Slik fikk Senja kommune kontroll på leveransene – uten papirlister

På kjøkkenet i Senja kommune var leveransene lenge avhengige av utskrevne plukklister, manuelle avkrysninger og dobbeltarbeid. I dag ser arbeidsdagen annerledes ut. Ved hjelp av et nettbrett plukkes varer dobbelt så raskt som tidligere, samtidig som papirforbruket er kraftig redusert.

Måltidstjenesten i Senja kommune lager daglig mat til rundt 300 innbyggere, både hjemmeboende og personer på institusjon. I tillegg leverer de kolonialvarer til rundt tjue ulike avdelinger. Når bestillinger skal pakkes og klargjøres for levering, må kjøkkenpersonalet ha full oversikt over hva som er bestilt – hvilke varer, hvor mange porsjoner og hvilke hjemmeboende som har behov for spesialkost.

Vi tok en prat med Janne Kristin Minde, kjøkkenassistent i Senja kommune, for å høre om deres digitaliseringsreise – fra papirkaos til en heldigital plukkliste.

Selv om selve bestillingene allerede var digitale, oppsto det mange manuelle arbeidsoppgaver når leveransene skulle forberedes. Plukklister ble skrevet ut på papir og krysset av manuelt under pakkingen. Ved endringer ble disse først notert på papir før de senere ble registrert i det digitale systemet. Når noe gikk galt, var det nesten umulig å gå tilbake og finne ut hva som hadde skjedd. Dette skapte både usikkerhet og ekstraarbeid på kjøkkenet.

– Vi skrev ut enorme mengder papir. Det er ikke bare sløsing med ressurser, det gjør det også vanskelig å ha oversikt og kontroll på at riktig mat leveres til riktig person, og at riktig mengde kolonialvarer kommer til riktig avdeling, forteller Janne Kristin Minde, kjøkkenassistent i Senja kommune.

I dag jobber kjøkkenet i Senja kommune på en helt annen måte. Nå er all informasjon om bestillingene samlet og oppdatert i en digital plukkliste. For Janne og kollegene hennes betyr det at de slipper å dobbeltsjekke detaljer og bekymre seg for sene endringer. Det som tidligere krevde manuell oppfølging, skjer nå automatisk i bakgrunnen.

I tillegg til at informasjonen om bestillingene er tydeligere og mer oversiktlig, går arbeidet med å pakke leveranser betydelig raskere.

For de ansatte på kjøkkenet er det ikke nødvendigvis en selvfølge å gå fra gryter og sleiver til å bruke nettbrett i det daglige arbeidet. Men Janne mener innføringen av digitale verktøy har fungert svært godt.

– Alle kan bruke den digitale plukklisten, også de som ikke har så mye erfaring med dataverktøy. Det er enkelt å forstå hva som skal gjøres, og det er lettere å overta oppgaver fra en kollega fordi man umiddelbart ser hva som er plukket og hva som gjenstår, sier Janne.

Basert på egne erfaringer har Janne tre råd til kommuner som fortsatt jobber med papirlister og manuell håndtering av leveranser.

1. Våg å digitalisere arbeidsprosessene
Det kan virke omfattende i starten, men det er virkelig verdt det – både med tanke på tiden som spares og oversikten man får gjennom digitaliseringen.

2. Sett av tid i oppstartsfasen
Det tar litt tid å registrere all informasjon om brukere, bestillere og rutiner i systemet. Sørg for at én person i virksomheten får tid til dette, slik at løsningen blir satt opp riktig fra starten av.

3. Be om hjelp underveis
Bruk systemleverandørens eksperter for å få råd og støtte både rundt arbeidsprosessene og oppsettet av det digitale verktøyet.

Skriven av:
Jenny Gruvfält