excel-filer som hanteras manuellt vid sidan om! För måltidsorganisationen har systemet därmed blivit ett uppskattat verktyg i vardagen som stöttar både upphandling och förvaltning av avtal.

”Vi använder Matilda Procure & Spend dagligen. Det fungerar som en informationsdatabas där vi enkelt kan söka svar på frågor, ta fram rapporter eller kontrollera sortimentsförändringar snabbt och enkelt”, avslutar Marie och Alexandra.