Effektivare administration av livsmedelsinköp i Söderköpings kommun

I en liten kommun med begränsade resurser är effektivitet A och O. Därför har Söderköpings kommun moderniserat sitt systemstöd för upphandling och uppföljning av livsmedelsinköp. Resultatet? Stora tidsbesparingar, minskat manuellt arbete och bättre statistik. 

Söderköping är en liten kommun med stora ambitioner. Kostenheten arbetar aktivt för att ständigt förbättra arbetssätt och resultat. De nöjer sig inte med något som är ”bra nog” och utmanar gärna sig själva och sina leverantörer för att bli bättre. När den administrativa bördan kring livsmedelsinköp blev alltför stor var det därför naturligt för Söderköpings kommun att se över arbetssätt och systemstöd.

Maria Hultman, administratör på kostenheten i Söderköpings kommun, har många uppgifter på sitt bord. Allt ifrån att hantera upphandlingar, leverantörsavtal och sortimentsförändringar, till att publicera menyer, ta fram statistik och följa upp rutiner för egenkontroll. Här finns inte tid för krånglande system eller onödigt manuellt arbete!

Även om Söderköping redan tidigare hade systemstöd på plats krävdes mycket handpåläggning för Maria i det dagliga. Vissa moment hanterades fortfarande i Excel-filer vid sidan och det var svårt att få ut detaljerad statistik för att svara på frågor från politiken eller verksamheten. För att effektivisera administrationen och uppföljningen valde Söderköpings kommun att byta till ett modernare system – Matilda Procure & Spend.

Statistik och rapporter är endast ett knapptryck bort

Idag upplever Maria stora tidsbesparingar i sitt dagliga arbete. De ständigt återkommande förfrågningarna om statistik går nu betydligt snabbare och enklare att besvara. Oavsett om det handlar om detaljerade frågor från politiker, en månadssammanställning till regionen eller rapportering till Livsmedelsverket. 

”Med Matilda Procure & Spend är det mycket enklare att ta fram statistik och rapporter,” förklarar Maria Hultman. ”Jag kan söka på artikelnummer, specificera exakt vilken data jag behöver och skapa mallar för återkommande rapporter. Det sparar mig mycket tid!”

Många bäckar små blir stora tidsbesparingar i vardagen

Ett nytt system i sig självt gör inga mirakel. Det är först när man börjar använda smarta funktioner och förändrar arbetssätt som de stora effektivitetsvinsterna kan bli verklighet. Maria och hennes kollegor ser inte det nya systemet som en revolution utan snarare flera små förbättringsområden som tillsammans leder till stora tidsbesparingar i vardagen. 

Några exempel är att hantera frågor och svar i samband med upphandlingar, uppdatera sortimentsförändringar och samla ihop data till mjölkstödsansökan. De här arbetsuppgifterna krävde tidigare sammanställningar i Excel, manuella jämförelser och kontroll av data. Idag samlas allt på ett ställe med bättre struktur, tillgänglighet och översyn.

”Vi har lyckats ta bort flera manuella moment i vardagen så att vi kan arbeta mer effektivt och spara tid,” berättar Maria Hultman. ”Matilda Procure & Spend är användarvänligt och smidigt att arbeta i. Och när vi behöver hjälp får vi snabbt bra och rätt support från vår kontaktperson hos Matilda. Vi är jättenöjda!”