Så skapar Fontana träffsäkra produkter och anbud till offentlig sektor

Familjeföretaget Fontanas produkter har en självklar plats i de svenska köken. Tack vare innovativt systemstöd och tillgång till värdefull statistik har företaget även lyckats stärka sin marknadsposition inom offentlig sektor.

Att Fontanas produkter, såsom fetaost, halloumi och olivolja, är populära i Sveriges kommuner råder ingen tvekan om. Men vilken förpackningsstorlek föredrar kockarna i storköken? Bör olivoljan levereras i PET- eller glasflaska? Och hur ser kraven på ekologiska produkter ut? Det (och mer därtill) har Fontana idag full koll på. Svaren finns i Matilda Haystack, där information om alla offentliga livsmedelsupphandlingar och inköp sammanställs i lättillgängliga rapporter och analyser.

Här berättar Peter Persson, Key Account Manager, om hur tekniken och statistiken har förbättrat såväl arbetssätt som försäljningsvolymer hos Fontana.

Från manuell handpåläggning till datadriven produktutveckling

Innan Fontana hade implementerat systemstöd för anbud och uppföljning lades mycket tid på manuellt arbete. Förutom att effektivisera processer kring anbud och uppföljning erbjuder Haystack också insyn i andra marknadsaktörers erbjudande och prisnivå i tidigare upphandlingar. Det datadrivna angreppssättet hjälper Peter och hans kollegor att upptäcka när och varför Fontanas produkter inte uppfyller kraven eller väljs bort på grund av pris.

”Vi kan jämföra våra produkter med konkurrenterna och se snittpriser för att justera anbudet och öka våra chanser till avtal,” förklarar Peter Persson. ”Direkt efter en upphandling får vi också en tydlig analys av vilka av våra produkter som inte kom med och varför. Det här är otroligt nyttig information för att spetsa såväl produkterbjudande som prisstrategier.”

När nya produkter ska lanseras arbetar Peter tillsammans med Fontanas inköpsavdelning och sortimentsråd för att förstå marknadens krav. I statistiken från Haystack får de konkret information om vad kunderna efterfrågar och vilka specifika kriterier som är viktiga kring till exempel certifieringar, förpackningsstorlekar och allergener.

Träffsäkra anbud ger fler affärer

Istället för att gå igenom upphandlingsunderlag i form av långa Excel-filer från grossisten arbetar Peter idag med anbudssvar i systemet Matilda Needle.

”Det kunde ta timmar att gå igenom Excel-filen, hitta relevanta artiklar och jämföra med kraven i upphandlingen, berättar Peter Persson. ”Idag sköter Matilda Needle samma process på bara några minuter med automatiskt AI-matchning mot vår produktkatalog i Dabas.”

När information är korrekt i Dabas finns ingen risk att något missas eller blir fel. Som exempel berättar Peter om en upphandling där det efterfrågades en olivolja i PET-flaska. Fontanas olivolja dök inte upp i matchningen eftersom detaljen om just förpackningsmaterial saknades i Dabas. Efter en snabb uppdatering av produktinformationen var Fontanas olivolja med i spelet igen. På så sätt förbättras kvaliteten på Fontanas produktdata kontinuerligt.

”Anbudsprocessen är säkrare hela vägen, så att vi erbjuder rätt artikel på rätt position och därmed skapar mer träffsäkra anbud – vilket i förlängningen ger fler vunna affärer,” säger Peter Persson.

Detaljerad uppföljning underlättar kunddialoger

Under pågående avtalsperioder använder Peter statistiken i Haystack för att följa Fontanas försäljning på den offentliga marknaden – totalt och per kund. Den här informationen underlättar vid kundmöten och öppnar upp möjligheter att ta en dialog med kunden om vad kunder köper in, om de köper icke avtalade produkter och hur dessa då kan läggas till avtalet.

”Våra försäljningsvolymer har ökat stort de senaste åren. Dels tack vare mer träffsäkra anbud, dels för att jag nu kan frigöra tid för att jobba närmare kunderna och öka försäljningen kopplade till pågående avtal,” avslutar Peter Persson, Key Account Manager hos Fontana.