Hantera
Digital upphandling av livsmedel
Kvalitetssäkra och effektivisera era livsmedelsupphandlingar i Hantera. Skapa upphandlingsunderlag, jämför anbud och följ upp inköp mot avtal och mål. Hela processen sköts i en säker digital lösning med guidning av vårt team som har oslagbar erfarenhet av offentliga livsmedelsupphandlingar.
Effektivitet
Du får en digital automatiserad process från förfrågan och anbud till uppföljning och rapportering.
Kvalitet
Med ett datadrivet och digitalt arbetssätt får du ett korrekt och kvalitetssäkrat upphandlingsunderlag.
Kontroll
Styr inköp mot avtal och få automatiska rapporter på hur ni lever upp till mål kring kostnader, hållbarhet och kvalitet.
Hållbarhet
Mät och kommunicera nyckeltal för matsvinn, miljöpåverkan och andel ekologiska livsmedel.
Skapa underlag snabbt och enkelt
Vi läser in er inköpsstatistik i Hantera så att ni kan bygga underlaget på er historiska data. Systemet identifierar automatiskt artiklar, skapar positioner och föreslår krav. Vårt erfarna supportteam hjälper självklart till att kvalitetssäkra underlaget så att ingenting faller mellan stolar.
Automatisk utvärdering för trygga beslut
Hantera sammanställer alla anbud så att du tydligt ser skillnader mellan de olika leverantörernas erbjudanden. Självklart matchar systemet automatiskt era specifika krav med produkternas egenskaper för en systematisk och rättvis bedömning.
Support och erfarenhet från hundratals upphandlingar
Vi som jobbar med Hantera har lång erfarenhet från måltidsorganisationer och offentliga upphandlingar. Med lärdomar från hundratals upphandlingar som görs i Hantera varje år och ett nära samarbete med Upphandlingsmyndigheten kan du känna dig trygg i att ta dig an din nästa livsmedelsupphandling med oss.
Känns arbetet med livsmedelsupphandlingen övermäktig för ditt team? Då kan du köpa tjänsten från oss. Våra kompetenta konsulter hjälper dig med att exempelvis skapa artikelförfrågan, definiera krav, kvalitetssäkra varukorgen och utvärdera artiklar.
Kontroll på inköp och nyckeltal
Med automatiska utskick kan du enkelt följa de nyckeltal som kopplas till din verksamhets mål och få en tydlig uppföljning på hur kostnader utvecklas, andel inköp utanför avtal och hur väl ni uppfyller klimatmålen. Självklart kan du både se en översikt över hela verksamheten och detaljer för en enskild enhet. Dessutom kan du jämföra dina resultat med genomsnittet av alla de organisationer som använder Hantera runt om i landet för att upptäcka förbättringspotential hos er.
Varför ska du välja Hantera?
- Sparar tid
Undvik manuellt arbete, ta bort tidstjuvar i processen och dra nytta av lärdomar från andra Hantera-användare. - Snabbstartar din upphandling
Underlaget skapas enkelt med hjälp av er historiska inköpsdata och Hanteras unika livsmedelsdatabas. - Tillgång till expertkunskap
Hanteras experter på livsmedelsupphandlingar kvalitetssäkrar underlaget, agerar bollplank och håller koll på de senaste trenderna. - Skapar trygghet
Digitala anbudssvar och automatisk matchning av egenskaper ger välgrundade beslut. - Snabbt att komma igång
Det är enkelt att komma igång med Hanteras webbaserade lösning, utan installation eller lång utbildning. - Enkel frukt- och mjölkstödsansökan
Hantera sammanställer all information du behöver för frukt- och mjölkstödsansökan till Jordbruksverket.
Så fungerar Hantera – steg för steg
Hantera hjälper dig att effektivisera alla aktiviteter kring livsmedelsupphandlingar. Från att förstå vilka livsmedel, volymer och krav som ska ingå i en upphandling och utvärdera anbudssvar till att följa upp utvecklingen av kostnader och inköp inom avtal. Alltid med våra erfarna rådgivare nära till hands för att guida dig genom processen.
Tydligt underlag ger välgrundade upphandlingar
Förberedelse är nyckeln till en lyckad livsmedelsupphandling. Vi hjälper dig att läsa in historisk inköpsstatistik så att ni kan skapa upphandlingsunderlaget utifrån er data. I Hantera kan ni sedan gå igenom varje position för att uppdatera volymer och egenskaper utifrån gällande behov och mål. Glöm Excel-blad och dokument som skickas runt i organisationen! All information samlas in och sparas digitalt i Hantera.
Testkör din upphandling mot Hanteras unika databas
När du har skapat ditt upphandlingsunderlag kan du testköra dina frågor och krav i Hanteras unika databas som innehåller hundratusentals livsmedel. Träfflistan kommer att visa dig om det finns artiklar med de egenskaper du angett, att upphandlingen är öppen för flera leverantörer och kommer att ge dig tillräckligt många svar för ett välgrundat beslut. Allt för att säkerställa att verksamheten får mesta möjliga värde av upphandlingen.
Vem vann? Tryggare beslut med Hantera
Att gå igenom och utvärdera anbudssvar manuellt är en extremt tidskrävande, och nästintill omöjlig, uppgift. Med Hantera får du en digital sammanställning över alla anbud med tydliga rapporter som visar skillnader mellan de olika leverantörernas erbjudanden. Hantera matchar automatiskt de egenskaper ni satt som krav med produkterna i anbuden för en systematisk och rättvis bedömning. Du kan alltid kontrollera specifika positioner för att känna dig trygg i att ni fattar rätt beslut.
