Digitalisering gir mer tid til å lage god mat i Levanger

Levanger kommune har gått fra bestillinger via telefon og notater på lapper til en tydelig, digital prosess der all informasjon om måltider og brukere er samlet i ett sikkert system. Resultatet? Økt trygghet, bedre oversikt og mindre matsvinn.

Christian Øien jobber som kokk ved sentralkjøkkenet i Levanger kommune. Han forteller om overgangen fra manuell planlegging og håndtering av bestillinger til et digitalt system som samler all informasjon på ett sted – og hvilke fordeler dette har gitt både for kjøkkenpersonalet, brukerne og kommunen som helhet.

For to år siden etablerte Levanger et sentralkjøkken som leverer mat til rundt 350 personer daglig – både hjemmeboende og institusjoner. Da produksjonen ble samlet, ble det raskt tydelig at manuell håndtering ikke lenger var tilstrekkelig.

Bestillinger og endringer kom inn via telefon og ble skrevet ned på lapper. De kunne være vanskelige å lese, eller i verste fall bli borte

"Det gikk altfor mye tid til å sjekke bestillinger, svare på spørsmål og hente inn informasjon fra avdelingene", forteller Øien.

Derfor valgte kommunen å samle all informasjon i et digitalt måltidsplanleggingssystem. Men å innføre et nytt system i en mindre kommune med begrensede ressurser krever en praktisk tilnærming.

"Vi hadde et stort behov for å digitalisere, men ikke kapasitet til å gjøre alt på én gang", sier Øien.

Allerede den første måneden merket de stor forskjell. Nå er all informasjon om menyer, oppskrifter, brukere og bestillinger samlet på ett sted.

"Vi slipper å lete etter informasjon og dobbeltsjekke bestillinger, sier Øien. Det reduserer risikoen for feil og gir oss mer tid til det som er viktig – å lage god mat."

I dag har de også kapasitet til å levere både lunsj og middag til enkelte avdelinger – noe de ikke hadde mulighet til tidligere.

Systemet er blitt en naturlig del av hverdagen på kjøkkenet. Hver morgen skriver de ut oppskrifter med riktige mengder basert på dagens bestillinger, oversikter over hjemmeboende og hvem som trenger spesialkost. Systemet er også koblet til en etikettskriver, slik at all mat merkes korrekt før levering. I tillegg lages det kjøreplaner for å effektivisere distribusjonen.

"Den største gevinsten er at vi vet at riktig person får riktig mat, sier Øien. Samtidig har vi fått bedre kontroll på mengdene, noe som har bidratt til å redusere matsvinnet – et viktig fokusområde for oss."

For Levanger kommune har måltidsplanleggingssystemet Matilda blitt mer enn et verktøy for kjøkkenet. Det fungerer også som en viktig kommunikasjonskanal mellom kjøkkenet og avdelingene.

Tidligere gikk bestillinger og endringer via mange telefonsamtaler. Nå kan pleiepersonalet selv oppdatere og kontrollere informasjon i systemet.

"Det gir en helt annen trygghet i hverdagen, forklarer Øien."

Etter en vellykket start på digitaliseringsreisen er Levanger kommune klare for neste steg. Med en integrasjon mot Visma planlegger de å komme i gang med automatisk fakturering, noe som vil gi betydelige tidsbesparelser i administrasjonen.

Sammen med Matilda FoodTech jobber de også med å sette opp mer optimal produksjonsplanlegging. Dette vil gi tydelige arbeidslister for hver stasjon på kjøkkenet, basert på dagens meny, oppskrifter og bestillinger.

Det vil gjøre arbeidshverdagen enda enklere og mer strukturert – spesielt på dager hvor vi har vikarer inne, sier Øien.
– Samarbeidet med Matilda FoodTech har fungert veldig bra, avslutter Øien.

Skriven av:
Jenny Gruvfält