Grossistens framgångsrecept för att vinna offentliga upphandlingar

Mårdskog & Lindqvist är en lokalt förankrad livsmedelsgrossist som lyckats bredda sin marknadsposition från nästan enbart kommersiella kunder till flera vunna avtal i offentlig sektor. En resa som inte hade varit möjlig utan rätt systemstöd.

Det familjeägda grossistföretaget Mårdskog & Lindqvist är stolta över att erbjuda sina kunder ett komplett sortiment och lokal service i södra Sverige. Geografisk närhet är en viktig ingrediens i Mårdskog & Lindqvist erbjudande – en tredjedel av leverantörerna är småskaliga närproducenter, något som gör dem unika på marknaden. Kundbasen innehåller allt från restauranger och storkök till caféer och hotell. Sedan en tid tillbaka levererar de även livsmedel till kommuner i närområdet.

Utmaningen: Att ta sig in på offentlig marknad

Pandemiåren påverkade Mårdskog & Lindqvist hårt. Majoriteten av försäljningen gick då mot den kommersiella marknaden som i stort sett slogs ut av myndigheternas restriktioner och drastiskt minskat kundunderlag. Det blev då kritiskt att bredda affären mot offentlig sektor där försäljningsvolymerna fortsatt var stabila även i osäkra tider.

Men att svara på offentliga livsmedelsupphandlingar är en svår uppgift – särskilt för mindre aktörer som inte har tidigare erfarenhet och tillgängliga resurser. Upphandlingsunderlagen från kommuner och regioner är lika långa som detaljerade. Att manuellt jämföra krav med artiklar i sortimentet och arbeta med anbudssvar i Excel är inte ett alternativ. Här krävs systemstöd för att det ens ska vara värt att svara på upphandlingar. För Mårdskog & Lindqvist blev svaret Matilda Needle – en smart lösning designad för att stödja anbudsarbetet för offentliga livsmedelsupphandlingar.

”Jag skulle inte klara mig utan Needle!” säger Gabriel Isik, Key Account Manager på Mårdskog & Lindqvist. ”Upphandlingsunderlagen från offentlig sektor är extremt specifika och vi har inte resurser för att gå igenom allt, hitta relevanta artiklar och jämföra krav manuellt.”

Systemstöd – en förutsättning för att svara på offentlig upphandling

Sedan Mårdskog & Lindqvist började använda Matilda Needle för att stödja arbetet kring offentliga upphandlingar har de gjort stora framsteg – både i form av effektivitet och vunna avtal. Flera kommuner i närområdet är nu kunder och Gabriel kan fokusera helt på att förbättra företagets position på den offentliga marknaden.

Med hjälp av Needle matchas upphandlingens krav automatiskt mot Mårdskog & Lindqvists sortiment så att de snabbt och enkelt kan se vilka artiklar som är relevanta att ta med i anbudssvaret. För att få en bra träffbild krävs dock att artiklarna är uppdaterade med rätt information i Dabas. Här finns förbättringsmöjligheter, särskilt för de små, lokala producenterna som inte alltid har kunskapen eller resurserna att jobba med produktinformation i Dabas. När kvaliteten på produktdata ökar kommer även fler lokalproducerade artiklar att matchas automatiskt och därmed minska behovet av handpåläggning i samband med anbudssvar.

”Bra systemstöd är en förutsättning för att vi ska kunna svara på offentliga upphandlingar. Men lika viktig är den support vi får från vår kontaktperson hos Matilda FoodTech. Det är lätt att få hjälp med systemet och bolla idéer eller frågor om allt som rör upphandlingsprocessen,” avslutar Gabriel Isik.