Enorma tidsbesparingar och ökad kontroll i Gislaved

Gislaveds kommun har ersatt Excel och e-post med ett digitalt system designat för stora livsmedelsupphandlingar. Digitaliseringen skapar enorma tidsbesparingar för alla som arbetar med upphandling och inköp. Samtidigt som trygghet och kvalitet ökar.

Livsmedelsupphandlingar innebar tidigare en långdragen och komplex process i Gislaveds kommun. Upphandlingsunderlaget skapades i Excel-filer som skickades fram och tillbaka mellan olika personer och funktioner i kommunen. Risken att något blev fel eller hamnade mellan stolar var stor. Och alltför mycket tid spenderades på att manuellt uppdatera och kontrollera underlaget, position för position.

Behovet av IT-stöd var stort. Valet föll på Matilda Procure & Spend – ett system designat för organisationer som hanterar stora upphandlingar och inköp av livsmedel.

”Matilda Procure & Spend uppfyllde alla våra krav – och lite till,” säger Maja Elf, Verksamhetsutvecklare på Måltidsavdelningen i Gislaveds kommun. ”Systemet är enkelt att använda för alla som är involverade i upphandlingar. Nu har vi fullständig överblick och tillgång till data för att arbeta smartare med våra upphandlingar och inköp.”

Måltidsverksamheten i Gislaveds kommun har sparat enormt mycket tid genom att ersätta manuellt arbete med smidiga, digitala processer såväl före som under och efter en livsmedelsupphandling.

När upphandlingen är publicerad hanterar Maja och hennes kollegor frågor från leverantörerna direkt i systemet istället för via e-post. Om kraven behöver justeras baserat på frågor ser de direkt i systemet hur förändringen påverkar marknadsutbud och kommunens mål för upphandlingen.

”Funktionen Frågor och Svar är vi jätteglada för!” säger Maja Elf. ”Vi slipper en massa e-posthantering och kan direkt justera kraven baserat på en frågeställning, samtidigt som att vi har full överblick”.

Gislaveds kommun har även upplevt stora förbättringar i uppföljning och kontroll av livsmedelsinköpen. Statistik finns nu lättillgänglig och det är enkelt att söka efter specifik information, till exempel när en artikel återkallats av producenten och man snabbt behöver veta om och var just den produkten köpts in. Dessutom får man bra underlag för att färdigställa kommunens ansökan om mjölkstöd till Jordbruksverket.

”Vi sparar jättemycket tid tack vare Matilda Procure & Spend,” berättar Maja Elf. "Bara mjölkstödsansökan tog förutom flera veckor att få klar – det var knappt värt arbetsinsatsen. Idag är det jättesmidigt och vi kan dessutom känna oss trygga i att vi följer alla aktuella krav och regler.”

Skriven av:
Jenny Gruvfält