Fleksibilitet - en viktig suksessfaktor for måltidsaktiviteter i krisetider

Anvendelse av virksomhetssystem

For å legge til rette for håndtering og servering av de rundt 4000 porsjonene som Knivsta kommune produserer daglig, har kommunen brukt et virksomhetssystem i fem år. Kostholdsekspert Ingela Nannström sier at arbeidsmetoden siden mars 2020 ikke har endret seg radikalt, mer enn at den har vært nyttig i disse tider. Hun mener at virksomhetssystemet gjør det lettere ettersom det er mulig å raskt omrokere menyene når det er nødvendig på grunn av endrede omstendigheter. Det kan være at mange studenter er syke, at de ansatte er syke og trenger enklere menyer for å kunne servere mat til tross for mangel på ansatte eller at visse matvarer går tomt eller ikke er tilgjengelige hos grossisten.

I Älvkarleby kommune, en relativt liten kommune i Sverige, som serverer ca 1400 porsjoner daglig, har bruken av virksomhetssystem økt de siste to årene. Med Corona-krisen har arbeidet blitt akselerert enda mer, sier Marianne Hasselberg, kostholdsekspert i kommunen. Selv om Älvkarleby kommune og Knivsta kommune har forskjellige antall måltidsenheter og er i forskjellige faser av arbeidet i virksomhetssystemene, kan de bekrefte at fleksibiliteten har vært nyttig for å kunne gjøre justeringer raskt og enkelt. For eksempel å kunne konvertere en meny til en krisemeny.

Ståpåvilje, glød og krisemenyer

At helsevesenet har fungert som helter i løpet av denne tiden er ingen overdrivelse, men å løfte kjøkkenpersonalet som er og har vært en viktig brikke i puslespillet, må ikke glemmes. Ingela Nannström, Knivsta kommune, er utrolig stolt av sine ansatte og synes det er viktig å løfte de som er ute og jobber i driften og daglig blir tvunget til å bli utsatt for en større risiko enn de som har muligheten til å jobbe hjemmefra i et litt mer beskyttet miljø. God kommunikasjon og jevnlige statusrapporter til kjøkkenpersonalet har vært viktig i tillegg til å oppmuntre de ansatte til å ha krefter til å kjempe, sier Ingela Nannström.

Älvkarleby kommune har utviklet en tre-ukers krisemeny med lett å tilberede retter som inneholder færre ingredienser og med mat som kan lagres.

- Krisemenyen trengte ikke implementeres, men vi benyttet anledningen til å prøvekjøre krisemenyen i en periode på fire uker på alle skolene, sier Marianne Hasselberg.

Responsen fra skoleelevene var veldig positiv da elevene syntes maten var god, sier Marianne. Å teste krisemenyen for å se at den fungerte og sjekke at rutinene blir holdt, er noe hun anbefaler andre kommuner å gjøre før det blir en skarp situasjon. Videre ble det produsert en meny for matbokser i tilfelle matbokser hadde blitt aktuelle slik at elevene skulle få muligheten til å hente mat fra skolene. Arbeidet med matbokser er noe som kan utvikles videre hvis det ble aktuelt å tilby matkasser til hjemmetjenesten i egen regi, sier Marianne Hasselberg.

Fremtidig utviklingsarbeid

Både Ingela Nannström og Marianne Hasselberg er positive til fremtidig arbeid i virksomhetssystem. Marianne Hasselberg synes det blir spennende å se hvordan det kan passe mer inn i deres virksomhet og hvordan de ulike funksjonene kan hjelpe kommunen med å få bedre oversikt ved hjelp av ulike nøkkeltall og funksjoner. Knivsta kommune jobber for tiden med å produsere en kriseberedskapsmeny og at systemet da vil lette arbeidet, sier Ingela.

- Videre arbeid med Mashie kan være å jobbe mer med beredskap parallelt og sette forskjellige menyer, matboksemat og oppskrifter på kald mat i systemet, sier Ingela Nannström.

En krise kan aldri planlegges, men å ha en klar struktur og kriseplan muliggjør ofte tøffe situasjoner. Ved å samle kunnskap og ideer fra det offentlige måltidet, kan vi støtte underveis. Mattilsynet i Sverige samarbeider også med andre aktører for å lage en beredskapshåndbok om matforsyning som er rettet mot måltidsorganisasjoner i kommuner og regioner. Arbeidet forventes å fortsette til 2022.

Ønsker du å høre hvordan du kan jobbe med krisehåndtering i våre løsninger, ta kontakt.

‍