Snabbare anbud och smartare försäljning hos Blentagruppen

Sedan några år tillbaka använder livsmedelskoncernen Blentagruppen smart systemstöd för att arbeta med anbud till offentliga livsmedelsupphandlingar och uppföljning av försäljningsstatistik. Stora tidsbesparingar, minskad risk för fel och förbättrade kundrelationer är bara några av de positiva resultaten.  

Blentagruppen, där varumärkena Guldfågel och Ingelsta Kalkon ingår, svarar på i princip alla livsmedelsupphandlingar från offentlig sektor i Sverige. Tidigare var arbetet med anbudsunderlagen tidskrävande och stressigt, särskilt då flera upphandlingar ofta publicerades under samma period. Många timmar lades på att manuellt jämföra upphandlingens krav med produktinformation i listor och fysiska kataloger – position för position. 

Idag är vardagen betydligt lugnare för Nellie Wedin, Anbudsansvarig på Blentagruppen: 

”Jag sparar mycket tid vid varje upphandling tack vare Matilda Needle. Dessutom kan jag känna mig trygg i att jag inte missar något eller lägger in fel produkt eftersom både upphandlingsunderlaget och produktinformationen från Dabas finns i systemet.” 

Effektivare anbud med automatisk matchning

Det digitala arbetssättet blev snabbt en naturlig del av vardagen hos Blentagruppen. Att ta fram underlag till anbud är nu en effektiv och smidig process – mycket tack vare den automatiska matchningen av upphandlingens krav mot Blentagruppens produktkatalog i Dabas. Eftersom all data finns samlat kan systemet direkt presentera förslag på vilken produkt som bäst matchar respektive position i upphandlingen. Dessutom ser Nellie enkelt hur många krav produkten uppfyller och identifiera var hon behöver ställa frågor till upphandlaren.

”Nu behöver jag inte längre känna stress och press när flera upphandlingar publiceras samtidigt,” berättar Nellie Wedin. ”Needle är som en extra kollega som hjälper mig och gör det tunga, tidskrävande jobbet med att jämföra produkter och krav i detalj.” 

Översikt och kontroll ökar trygghet

Att frigöra tid genom att ta bort manuellt arbete är en stor fördel med att digitalisera anbudsarbetet. Men lika viktigt är den ökade tryggheten och minskade sårbarheten som det nya arbetssättet medför Blentagruppen. De behöver inte längre förlita sig på att Nellie som anbudsansvarig har kunskap och information i huvudet tack vare sin långa erfarenhet. Med all data på ett ställe är det lätt att få översikt över produkter och anbud. De kan dessutom se hur väl konkurrenternas erbjudande matchar upphandlingen för att eventuellt justera produkter och priser i anbudet för att öka chanserna att vinna avtalet.  

”Matilda Needle tar bort osäkerheten kring anbudsarbetet och minimerar risken för fel," förklarar Nellie Wedin. ”Om vi i framtiden skulle anställa ny personal, som inte har erfarenhet av offentlig upphandling, guidar systemet dem igen processen. På så vis är vi idag mindre sårbara som företag.”

Datadrivet arbete gynnar såväl produktutveckling som kundrelationer

Digitaliseringen har även hjälpt Blentagruppen att arbeta mer datadrivet och nyttja tillgänglig statistik som beslutsunderlag på en mängd områden. Via lösningen Matilda Haystack får de överblick över hur slutkunden faktiskt handlar och hur väl olika varugrupper och artiklar når upp till avtalets förväntade volymer. Information som de tidigare bara kunnat ge kvalificerade gissningar om, baserat på inköpsdata från grossisterna. 

Blentagruppens säljare använder också Haystack för att förbereda sig inför kundmöten. På så sätt kan de vara pålästa kring inköpsvolymer, avtalsprodukter som inte nyttjas och inköp utanför avtal för att ställa relevanta frågor och ha en produktiv dialog med kunden. 

”Tack vare all data som finns lättillgänglig i Matilda Haystack har vi nu bättre insyn i hur kunderna handlar och vad de efterfrågar så att vi kan anpassa våra produkter och anbud. Dessutom är våra säljare nu mer pålästa vid kundbesök vilket ger ett proffsigare intryck och förbättrar kundrelationen,” avslutar Nellie Wedin, Anbudsansvarig på Blentagruppen.