Fra papirbaserte rutiner til full digital kontroll hos UNN Narvik

Ved det nye universitetssykehuset i Narvik har UNN tatt steget fra manuelle rutiner til et digitalt system for IK-mat. Resultatet er bedre oversikt, enklere arbeidsprosesser og økt trygghet for både ansatte og pasienter.

Hanne J. Nilsen er enhetsleder ved UNN Matforsyning i Narvik. Hun forteller hvordan overgangen fra papir til digitale verktøy har gjort hverdagen mer strukturert og forutsigbar.

Et nytt sykehus ga mulighet for nye arbeidsmetoder

Da det nye sykehuset i Narvik sto klart, ønsket teamet i Matforsyningen samtidig å modernisere arbeidet med mattrygghet. Med gode erfaringer fra kolleger i Tromsø valgte de å ta i bruk et digitalt IK-mat-system.

De eksisterende rutinene ble overført til den digitale løsningen, slik at systemet støttet behovene i både kjøkken og avdelinger. Overgangen gikk raskere enn forventet.

"Alle tok løsningen i bruk på en veldig god måte, forteller Hanne J. Nilsen. Etter en kort introduksjon var de fleste i gang med én gang."

Bedre struktur og enklere oppfølging

Tidligere ble temperaturer og kontrollpunkter registrert manuelt flere ganger daglig. Selv om rutinene ble fulgt, hendte det ofte at dokumentasjonen ikke ble fullført. Med flere kjøkken og en stor kafé var det krevende å ha full oversikt.

I dag har hver avdeling tilgang til en egen enhet hvor de får tydelige oppgaver og varsler. Systemet viser hva som skal gjøres og når det skal gjøres, noe som reduserer risikoen for at noe blir glemt.

Når alt er samlet i ett system, blir det mye enklere å gjøre ting riktig, sier Nilsen. Samtidig får jeg full oversikt og kan raskt fange opp avvik og manglende registreringer.

Økt trygghet og full sporbarhet

Med Matilda IK-mat har UNN Narvik fått et verktøy som gir tydelig ansvar, automatiske påminnelser og full sporbarhet i alle ledd. Alle kontroller blir dokumentert og kan følges opp fortløpende.

"Løsningen bidrar til økt trygghet for både pasienter og ansatte", sier Nilsen. "Vi har et stort ansvar for matsikkerheten, og systemet hjelper oss å sikre kvalitet i hele prosessen."

Effektiv håndtering av revisjoner og tilsyn

Digitaliseringen har også gjort arbeidet med oppdateringer og tilsyn betydelig enklere. Tidligere ble IK-mat-systemet revidert én gang i året, med oppdatering av fysiske permer på hver avdeling.

Nå oppdateres rutiner og sjekklister fortløpende i systemet. All dokumentasjon er tilgjengelig til enhver tid.

Ved tilsyn kan vi enkelt hente frem dokumentasjon på rutiner, kontroller og avvikshåndtering, forklarer Nilsen. Det gjør hele prosessen både raskere og mer oversiktlig.

God støtte i en krevende oppstart

Implementeringen sammenfalt med at nøkkelpersoner i prosjektet sluttet, noe som gjorde oppstarten mer utfordrende enn planlagt. Teamet hadde derfor behov for ekstra støtte i etableringsfasen.

"Det var en litt urolig periode i starten, men vi fikk svært god oppfølging fra Matilda FoodTech", sier Nilsen. "I dag fungerer systemet veldig bra, og vi er godt fornøyde."

En løsning som forenkler hverdagen

Erfaringene fra UNN Narvik viser hvordan digitalisering av IK-mat kan bidra til bedre kontroll, mer effektive arbeidsprosesser og økt trygghet i hele organisasjonen. Med en løsning som samler alt på ett sted, blir det enklere å etterleve kravene – hver eneste dag.

Skriven av:
Jenny Gruvfält