Hvorfor ligger plukklisten fortsatt på papir?
En bestilling endres i siste liten. En kollega er syk midt i en levering. Ingen husker helt hva som ble justert sist. Kjenner du deg igjen? Mange måltidsvirksomheter har digitalisert menyplanlegging og bestillinger, men når varer og måltider skal plukkes og leveres videre internt, er det fortsatt vanlig at arbeidet foregår med utskrevne plukklister, manuelle notater og rutiner som bygger på erfaring og lokalkunnskap.
Vi ba våre måltidskonsulenter Tonje Johnsen og Eirik Almenningen dele de vanligste utfordringene de møter hos kunder rundt om i Norge.
Tre utfordringer vi ofte møter hos kundene våre
1. Endringer skjer hele tiden
I teorien ser leveringsprosessen ofte enkel ut. Bestillingen kommer inn, plukklisten skrives ut, og varene pakkes.
I praksis ser hverdagen ofte annerledes ut.
Bestillinger endres, produkter tar slutt, antall må justeres, og leveranser må tilpasses på kort varsel. Når plukklisten allerede er skrevet ut, ender man ofte opp med manuelle notater som senere må registreres i systemet.
"Det er sjelden selve plukkingen som tar mest tid. Det er alle endringene som kommer i etterkant, og som må håndteres manuelt," sier Tonje Johnsen.
2. Virksomheten blir sårbar
Mange virksomheter har rutiner som fungerer godt i hverdagen. Utfordringen oppstår når noen er syke, har ferie, eller når en vikar må ta over en påbegynt levering.
Hvem har allerede pakket hva? Hvilke endringer er gjort? Hva gjenstår?
Når informasjonen finnes på papir eller kun hos enkeltpersoner, blir virksomheten mer sårbar.
"Vi ser ofte at mye kunnskap sitter hos noen få personer. Når noen andre må overta midt i prosessen, oppstår det lett usikkerhet eller dobbeltarbeid," forteller Eirik Almenningen.
3. Det er vanskelig å få full oversikt
Når informasjon ligger flere ulike steder, blir det også vanskeligere å følge opp leveransene.
Er alt levert? Hvilke endringer er gjort? Hvordan påvirkes lagersaldo, statistikk eller fakturering?
Dette er spørsmål mange virksomheter ønsker bedre kontroll på.
Hva skjer når virksomheter digitaliserer plukkingen?
De siste årene har Tonje og Eirik fulgt flere virksomheter som har valgt å digitalisere håndteringen av leveranser. Selv om forutsetningene varierer mellom ulike organisasjoner, ser de ofte de samme effektene.
Mer tid til annet
Når plukklisten oppdateres automatisk med gjeldende bestillinger, reduseres behovet for manuelle korrigeringer og dobbeltkontroller.
De ansatte slipper å bruke tid på å skrive ut nye lister, lete etter oppdatert informasjon eller registrere endringer i etterkant.
"Mange blir overrasket over at den største tidsbesparelsen ikke handler om selve plukkingen. Det handler om alt rundt som forsvinner," sier Tonje.
Enklere samarbeid
Når flere personer jobber med de samme leveransene, blir det tydeligere hvem som har gjort hva, og hva som gjenstår. Det gjør det enklere å samarbeide, lære opp nye medarbeidere og håndtere fravær uten at kvaliteten blir påvirket.
Større trygghet i leveransene
Når informasjonen hentes direkte fra ordresystemet, reduseres risikoen for misforståelser. Personlig kostinformasjon, spesialkost og oppdaterte bestillinger følger med hele veien fra ordre til levering. Det skaper trygghet både for de ansatte og for mottakeren.
Bedre oppfølging
Når endringer registreres direkte i forbindelse med plukkingen, blir også statistikken, lagersaldoen og faktureringen mer korrekt.
Det gir virksomheten bedre beslutningsgrunnlag og gjør det enklere å identifisere hvor arbeidsmåter kan forbedres.
En naturlig del av den digitale måltidsprosessen
For mange virksomheter er digital plukking ikke et eget prosjekt, men neste steg i en digitalisering som allerede er i gang.
Når bestillinger, produksjon og leveranser henger sammen i samme prosess, blir det enklere å skape en effektiv arbeidsflyt med samme informasjon gjennom hele kjeden.
"Når alle jobber ut fra samme informasjon, blir hverdagen både enklere og tryggere. Man reduserer risikoen for feil, samtidig som det blir lettere å samarbeide," avslutter Eirik.
Vil du vite mer?
Kjenner du igjen noen av utfordringene i din virksomhet? Les mer om Matilda Plukk & Levering, eller se en demo allerede nå.
Skriven av:
Jenny Gruvfält
Måltidsplanlegging
3 tips for en enklere hverdag på kjøkkenet
I hjertet av hver norsk kommune ligger et storkjøkken med et oppdrag: å servere måltider som ikke bare metter mager, men også styrker kro...
Måltidsplanlegging
Digital meny gir økt effektivitet og matglede i hjemmetjenesten
I dagens digitale samfunn finnes det mobilapper for de fleste bruksområder. Men trengs det virkelig en app for matbestillinger i hjemmetj...
Digitalisering gir mer tid til å lage god mat i Levanger
Levanger kommune har gått fra bestillinger via telefon og notater på lapper til en tydelig, digital prosess der all informasjon om måltid...