Löpande uppföljning hjälper alla att handla rätt
Upphandlingen är bara startskottet. Därefter börjar ett kontinuerligt arbete med att utbilda verksamheten så att ni får mesta möjliga värde från de nya avtalen. I Hantera hittar du all data för att exempelvis stämma av att inköp görs inom avtal, andel ekologiska livsmedel jämfört med målen eller kostnadsutveckling för en viss produktgrupp. Du kan enkelt dela rapporterna via e-post för att sprida informationen i organisationen och skapa större medvetenhet och engagemang för era mål.
Snabb, enkel och korrekt mjölkstödsansökan
Eftersom inköpsstatistiken läses in i Hantera finns all information som krävs för den årliga mjölkstödsansökan tillgänglig i systemet. Hanteras mjölkmodul underlättar dessutom registrering av mjölk som flyttas mellan enheter i verksamheten. Med ett enkelt klick får du en sammanställning av alla detaljer, redo att skicka in tillsammans med ansökan till Jordbruksverket – så att du aldrig behöver missa en möjlighet till skolmjölkstöd.
Tips från coachen: våra experter stöttar dig genom hela processen
Eftersom Hantera utvecklats i nära samarbete med myndigheter och branschaktörer kan du känna dig trygg i att era upphandlingar följer gällande lagar och regler. Våra erfarna rådgivare agerar gärna bollplank och delar med sig av de senaste trenderna inom offentlig livsmedelsupphandling. Med erfarenhet från att arbeta med fler än 240 måltidorganisationer i Sveriges kommuner och regioner har vi gedigen kunskap för att stödja dig i upphandlingsarbetet.
Livsmedelsupphandling
Tydliga krav för en lyckad livsmedelsupphandling
Att ha en tydlig plan som hela tiden följs upp och återkopplas ut till verksamheten sparar både tid, pengar och miljö. För att göra det k...
Guide
9 smarta tips för att hantera ökade livsmedelskostnader
De ökade livsmedelskostnaderna är en tuff utmaning för många måltidsverksamheter. Men det finns lösningar för att minska kostnaderna utan...
Webinarium
Se hur du kan digitalisera din livsmedelsupphandling!
Genom en digitaliserad livsmedelsupphandling kan du spara både tid och pengar, följa upp viktiga målsättningar och samla statistik på ett...
Upphandling livsmedel: Frågor och svar
Vad innebär livsmedelsupphandling inom offentlig sektor?
Livsmedelsupphandling inom offentlig sektor är ett viktigt verktyg för att säkerställa att måltider som serveras inom skolor, sjukhus, äldreomsorg och andra offentliga verksamheter uppfyller gällande lagkrav och verksamhetens mål kring kvalitet, säkerhet och hållbarhet. Syftet med en upphandling är att teckna avtal med en eller flera livsmedelsleverantörer för att säkra tillgänglighet av de livsmedel som verksamheten behöver till rätt kvalitet och prisnivå för att rymmas inom gällande budget.
I praktiken innebär det att inköps- och måltidsorganisationer inom kommuner och regioner ansvarar för att ta fram underlag för vilka livsmedel som ska upphandlas, fastställa krav på näringsinnehåll och miljökriterier, utvärdera och välja leverantörer samt följa upphandlingslagar och riktlinjer. Målet är att erbjuda hälsosam, säker och hållbar mat inom ramen för verksamhetens budget samtidigt som man ser till att upphandlingen är konkurrenskraftig och transparent.
Vilka regler och riktlinjer måste följas vid upphandling av livsmedel i offentlig sektor?
Vid upphandling av livsmedel inom offentlig sektor måste man följa lagar och riktlinjer som främjar öppenhet och konkurrens. Det innebär att processen ska vara transparent och öppen för alla potentiella leverantörer. Hållbarhetskriterier, som ekologiska produkter och närproducerade råvaror, blir allt viktigare. Dessutom måste upphandlande myndigheter formulera tydliga krav på livsmedlens kvalitet och kvantitet.
Noggrann dokumentation av hela upphandlingsprocessen är nödvändig för spårbarhet och ansvarsskyldighet. Detta säkerställer en rättvis och framgångsrik upphandling som möjliggör högkvalitativ mat till användarna inom offentlig sektor. Hos Upphandlingsmyndigheten kan du läsa mer om riktlinjer för upphandling livsmedel inom offentlig sektor.
Hur kan man upphandla livsmedel som är både hälsosamma och hållbara?
Ett av de viktigaste stegen i en livsmedelsupphandling är att skapa ett utförligt underlag. Det är här du ska formulera tydliga och detaljerade krav på exempelvis näringsinnehåll, kvalitet och hållbarhetskriterier. Detta kan inkludera att prioritera ekologiska produkter, närproducerade råvaror och minimera matsvinn.
Hur kan vi säkerställa att våra livsmedelsupphandlingar är transparenta och följer alla regler, samtidigt som vi håller oss inom budget?
För att säkerställa både transparens och budgetkontroll bör man skapa tydliga upphandlingsdokument och processer som följer upphandlingslagar och riktlinjer. Det är också viktigt att noga dokumentera och rapportera alla steg i upphandlingsprocessen för ökad transparens och spårbarhet. Efter att upphandlingen är avslutad är det viktigt att följa upp inköpsstatistik och säkerställa att alla inköp görs inom avtal så att verksamheten nyttjar upphandlade livsmedel och priser.