Så stärker Orkla Foods Sverige konkurrenskraften i offentlig sektor

Livsmedelsproducenten Orkla Foods Sverige har redan en stark position på den offentliga marknaden. Nu vässar de offerter, prisstrategier och produktutbud ytterligare med hjälp av digitalisering och datadrivna arbetssätt. 

Orkla Foods Sverige är en av Nordens ledande producenter av livsmedel inom dagligvaruhandeln, men även en stor aktör mot restaurang och storhushåll. Med ett omfattande sortiment har de möjlighet att offerera produkter till alla offentliga livsmedelsupphandlingar som publiceras i Sverige. Arbetet med upphandlingar och offerter kräver gedigen produktkunskap och god insyn i marknaden. I samband med ett generationsskifte i teamet startade resan mot mer digitaliserade och affärsdrivna arbetssätt.  

Personberoende kunskap blev en sårbarhet

Arbetet med de offentliga livsmedelsupphandlingarna sköttes tidigare främst av en person med hela 46 år i tjänsten. Denna exceptionella erfarenhet kombinerat med detaljerad produktkunskap gjorde det möjligt att skapa offerter utan andra hjälpmedel än Excel och produktkataloger. När denna trotjänare hos Orkla Foods Sverige skulle gå i pension uppstod en utmaning inom organisationen för den viktiga offentliga affären.  

Fredrik Carlsson kom in som ny anbudsspecialist kort därefter. Han hade då lång erfarenhet från offentlig upphandling, dock inte från livsmedelsbranschen. Fredrik insåg snabbt att det tidigare arbetssättet inte var en hållbar väg framåt. 

Digitalisering som frigör tid för affären

Orkla Foods Sverige använder nu Matilda Needle, ett digitalt systemstöd designat för offentliga livsmedelsupphandlingar. På så sätt får de hjälp med det tidskrävande arbetet att matcha detaljerade krav mot produktsortimentet för att hitta rätt artiklar att offerera.  

”Systemet tar fram ett första förslag som vi sen själva kan bearbeta och finjustera,” förklarar Fredrik Carlsson. ”Även om vi fortfarande till viss del arbetar manuellt för att kontrollera och prissätta artiklar, sparar det här första steget mycket tid. Nu kan vi skapa en första offert på en timme, vilket tidigare motsvarande en halv dags arbete för en person.” 

Tiden som frigörs när delar av arbetet automatiserats kan nu användas till att spetsa erbjudandet och säkerställa konkurrenskraftiga offerter. Målet är att offerera fler artiklar per upphandling, vinna större del av avtalen och till syvende och sist öka den totala försäljningsvolymen till offentlig sektor.  

Henrik Öhman som ansvarar för offentliga upphandlingar på en strategisk nivå, förklarar hur digitaliseringen har påverkat såväl arbetssätt som fokus hos anbudsteamet. 

”Nu kan vi lägga tid på rätt saker – att spetsa priser, produkter och offerter,” säger Henrik Öhman, Tender Manager på Orkla Foods Sverige. ”Vi har gått från att ta oss an en upphandling som en administrativ uppgift till att arbeta strategiskt och affärsdrivet.” 

Resultatet: Spetsigare offerter och datadriven produktutveckling

Teamet på Orkla Foods Sverige har även tillgång till värdefull marknadsdata via systemet Matilda Haystack, vilket hjälper dem att förbättra sitt erbjudande, både på kort och lång sikt. I samband med offertarbetet kan Henrik se jämförelsepriser för att förstå hur de egna produkterna ligger till jämfört med konkurrenterna. Att hitta en konkurrenskraftig prisnivå är extra viktigt för Orkla Foods Sverige, då de är en av flera leverantörer som offererar till grossisterna. Rätt artiklar till rätt pris ökar därmed deras chanser att komma med i grossisternas anbud. 

”Vi kan med säkerhet säga att vi idag offererar fler artiklar till våra grossister i samband med offentliga upphandlingar,” säger Fredrik Carlsson. ”Dels tack vare att Needle hjälper oss att hitta fler artiklar som matchar upphandlingens krav, dels för att vi lär oss mer om marknaden och kan vässa vårt erbjudande för att bli mer konkurrenskraftigt.” 

Henrik och Fredrik använder också statistik kring hur kraven från offentlig sektor ser ut över tid. Detaljerade krav på förpackningsstorlek, fetthalt eller kötthalt i till exempel en korv kan vara svåra att fånga upp om man bara tittar på en enskild upphandling. Men med sammanställda och strukturerade data kan mönster och trender upptäckas. Den här viktiga informationen förmedlar Fredrik och Henrik vidare till produktavdelningen för att stötta produktutveckling och nya lanseringar.