Fra perm til skjerm – digitaliser egenkontrollen

Alle som jobber i restaurant og storkjøkken vet at internkontroll er ekstremt viktig, samtidig som det kanskje ikke er blant de mest populære arbeidsoppgavene i kjøkkenet. Det vil Matilda IK-mat forandre, med et digitalt og brukervennlig system for PC, nettbrett eller mobil.

– Enklere enn dette blir det ikke å jobbe med internkontroll.

Når du logger inn, kommer det opp en liste over hva du skal gjøre. Du trykker på den aktuelle linjen, får instruksjoner og haker av når det er gjort. Og hvis du skulle glemme noe, får du en digital påminnelse, sier Niklas Ekman, egenkontrollekspert hos Matilda FoodTech.

Han er opprinnelig næringsmiddelkjemiker og har i mange år jobbet som næringsmiddelinspektør, så han vet hva han snakker om.

– Det er en trygghet i å vite at alt er ferdig når man går hjem fra jobb. Å slippe å våkne midt på natten og lure på om man egentlig fylte ut de temperaturene eller ikke.

Systemet tar utgangspunkt i bransjeretningslinjene for offentlig sikker mat med ferdige maler som kan spesialdesignes etter hver virksomhets spesifikke forutsetninger og behov.

– Vi har kunder som ønsker at vi skal flytte den eksisterende internkontrollen fra permen og rett inn i modulen, og det er også fullt mulig, sier Niklas Ekman.

Mikael Jakobsson, som er ansvarlig for Restaurant Solsidan i Landstingshuset i Region Norrbotten, har brukt Matilda IK-mat i snart ett år.

– Før hadde vi en internkontrollperm med massevis av lister som måtte fylles ut. Problemet var at det var lett å glemme det, eller å gjøre feil. Noen noterte temperaturer på lapper, som deretter ble borte eller arkivert på feil sted, sier han.

Nå forteller systemet hva som skal gjøres og når. Et blått varsel viser at noe skal gjøres, mens et rødt varsel viser at tiden er overskredet.

– Du ser umiddelbart i gjøremålslisten når ulike momenter er utført, og du kan velge å få påminnelser enten på forhånd eller når noe er forsinket. Jeg synes det er praktisk å kunne hake av alt på jobbmobilen, uansett hvor jeg er.

Å ha digitalisert internkontrollen innebærer at han som sjef får en helt annen oversikt, kan se sammenhenger og trekke konklusjoner på et høyere nivå.

– Jeg er en såkalt superbruker, noe som betyr at jeg også kan ha oversikt over de andre storkjøkkenene i regionen, sier Mikael Jakobsson, og forklarer at det er enklere å forandre og forbedre rutinene nå enn når man har alt analogt i en perm. Og det er ikke mulig å jukse ved å fylle ut eller endre noe i etterkant.

– Vi ligger på A-nivå, altså høyeste karakter, hos næringsmiddeltilsynet (i Sverige). Inspektøren som kommer hit synes det er supert at alt er digitalt tilgjengelig, det gjør jo også hennes jobb enklere.

Stefan Norlin er arkitekten bak Matilda IK-mat.

– Jeg synes det er gøy å sette meg inn i nye bransjer, forstå utfordringene og finne nye tekniske løsninger som gjør det enklere, sier han.

Utfordringene har vært av applikasjons  og informasjonsteknisk art, ikke internkontrollen i seg selv.

– Programmet må være enkelt å bruke for alle, uansett forkunnskaper og teknisk kompetanse, det har vi jobbet enormt mye med.

Det er også mulig å koble egne sensorer til programvaren, som holder styr på temperaturen i kjøl og frys hele døgnet og varsler ved avvik.

– Hvis noen for eksempel glemmer en dør, blir det raskt oppdaget og man slipper å kaste store mengder varer som har blitt dårlige, sier Stefan Norlin.

Han mener at det føles ekstra godt å utvikle og forbedre ting som virkelig har en betydning. Som i dette tilfellet: spørsmål knyttet til helse og bærekraft.

– Neste skritt er å sy sammen hele Matilda-tilbudet med internkontrollen som en integrert del, der de ulike modulene «kommuniserer» med hverandre. På denne måten kan man følge en råvare på en enkel og sikker måte fra innkjøp og håndtering hele veien frem til gjesten.

‍

7 grunner til å gå fra perm til skjerm

Å gå fra perm til skjerm med Matilda gir mange fordeler. Her er noen av dem Mikael Jakobsson, restaurantansvarlig for Restaurant Solsidan i Region Norrbotten, merker i sitt arbeid:

1. Det er lett å få rask oversikt over hva som må gjøres hver dag.

2. Man får positiv feedback når alt gjort – da er listen tom.

3. Det sparer tid og krefter ved endringer i programmet.

4. Man får umiddelbare oppdateringer når noe endres og har alltid tilgang til siste versjon.

5. Systemet sender påminnelser når noe må gjøres eller ikke har blitt gjort.

6. Det forenkler arbeidet ved inspeksjoner og revisjoner.

7. Man har full sporbarhet gjennom hele produksjonskjeden.