Fra perm til digital kontroll av IK-mat

Fra papirbasert IK-mat til digital kontroll. Ved Restaurant Solsidan i Region Norrbotten i Sverige ønsket de å skape bedre oversikt og enklere oppfølging i en travel kjøkkenhverdag. Ved å digitalisere arbeidet med IK-mat har de fått tryggere rutiner, mindre manuelt arbeid og enklere tilgang til dokumentasjon og sporbarhet.

Enklere enn dette blir det ikke å jobbe med internkontroll.

Når du logger inn, kommer det opp en liste over hva du skal gjøre. Du trykker på den aktuelle linjen, får instruksjoner og haker av når det er gjort. Og hvis du skulle glemme noe, får du en digital påminnelse, sier Niklas Ekman, egenkontrollekspert hos Matilda FoodTech.

Han er opprinnelig næringsmiddelkjemiker og har i mange år jobbet som næringsmiddelinspektør, så han vet hva han snakker om.

"Det er en trygghet i å vite at alt er ferdig når man går hjem fra jobb. Å slippe å våkne midt på natten og lure på om man egentlig fylte ut de temperaturene eller ikke."

Systemet tar utgangspunkt i bransjeretningslinjene for offentlig sikker mat med ferdige maler som kan spesialdesignes etter hver virksomhets spesifikke forutsetninger og behov.

"Vi har kunder som ønsker at vi skal flytte den eksisterende internkontrollen fra permen og rett inn i modulen, og det er også fullt mulig", sier Niklas Ekman.

Mikael Jakobsson, som er ansvarlig for Restaurant Solsidan i Region Norrbotten, har jobbet med Matilda IK-mat over tid og opplever at det har gjort hverdagen enklere og mer oversiktlig.

Før hadde vi en internkontrollperm med massevis av lister som måtte fylles ut. Problemet var at det var lett å glemme det, eller å gjøre feil. Noen noterte temperaturer på lapper, som deretter ble borte eller arkivert på feil sted, sier han.

Nå forteller systemet hva som skal gjøres og når. Et blått varsel viser at noe skal gjøres, mens et rødt varsel viser at tiden er overskredet.

"Du ser umiddelbart i gjøremålslisten når ulike momenter er utført, og du kan velge å få påminnelser enten på forhånd eller når noe er forsinket. Jeg synes det er praktisk å kunne hake av alt på jobbmobilen, uansett hvor jeg er."

Å ha digitalisert internkontrollen innebærer at han som sjef får en helt annen oversikt, kan se sammenhenger og trekke konklusjoner på et høyere nivå.

"Jeg er en såkalt superbruker, noe som betyr at jeg også kan ha oversikt over de andre storkjøkkenene i regionen", sier Mikael Jakobsson.

Han forklarer at det er enklere å endre og forbedre rutiner når alt er digitalt samlet, sammenlignet med analoge permer. Samtidig blir det lettere å sikre at dokumentasjonen er korrekt og oppdatert.

Ved tilsyn er all dokumentasjon lett tilgjengelig, noe som gjør oppfølgingen enklere både for kjøkkenet og inspektørene.

7 grunner til å gå fra perm til skjerm

Å gå fra perm til skjerm med Matilda gir mange fordeler. Her er noen av dem Mikael Jakobsson, restaurantansvarlig for Restaurant Solsidan i Region Norrbotten, merker i sitt arbeid:

Det er lett å få rask oversikt over hva som må gjøres hver dag.
Man får positiv feedback når alt gjort – da er listen tom.
Det sparer tid og krefter ved endringer i programmet.
Man får umiddelbare oppdateringer når noe endres og har alltid tilgang til siste versjon.
Systemet sender påminnelser når noe må gjøres eller ikke har blitt gjort.
Det forenkler arbeidet ved inspeksjoner og revisjoner.
Man har full sporbarhet gjennom hele produksjonskjeden.